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経費精算システムの費用対効果は？計算方法や導入コストの相場
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-11-29
- この記事の3つのポイント
- 経費精算システムの導入によって、人件費や紙代・印刷代を削減できる
- 経費精算システムの効果測定は、ROIを活用し、100％以上の場合は費用対効果が高いと判断可能
- 操作性やサポート体制を確認し、ニーズや従業員数に合う経費精算システムを選択することが肝要
企業に経費精算システムを導入する際は、費用対効果を考慮することが大切です。本記事では、経費精算システムの導入にかかる費用相場や、費用対効果を把握するための効果測定の方法について解説します。
経費精算システムで得られる効果や、費用対効果を最大化するための選び方も紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
経費精算システムの費用対効果は？計算方法や導入コストの相場
経費精算システムの導入で得られる効果
まずは、経費精算システムの導入がもたらす2つの効果を紹介します。
経費精算にかかる人件費を削減できる
経費精算システムを導入した場合、処理の大半がシステム上で自動的におこなわれるため、人件費の削減につながります。
経費精算システムを導入せず経費精算業務をおこなうと、データの集計や仕分け作業に膨大な時間を要します。エラーの修正に対応したり整合性を確保したりと、紙やExcelならではの業務も発生して余計な手間もかかるでしょう。
結果的に人件費が増加するほか、人的ミスや処理の遅延が起こる可能性もあります。
経費申請にかかる紙代や印刷代を削減できる
紙ベースの経費精算には申請書に紙代や印刷代がかかりますが、すべての業務がシステム上で完結する経費精算システムの場合は不要です。長期的視点で考えると、大きなコスト削減効果が期待できるでしょう。
また、紙を用いた経費精算に起こりうる、申請書や領収書などの破損・紛失による新たな業務の発生や機密情報の漏洩リスクを低減できるというメリットもあります。
経費精算システムを導入するメリット・デメリットについて、詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてください。
経費精算システムの費用相場
経費精算システムにかかる主な費用は、以下の3種類です。
- 初期費用
- オプション費用
- ランニングコスト（月額費用）
多彩な機能やオプションが搭載された経費精算システムの導入は、費用が高額になりやすい要因の一つです。ランニングコストはユーザー数に応じて月額料金が設定されるタイプが多く、従業員数が多いほど高額になる傾向があります。
以上を踏まえて、経費精算システムを導入する際の費用相場を企業規模ごとに見ていきましょう。
中小企業の場合
ユーザー数50名でクラウド型の経費精算システムを利用する場合の、費用相場は下表のとおりです。
| 初期費用 | 無料～数十万円 |
| オプション費用 | 1,000円～3,000円 |
| 月額費用（ランニングコスト） | 1万5,000円～4万円 |
※掲載している情報は、当社が独自調査したものとなります。相場や目安は変更になる可能性があるのでご注意ください。
経費精算システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があり、中小企業には前者が向いています。クラウド型は初期費用を比較的安く抑えることができ、中には無料で利用を始められるシステムもあります。
オプションの費用相場は、1つあたり1,000円～3,000円です。経費精算システムのオプションは会計ソフトとの連携機能やOCR機能などが代表的で、選択するものによっては導入時に工事代や備品代が発生することもあります。
クラウド型の月額費用は、1ユーザーにつき300円〜800円程度が相場といえるでしょう。
大企業の場合
大企業に導入される経費精算システムは、クラウド型もしくはオンプレミス型です。まずは、ユーザー数500名でクラウド型のシステムを利用するケースについてまとめた下表をご覧ください。
| 初期費用 | 無料～数十万円 |
| オプション費用 | 1,000円～3,000円 |
| 月額費用（ランニングコスト） | 20万円～50万円 |
※掲載している情報は、当社が独自調査したものとなります。相場や目安は変更になる可能性があるのでご注意ください。
クラウド型の初期費用は企業規模に関わらず無料〜数十万円、オプション費用についても1,000円〜3,000円が相場です。
月額費用に関しては機能性がシンプルなシステムの場合、1ユーザーにつき月額400円程度から利用できます。複雑な社内規定や業務効率化が期待できる機能を求めるならば、1ユーザーにつき月額1,000円以上かかることもあるでしょう。
続いて、ユーザー数500名でオンプレミス型の経費精算システムを導入した場合の費用相場は下表のとおりです。
| 初期費用 | 数十万円～数百万円 |
| オプション費用 | 1,000円～3,000円 |
| 月額費用（ランニングコスト） | 無料～数十万円 |
※掲載している情報は、当社が独自調査したものとなります。相場や目安は変更になる可能性があるのでご注意ください。
オンプレミス型の特徴は、初期費用が高額になりやすい点です。企業の規模によっては、システムの導入だけで数百万円単位の費用がかかるケースも少なくありません。
また、オンプレミス型のシステムには毎月数十万円程度のランニングコストが発生する可能性もあります。自社内で運用・管理をおこなう場合は月額費用がかからないシステムもあるものの、実現するためにはシステムに精通した人材の確保が必須となるでしょう。
費用対効果の計算方法
費用対効果を表す指標の一つに「ROI（Return On Investment）」があります。ROIは「投資収益率」「投資利益率」とも呼ばれ、導入したツールなどから得られた効果や利益を表す指標です。
ROIは「利益÷投資金額×100」で求めることができ、値が大きいほど費用対効果が高いといえます。ROIが100％を超えると、経済的に有利であるとしてシステムを導入した効果があったと判断できます。
たとえば初期費用10万円、月額費用4万円で12か月運用（投資金額）したところ、60万円の経費削減（利益）につながった場合のROIは以下のとおりです。
60万円÷58万円×100＝103％
つまり上記のケースでは100％を超えているため、企業全体として経費精算システムを導入した効果が大きいと判断できるでしょう。
費用対効果を最大化するための選び方
高機能の経費精算システムで経費精算業務の効率化を図っても、費用対効果が低いと企業の経営状況に悪影響をもたらす恐れがあります。
費用対効果の最大化が期待できるシステムの選び方を解説しますので、経費精算システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
自社の課題やニーズに合った機能を選択する
経費精算システムの導入で余計なコストを発生させないためには、経費精算における自社の課題やニーズをあらかじめ整理することが重要です。
たとえば、経費精算書の入力ミスや領収書の紛失が多い企業の場合、OCR機能が搭載されたシステムを選択するのがおすすめです。予算管理やコスト削減効果を期待するならば、カスタムレポートの作成や分析機能が備わったシステムを選ぶとよいでしょう。
自社の従業員数に見合った料金プランを選択する
経費精算システムの多くは、ユーザー数に応じて月額料金が変動するタイプの料金形態です。システムの利用人数を見極め、不必要な月額料金の支払いが発生しないよう注意してください。
たとえば起業したばかりで従業員数が少ない企業は、ランニングコストを考慮すると必要最低限のユーザー数で運用するのがおすすめです。事業の拡大などによって従業員が増えるタイミングで、システムやプランの変更を検討しましょう。
使いやすく、サポート体制が充実しているシステムを選択する
導入した経費精算システムが使いにくいと、従業員の負担が増えて期待通りの費用対効果を得られない可能性があります。スムーズな運用を実現すべく、導入時および導入後のサポート体制が整ったシステムを選択してください。
無料トライアルが利用できるシステムを試験的に導入して、操作性を事前に確認するのもよいでしょう。
自社に適した経費精算システムの選び方について詳しく知りたい方は、企業規模ごとにまとめた以下の記事もぜひご覧ください。
経費精算ならバクラク経費精算にお任せください
経費精算システムの導入には人件費や紙代・印刷代などのコストを減らす効果が期待できる一方で、費用対効果が低いと自社の経営状況を悪化させる可能性があります。自社の経費精算に関する課題や規模感に合った経費精算システムを導入して、費用対効果の最大化および業務の効率化を図りましょう。
また、導入後に使いにくさを感じることがないよう、操作性の高さやサポート体制などもあらかじめ確認してください。
バクラク経費精算は、経費精算に関する一連の業務を効率化できるシステムです。すべての経費精算業務がシステム上で完結するほか、高性能AI-OCRの搭載や差し戻しを減らせるミス防止機能などによって各種コストを削減する効果が期待できます。
また、会計ソフトやERPなどと連携できる点、インボイス制度や電子帳簿保存法などに対応しているのも特長です。経費精算システムの導入で業務の効率化を図りたい方は、ぜひバクラク経費精算の導入を検討してください。