請求書電子化の案内文の書き方は？記載すべき内容・文例・注意点を解説

請求書の電子化には、業務効率化や作業負担の軽減などメリットが豊富ですが、すべての企業が電子請求書に対応できるわけではありません。電子請求書に移行する場合は、案内文を送付するのが望ましいです。

案内文を送付することで、多くの取引先から了承を得やすくなり、移行をスムーズに進められます。しかし、記載内容について悩む方もいるでしょう。

本記事では、請求書電子化に伴う案内文の書き方を、文例付きで詳しく解説します。電子化を案内する際の注意点も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

請求書電子化に伴う案内文の必要性

近年、ペーパーレス化の浸透や電子帳簿保存法の改正などにより、請求書を電子化する企業が増えています。

請求書の電子化には、紙の印刷・封入・郵送などの手間を削減できるというメリットがありますが、取引先によって対応可否が異なるため、案内文を送付するのがよいでしょう。

案内文を送らず電子化すると、取引先が請求書の存在に気付かなかったり、紙での郵送が必須で二度手間が生じたりする可能性があります。また「大切なことなのに連絡がない」と、信頼性を低下させる恐れもあるでしょう。

請求書電子化に伴う案内文は、取引先との良好な関係性を維持しつつ、円滑に請求書の電子化を進めるための重要な役割を担います。

請求書電子化の案内文に記載すべき内容

本章では、請求書電子化の案内文に記載すべき内容を紹介します。

電子化の理由

案内文には、電子化の理由を明記することが重要です。請求書を電子化する背景や、導入するに至った合理的な理由を伝えることで、取引先の理解を得やすくなります。

請求書を電子化する理由は、以下が挙げられます。

• 電子帳簿保存法の対応
• インボイス制度の対応
• ペーパーレス化
• コスト削減
• 業務効率化 など

特に、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応は、多くの企業も求められており、取引先も納得しやすいでしょう。理由を明確に伝えることで、相手に悪い印象を与えることなく、請求書の電子化を進められます。

電子化のメリット

請求書電子化の案内文には、受け取り側が得られるメリットも記載すると親切です。具体的には、以下のような理由が挙げられます。

• 請求書の保管コストがかからない
• 管理が容易
• 郵送より早く受け取れる
• リモートワークにも対応可能
• 会計処理を効率化できる

請求書を電子化すれば、郵送より早く受け取れ、取引先の会計処理の効率化につながります。また、電子請求書は場所を問わず確認できるため、リモートワークにも対応可能です。

上記のようなメリットを伝えることで、取引先も電子化に対して前向きに検討してくれるでしょう。また、業務フローの変更といったデメリットも正直に伝えることで、より真摯な印象を与えられます。

請求書の電子化によるメリット・デメリットは、以下の記事でも詳しく解説しています。案内文を作成する際の参考にしてください。

関連記事：請求書の電子化は進めるべき？電子請求書の導入方法やメリット・デメリットを解説

送付・発行の方法

請求書の電子化には、複数の送付・発行方法があるため、請求書電子化の案内文には、送付・発行方法についても記載する必要があります。

主な方法は以下のとおりです。

• PDFデータをメールで送付する
• 専用のWebサービス上で確認を依頼する
• クラウドシステム上でやりとりする

PDFデータをメール送付する場合は、特別な準備は必要ありません。一方、専用のWebサービスやクラウドシステム上で送付・発行する場合は、ログイン方法やパスワード設定などの準備が必要です。

具体的な利用方法を共有することで、取引先も社内調整がしやすくなります。案内文だけでは説明が不十分になる場合は、説明資料や動画リンクなどを別途案内し、取引先の理解を促しましょう。

電子化の開始時期

案内文には、電子化の開始時期も明記します。「来月より」といった抽象的な表現ではなく「〇〇年〇月〇日より、請求書を電子化させていただきます」のように、具体的に記載するのがポイントです。

また、案内文を送るタイミングは、請求書電子化が決定した段階が望ましいです。案内文の送付から開始時期までに余裕がないと、取引先も対応に困ります。目安として2〜3カ月程度の準備期間を設けると安心です。

法令への対応

請求書電子化の案内文を作成する際は、法令への対応の有無も記載すべきです。インボイス制度や電子帳簿保存法などの要件を満たした請求書であることを明記することで、取引先の不安を解消できます。

インボイス制度や電子帳簿保存法には、書類の形式や保存方法などの要件が定められています。要件を満たしていない場合は、仕入税額控除を受けられない可能性があるため、各制度に対応した請求書を作成できているかを確認することも大切です。

問い合わせ先

請求書を電子化すると、運用に慣れるまでの間、取引先からさまざまな問い合わせを受けることが予想されるため、案内文には問い合わせ先を記載しておくのもポイントです。

社内では、問い合わせに備えてマニュアル周知を徹底しておくことが大切です。一人ひとりが的確かつスムーズに対応できるよう、社内体制を整えておきましょう。

請求書電子化案内のテンプレート文

本章では、請求書電子化案内のテンプレート文を紹介します。記載内容に悩む方は、ぜひ活用してください。

請求書発行側の文例

請求書発行側のテンプレートは以下のとおりです。

請求書電子化のご案内 拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、この度弊社では、電子帳簿保存法改正や生産性向上の推進、ペーパーレス化による業務効率化を目的として、請求書の発行を電子化へ移行する運びとなりました。 変更に伴いご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます。 敬具 記 ・概要 請求書は、Webサービス「（サービス名）」を通じて発行させていただきます。詳細につきましては、同封の説明資料をご確認ください。 今後は、電子化により請求書を早期に発行可能となります。郵送での受け取りやファイリング等の手間が削減され、請求業務の効率化を図れます。 なお、上記サービスはインボイス制度および電子帳簿保存法に対応しておりますので、ご安心ください。 ・運用開始日 〇〇年〇月〇日請求分より ・お問い合せ先 株式会社〇〇 〇〇部　担当：〇〇 TEL：00-000-0000 Mail：△△@△△.jp ご質問やご不明な点がある場合は、弊社担当者までご連絡をお願いいたします。 何卒、よろしくお願いいたします。

請求書受領側の文例

請求書電子化は、受領側から依頼するケースもあります。依頼する場合の文例は、以下のとおりです。

請求書の受領変更に伴う、発行方法変更のお願い 拝啓 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 さて、この度弊社では、インボイス制度の導入や電子帳簿保存法の改正など、昨今の社会の潮流に対応し、請求書の受領方法を電子化へと移行させていただくこととなりました。 変更によりお手数をおかけしますが、どうぞご理解を賜りますようよろしくお願いいたします。 敬具 記 ・概要 請求書は、弊社指定のWebサービス「（サービス名）」を通じて送付していただきますようお願いいたします。同サービスへの事前登録が必要ですので、詳細は同封の説明資料をご確認ください。 ・運用開始日 〇〇年〇月〇日請求分より ・お問い合せ先 株式会社〇〇 〇〇部　担当：〇〇 TEL：00-000-0000 Mail：△△@△△.jp ご質問やご不明な点がある場合は、弊社担当者までご連絡をお願いいたします。 何卒、よろしくお願いいたします。

概要にて、指定の送付方法について明記します。事前登録やサービスの利用方法などは、案内文への記載だけでなく、別途資料や詳細の案内メールを送付すると親切です。

請求書の電子化を案内する際の注意点

本章では、請求書の電子化を案内する際の注意点を5つ紹介します。

余裕をもったスケジュールにする

請求書電子化の案内は、スケジュールに余裕をもって対応することが大切です。運用開始の2〜3カ月前までに案内文を送付するのが望ましいです。

すべての取引先がスムーズに電子請求書へ切り替えできるとは限りません。社内調整やシステム対応、事前登録などに必要な時間を十分確保できるよう配慮しましょう。運用開始の1週間ほど前に、メールでリマインドを実施すると、より親切な印象を与えられます。

社内外どちらも使いやすいシステムを選ぶ

請求書の電子化には、双方に多少の手間が生じます。複雑なシステムを導入すると、運用に慣れるまで使い勝手の悪さを感じてしまうかもしれません。

請求書を電子化する際は、社内外どちらも使いやすいシステムを導入することが重要です。登録から運用までの操作がシンプルなシステムを選ぶことで、取引先も混乱せずに導入できるでしょう。

たとえば、画面設計がシンプルなものや、PDFの自動送信が可能なシステムなどは、送受信の負担を軽減できます。取引先ごとにフォーマットを設定できたり、会計ソフトと連携して請求情報を一元管理できたりするシステムを選ぶのもおすすめです。

請求書発行システムについて詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

関連記事：請求書発行システムを導入するメリットは？主な機能や種類・選び方も紹介

関連記事：請求書受領サービスとは？種類やメリット・デメリット、選び方

紙での送付が一部残ることを考慮する

請求書の電子化を案内したからといって、すべての取引先が対応できるわけではありません。業務フローや社内の意向などを理由に、電子化の了承を得られないケースもあります。

また、電子化は可能なものの、社内の承認プロセスやシステム整備の関係で早急な対応が難しい場合もあるでしょう。

上記のような場合は、紙での送付を継続する必要性が生じます。強引に電子化を進めるのではなく、紙の送付を継続しながら段階的に移行できるよう話し合うことが大切です。

電子請求書のメリットを理解してもらうために、利用マニュアルを提供したり、説明会を開催したりするのも有効です。

電子印鑑で問題ないか確認する

押印ありの請求書を求められる場合は、電子印鑑で問題ないかを確認しましょう。請求書の押印に関する法的な規定はないものの、慣習として印鑑を押すケースも少なくありません。

電子印鑑で問題なければ、余計な手間をかけずに請求書を発行できます。電子印鑑であっても、法的な効力は使用する仕組みや運用方法によって異なります。必要に応じて、電子署名などの仕組みの利用も検討するとよいでしょう。

案内文に「電子印鑑を使用すること」「実印が必要な場合はご連絡ください」などの文言を加えておくと、混乱を防げるでしょう。

以下の記事では、電子印鑑について詳しく解説しています。理解を深めたい方はぜひご覧ください。

関連記事：請求書に電子印鑑は利用できる？法的効力や作成・押印方法を解説

問い合わせ対応の準備をする

請求書の電子化を進める際は、問い合わせ対応の準備も欠かせません。社内研修やマニュアルを整備し、適切に対応できるように体制を整えましょう。

導入システムに関する質問やフォーマットの変更、請求書の管理方法など、事前に問い合わせが予想される内容に関しては、FAQを作成しておくと安心です。

電子化への効率的な移行は「バクラク請求書発行」がおすすめ

請求書を電子化する際は、取引先の混乱を最小限に抑えるためにも案内文の送付が推奨されています。案内文を送付することで丁寧な印象を与えられるほか、スムーズに移行を進められます。

ただし、請求書を電子化するには、双方が使いやすいシステムを利用するのが重要です。シンプルな設計かつ柔軟に設定できるシステムであれば、取引先も導入しやすいでしょう。

請求書の電子化を検討している場合は「バクラク請求書発行」を活用するのがおすすめです。従来の業務を大きく変えずに、請求書・納品書・見積書など、あらゆる帳票を発行できます。

取引先ごとに送付方法や宛先、添付書類の有無を設定できるため、柔軟な対応が可能です。電子帳簿保存法・インボイス制度などの法制度にも対応しており、安心感も得られます。

請求書の電子化を効率的に進めたい方は、ぜひ「バクラク請求書発行」の導入をご検討ください。