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海外出張の経費精算はどう行う？手順や注意点などを解説
海外出張の経費精算はどのように行えばよいのか、頭を抱えている経理担当者も多いのではないでしょうか。海外出張の経費については、チップや為替レートに関しても考慮しなくてはならず、通常の経費精算と比べて手間がかかります。
この記事では、海外出張における経費精算の手順や注意点などを詳しく解説します。経費精算業務をスムーズに行う方法もあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。
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海外出張の経費精算はどう行う？手順や注意点などを解説
海外出張における経費精算に手間がかかる理由
海外出張は、国内出張と比べてさまざまな経費が発生し、精算作業も煩雑になります。出張時には、経理に関する申請書や計画書の提出を受けたり、内容を確認したりしなくてはなりません。海外で支払われた経費については、為替レートに合わせた計算も必要です。
業務プロセスや作業が多く、事務処理が複雑になりやすいことから、海外出張の経費精算には手間がかかります。海外出張の経費が大きすぎると、税務調査で内容を追求される可能性があるため、出費の内容については正確に把握しておくことが必要です。
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海外出張における経費精算の基本的な手順
海外出張における経費精算の基本的な手順は下記のとおりです。
1.出張した従業員から領収書や明細書の提出を受ける
従業員が海外出張から戻ったら、かかった費用の領収書や明細書の提出を受けます。
2.経費の内容をチェックする
受け取った領収書や明細書については、経費の内容のチェックが必要です。
3.為替レートの検索を行い日本円に換算する
出張先の通貨の為替レートを検索し、経費を日本円に換算します。
4.会計処理を行う会計処理すれば海外出張の経費精算は完了です。
海外出張の経費精算に関しては、処理の手順は国内出張とほとんど変わりませんが、為替レートを用いた日本円への換算作業が追加されます。
海外出張における経費精算の注意点
海外出張における経費精算の注意点は、下記のとおりです。
- 証跡となる書類の保管
- 証跡を読めるようにする
以下では、それぞれについて解説します。
証跡となる書類をきちんと保管しておく
海外出張者は経費精算のため、証跡となる書類をきちんと保管しておく必要があります。領収書や明細書が残っていないと、正しい経費精算ができません。領収書や明細書が発行される経費に関しては、原本を大切に取り扱いましょう。交際費の場合、取引相手や使用目的などが記載済みの申請書も不可欠です。
チップに関しては、領収書や明細書がないケースもありますが、いつどこで何のためにいくら支払ったのか、正確に記録しておく必要があります。
証跡を読めるようにしておく必要がある
証跡となる領収書や明細書については、内容を読めるようにしておかなければなりません。海外出張時の領収書や明細書は、現地の言語で記されているのが一般的です。支払い時には経費の内容が分かっていても、帰国後の精算時には分からなくなってしまうケースも考えられます。
領収書や明細書の内容が後からでも把握できるよう、出張者に簡単なメモを残しておいてもらうのもおすすめです。また、領収書や明細書をスムーズに読めるよう、使用される言語を学んだり、パターンを覚えておいたりするだけでも役立ちます。
海外出張における経費精算の対象とは？
以下では、海外出張における経費精算の対象について、渡航前・渡航中に分けて解説します。
渡航前にかかる主な経費
渡航前にかかる主な経費は、下記のとおりです。それぞれについて解説します。
＜パスポート申請費用＞
出張先の入国時に、国によってはパスポートの提示が必要です。
＜現地までの往復航空券代＞
出張先の入国時に、国によっては帰りの航空券の提示が必要です。
＜物品購入代（スーツケースなど）＞
出張に必要な物品の購入にかかります。
＜ビザ申請費用＞
出張先の国によっては、事前にビザを取得しておかなくてはなりません。
渡航中にかかる主な経費
渡航中にかかる主な経費は下記のとおりです。それぞれについて解説します。
＜タクシー代＞
出張中の移動にタクシーを使う場合の費用です。
＜宿泊代＞
出張中に滞在するための宿泊費です。滞在先の国や地域によって宿泊代の相場は異なります。
＜食事代＞
出張中の食事にかかる費用です。滞在先の国や地域によって物価や飲食代は異なります。
＜通訳・ガイドの費用＞
出張先で通訳やガイドを雇う場合に支払う費用です。
海外出張で支払ったチップは経費精算の対象となる？
海外出張中に利用したレストランやホテル、タクシーなどで支払ったチップも、経費精算の対象です。業務に関連する出費は、基本的に経費精算の対象となります。しかし、経費精算では原則的に領収書や明細書が必要ですが、チップに関しては発行されないケースが少なくありません。
国によってチップが必要となるシーンや、渡し方などのルールや文化はさまざまです。レストランやカフェといった飲食店では、支払伝票にチップが記載されている場合もあります。しかし、ホテル宿泊時の荷物運びや、部屋の掃除、タクシーの利用時には現金でチップを支払い、領収書や明細書は発行されないことが一般的です。
海外出張が多い企業では、チップの支払いをスムーズにするため、日当にあらかじめ含めているところもあります。
海外出張で支払ったチップが経費精算の対象にならない例
海外出張で支払ったチップについては、業務上必要なものが経費精算の対象となります。一方、業務に関係しないものは経費に該当しません。例えば出張中の自由時間に、プライベートで出かけた場合のチップは、業務に必要とはいえないでしょう。
取引先や同僚とのミーティングを兼ねた食事の際に、支払ったチップなら経費に該当します。一方、個人的に訪れた飲食店やルームサービスに支払ったチップは、経費にはなりません。
また、空いた時間を利用して個人的に観光に行く場合、タクシーやツアーガイドを利用するケースもあるでしょう。観光中に支払ったチップについても、経費とはなりません。ただし、取引先とともに観光し接待を兼ねているなら、チップも経費に該当します。
海外出張の経費精算時の為替レートについて
為替レートには基本的に、「TTS」「TTB」「TTM」の3種類があります。TTSは金融機関による外貨の販売価格（円→外貨）、TTBは外貨の買取価格（外貨→円）です。TTMは外貨売買の基準となる数値（TTSとTTBの平均値）で、仲値とも呼ばれます。
法人税法においては経費精算の為替レートについて、取引日のTTMが適用されることになっています。しかし、それでは業務が煩雑になるため、社内で海外出張の経費に関するルールを設け、TTSの適用を規定している企業が少なくありません。
経費は両替時の計算書をもとに、手数料込みのレートで計算する方法が一般的です。クレジットカードを利用して支払っているなら、計算書をもとに算出されます。
そのほかにも、領収書の使いまわし自動判定などのミスを防止する機能や、領収書をスマートフォンのアプリで自動読み取り、一括アップロードできる機能などもあるため、経費精算の負担軽減を実現できるでしょう。インボイス機能にも対応しており、制度に対応しながら簡単かつ正確な経費精算が可能です。
海外出張における経費精算業務をスムーズに行う方法
海外出張における経費精算業務を、スムーズにするポイントについて解説します。
クレジットカードで精算する
海外出張における経費精算をスムーズにする方法の1つが、クレジットカードでの精算です。経費をクレジットカードで支払えば、外貨の決済が指定のレートで請求されるので、業務負担の削減につなげられます。利用明細もデータ化され、後からの確認が簡単になります。
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外貨に対応した経費精算システムを導入する
外貨の自動計算に対応した経費精算システムの導入も1つの選択肢です。経費精算システムによっては、為替レートを自動で取得し計算するものもあります。また、経費精算システムならインターネットさえあれば、海外からでも経費精算が可能なので、出張先から手続きを進めておけます。海外出張が長期にわたるケースでも、立替金や未精算の経費を溜めてしまわず、迅速に精算可能です。
経費精算システムを活用することで、海外出張時の経費はもちろん、日頃の業務もスムーズになり、大幅な効率化が実現できます。
事前に外貨で仮払金を渡しておく
海外出張の費用を事前に仮払金として、外貨で渡しておく方法もあります。出張者にとっては円から外貨への交換手続きが必要なくなり、業務負担が軽減されるでしょう。経費担当者にとっても精算業務がスムーズになる点が魅力です。出張者の帰国時に残った外貨と領収書や明細書を受け取り、精算手続きを行うため、為替レートに悩む必要がなくなります。
しかし、仮払金としてて外貨を渡すためには、普段から出張先の国ごとに外貨を用意しておかなくてはなりません。外貨の管理作業が発生し、手間が増える点はデメリットです。
まとめ
海外出張の経費精算の手順は、基本的に国内出張と同じです。しかし、海外出張時の経費は外貨で支払う場面が多いため、精算業務の負担が大きくなりやすいでしょう。チップの支払いや為替レートの計算などは、精算業務が煩雑になり手間が増える要因です。
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