切手は経費にできる?状況ごとの勘定科目や仕訳方法などを解説!

仕事に使用する目的で切手を購入した場合、切手は経費として計上可能です。しかし、使い方や状況によって適切な処理方法は異なります。

この記事では、切手の勘定科目・仕訳方法などを解説します。切手に関する税制上の注意点や、簡易書留における仕訳方法なども解説するので、参考にしてください。

切手は経費にできる?状況ごとの勘定科目や仕訳方法などを解説!

切手は経費にできる?

切手は換金可能なものであり、少額の支払いに使われる場合もあります。しかし、適切な処理をすれば経費として計上することが可能です。

経費として計上する方法は2種類あり、それぞれ別途に対応する必要があります。1つ目は、使用した際の金額分が経費となるパターンです。書類を郵送する際に使用した場合に計上できます。2つ目は、購入後に保管している間でも経費にできるパターンです。例外的な方法ですが、実務上よく利用されています。

切手の勘定科目

切手を経費として計上する際には、状況に合わせて適切な勘定科目に振り分ける必要があります。

ここでは、切手に関する勘定科目とそれぞれの詳細を解説します。切手を経費扱いにして計上したいものの、適切な処理方法がわからないという人は、参考にしてください。

通信費

切手の勘定科目は、通信費とすることが一般的です。購入して保管していた状態の切手を業務で必要となる郵便に使った際に、通信費として落とします。基本的に、切手は所有しているだけでは通信費とはならず、経費として計上することは不可能です。そのため、購入した時点では貯蔵品の勘定科目が使われて処理されます。

なお、税込処理で進めるなら仮払消費税の勘定科目は使わず、原則として全て通信費に振り分けて処理をします。

貯蔵品

購入時における切手の扱いは貯蔵品です。貯蔵品は、貸借対照表では資産の部に分類とされる科目です。また、切手は金銭と同等の価値があるとみなされるので、資産扱いとなって経費にはできません。

しかし、利用を前提とした継続的な切手の購入では、例外が認められる可能性もあります。具体的には、切手を購入した際に貯蔵品扱いをせず、あらかじめ通信費にすることが可能です。この場合は、期末に未使用分を資産計上しなければなりません。

郵便切手の仕訳方法

郵便切手の仕訳方法は、主に2種類に分けられます。ここからは、2つの方法とそれぞれの詳細について解説します。

原則的な処理方法

切手の会計処理における原則的な方法は、実際に郵便などで使用したら経費扱いをして処理することです。まず、切手を購入した際に貯蔵品の勘定科目に振り分けて処理します。その後、切手を使用したら、勘定科目が通信費の経費となります。

しかし、この方法は実務で用いられることは少なく、後述する処理方法を用いることが一般的です。なぜなら、切手を使用する度に、勘定科目が貯蔵品から通信費に変わり、処理に手間がかかるからです。

例外的な処理方法

切手は、購入時点では資産としてみなされ、使用すると通信費に分類されます。しかし、購入した時点や未使用の状態の切手でも、経費にすることは可能です。使用を前提としつつ継続的に切手を購入している場合は、例外が認められます。また、経費として扱うために、勘定科目が貯蔵品から通信費への振替が必要です。

期末になった時点で未使用の切手は、通信費に含めずに貯蔵品に振り替えて計上します。なぜなら、最終的に原則的な処理と同じ状態になるように調整する必要があるからです。

収入印紙との違い

切手と扱いが混同されがちなものとして、収入印紙が挙げられます。収入印紙は、経済的な取引をする文書に課税される、印紙税を収めるために必要です。印紙税は国に支払う税金のため、勘定科目は租税公課に計上します。一方の切手は通信手段にかかる費用と区分されるものです。そのため、税金ではなく勘定科目は基本的に通信費となります。

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切手に関する注意点

企業が切手を取り扱う場合、いくつか注意するべき点があります。具体的な注意点とそれぞれの詳細は、次のとおりです。

非課税で販売されるのは郵便局のみ

切手は、消費税における13項目の非課税取引の1つに含まれています。しかし、切手が非課税で販売されている場所は郵便局のみです。コンビニやチケット販売所などでも切手を購入すること自体はできますが、販売時点で消費税が課税されているため注意しましょう。

使われ方で勘定科目が変わる

原則として、切手は使用された場合に経費として計上することが可能です。基本的に勘定科目は通信費に分類されます。一方で、使い方次第では、広告宣伝費や販売促進費に分類されるのが特徴です。

例えば、ダイレクトメールによる広告は、情報の伝達よりも販売促進を主な目的としています。そのため、使った分の切手が経費として扱われることに変わりはありませんが、通信費ではなく広告宣伝費として計上しましょう。

大量に購入すると税務調査で疑われやすい

大量に購入すると税務調査で不正を疑われやすいことが、切手に関する注意点として挙げられます。購入した切手をあらかじめ通信費として計上し、使わなかった分を期末に貯蔵品として資産に振り替える行為に問題はありません。実務をスムーズにするため、多くの企業で取られている方法です。

しかし、使わなかった分の切手を期末に貯蔵品として資産にしないと、見かけ上は経費が多くなり税金の額も変わります。大量に切手を購入すると、この手段を用いた粉飾決算がしやすくなるため、税務調査で疑われやすくなってしまうでしょう。

脱税に使われる可能性がある

切手が脱税に使われる可能性も、注意すべきポイントです。例えば、郵便局から10万円分の切手を購入した後に、金券ショップなどにそのまま売って、約10万円の現金を得たとします。その後、切手を10万円分購入したとして通信費に計上しつつ、仕訳の体制を整えれば、約10万円の現金を着服することが可能です。見かけ上の経費が増えるため、税金の額を減らせます。

このような不正が税務調査で発見されると、罰則金の支払いや懲役刑が課されるなどのペナルティを受けるため、このような不正を阻止すべく、日頃から従業員への周知や徹底した管理を心がけましょう。

簡易書留の仕訳方法

重要な書類や商品などを送る際は、簡易書留を利用する場合もあります。簡易書留は、切手と同じく状況によって勘定科目が変わるため、適切な対応が必要です。

ここでは、簡易書留の利用方法や状況ごとに、使うべき勘定科目や仕訳方法について解説します。

書類などを送る場合

書類を簡易書留で送る場合、勘定科目は通信費を使うことが一般的です。なお、金額は切手の料金と簡易書留の料金を合計した額になります。仕訳については、状況によって貸方勘定科目が変わります。貯蔵品扱いで購入していた郵便切手を使ったら、貸方勘定科目は貯蔵品です。郵便局の窓口で料金を現金払いした場合、貸方勘定科目は現金に該当します。

商品などを送る場合

簡易書留を使って商品を送る際は、勘定科目が荷造運賃となります。金額に関しては、書類を送る場合と同じく、切手の料金と簡易書留の料金を合計した額です。

仕訳についても、基本的に書類を送ったときと同じ対応をします。貯蔵品扱いで購入していた郵便切手を使った場合、貸方勘定科目は貯蔵品です。郵便局の窓口で料金を現金払いしたら、貸方勘定科目は現金になります。

まとめ

切手を経費にできるかどうかのほか、切手の勘定項目や仕訳方法、切手に関する注意点や簡易書留の仕訳方法などを解説してきました。切手は扱われ方が特殊であり、使用方法が変わると勘定項目も変わります。また、不正をしやすい部分でもあるため、税務調査で疑われないように適切な処理や対応が必要です。

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