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請求書受領サービスとは？種類やメリット・デメリット、選び方
- 記事公開日：
- 最終更新日：2025-01-31
- この記事の3つのポイント
- 請求書受領サービスとは、請求書業務を電子化して業務の効率化を図るサービス
- 請求書受領サービスのメリットは、業務負担や申請や承認がスムーズになること
- 請求書受領サービスは数多く存在するため、選び方を知り、自社に合ったサービスの導入が大切
請求書周りの業務を電子化し効率化が図れる請求書受領サービスを利用すれば、経理担当者の負担を減らせるだけではなく、承認や申請がスムーズになるメリットもあります。請求書受領サービスは数多くあるため、自社に合ったサービスを選ぶことが大切です。
本記事では、請求書受領サービスの種類など基礎知識のほか、メリットデメリット、選び方を解説します。
請求書受領サービスとは？種類やメリット・デメリット、選び方
請求書受領サービスとは？
請求書受領サービスとは、請求書に関する業務を電子化し効率化を図るサービスです。請求書受け取りサービスや、請求書受領システムと呼ばれる場合もあります。
サービスを提供する会社によって内容は異なりますが、請求書受領サービスは一般的に以下の業務の代行やサポートをします。
- 請求書の受領代行
- 請求書のスキャン・電子データ化代行
- PDFや画像のテキストデータ化
- 請求書原本の保管
- 請求書の管理
- 仕訳データや支払データの作成
請求書受領サービスを利用すれば、受領方法の違いで管理に手間がかかっていたり、人為的ミスが発生しやすかったりといった問題を解決できます。またインボイス制度の導入で経理にかかる負担の軽減も可能です。
請求書の処理業務については、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
請求書受領サービスの種類
請求書受領サービスは、以下の2つのタイプに分けられます。
- 請求書の受け取りからデータ化まで代行可能なタイプ
- データ化の部分のみサポートしてくれるタイプ
請求書の受け取りからデータ化まで代行可能なタイプは、できるだけ自動化させたい企業におすすめです。紙で届いた請求書も自社でアップロードさえすれば、サービス事業者のオペレーターが情報を入力し、点検もしてくれます。
サービスによってはあらゆる請求書の受領を代行してくれたり、紙の原本の保管を代行してくれたりする場合もあり、経理担当者の手間がほとんどなくなります。
二つ目のタイプは、自社でおこなう請求書のデータ化をサポートしてくれるタイプです。このタイプはある程度決まった紙の請求書が毎月大量に届く企業におすすめで、従来の業務フローを大きく変えることなく、請求書のデータ化を効率化できます。
バクラク請求書受取は、請求処理を効率化するクラウド請求書受領ソフトです。さまざまなフォーマットの請求書を5秒で自動で読み取り、複数の請求書も同時にアップロードできます。
また過去の科目データを学習し、仕訳データや振込データを作成するほか、インボイスの登録番号も読み取り正しい番号かの判定機能もついているため、大幅な作業量の削減が可能です。
請求書受領サービスのメリット4つ
請求書受領サービスを導入するメリットは、以下の4つです。
- 請求書をデータ化する負担が減る
- 請求書支払の申請・承認がスムーズになる
- 会計ソフトへの入力など関連業務の負担が減る
- 法制度の改正に自動で対応できる
順番に見ていきましょう。
請求書をデータ化する負担が減る
請求書受領サービスを活用すると、請求書をデータ化する負担が減ります。従来データ化をするためには、届いた原本とパソコンの画面を見比べながら、請求書の金額や企業名などを手打ちで転記する必要がありました。
この方法では紙やPDF、FAX、メールなど、さまざまな形式で届いた請求書をデータ化していくため、業務が煩雑になり人的ミスが発生するリスクが高まります。
請求書受領サービスの代表的な機能である請求書のデータ化を利用すれば、ミスなく素早いデータ化が可能です。支払いまでのリードタイムも短縮するため、取引先とのやりとりも円滑に進むでしょう。
請求書支払いの申請・承認がスムーズになる
請求書の支払い申請や、承認がスムーズになる点も大きなメリットです。従来企業によっては請求書が届いたら支払依頼書を作成して、上長や経理担当者から承認を得たり経理部に提出したりする必要がありました。
支払依頼書や経理部への提出には手間がかかり、タイミングによっては上長不在などでタイムロスも発生します。
多くの請求書受領サービスには、請求書支払の申請・承認フロー機能が搭載されています。申請・承認フロー機能を活用すれば、請求書の受領もクラウドサービスへ一元化されるため、経理に提出する手間が不要になりスムーズな承認フローが可能です。
会計ソフトへの入力など関連業務の負担が減る
会計ソフトへの入力など、関連業務の負担が減ることもメリットのひとつです。請求書は受領や保管以外にも、以下のような関連業務があります。
- 受領した請求書のデータ化
- 支払い
- 会計システムへの入力など
請求書受領サービスを導入すれば、これらの関連業務の自動化が可能です。また会計システムなどと連携させれば、請求書処理だけではなく、会計や振込などの業務負担も大幅に削減できます。
自動化は人的ミスも無くなるほか「テレワークを推進したいのに請求書が受け取れない」といった悩みを抱える企業にもおすすめです。
法制度の改正に自動で対応できる
法制度の改正に自動で対応できる点も、請求書受領サービスのメリットです。クラウド型の請求書受領サービスは、リアルタイムでシステムがアップデートされます。
請求書の処理に関する法制度は、ここ数年で目まぐるしく変化しています。近年では2022年の電子帳簿保存法改正や、2023年のインボイス制度が記憶に新しいでしょう。
法制度によって変化した項目を自社で対応しようとすると、多くの工数が必要ですが、クラウド型のサービスであればアップデートするだけで対応可能です。
今後も新たな法制度が登場していくことを考えると、常に最新法令に対応しているクラウド型請求書受領サービスの利用は、大きなメリットと考えられます。
請求書受領サービスにはデメリットもあるの？
メリットの多い請求書受領サービスですが、以下のデメリットも考えられます。
- 料金が発生する
- 請求書の確認に時間がかかる場合がある
請求書受領サービスは、月額料金だけでなく初期費用が必要になる場合もあります。
また基本料金にはメールやPDFの請求書受け取りが含まれているものの、デジタル化は別料金だったり、機能はすべて低料金で使えるものの限定的になったりするサービスなどもあります。利用開始後に使いにくさを感じないよう、内容をよく確認することが大切です。
また、利用するサービス提供会社と自社の休日が異なる場合、請求書の確認に数日間のズレが発生してしまうこともあるでしょう。請求書の締め日がギリギリの場合、支払いが遅れる可能性もあるため確認が必要です。
請求書受領サービスの選び方
請求書受領サービスはさまざまな企業が提供しており、自社に合ったものを選ばなければ、使いにくさを感じてしまうかもしれません。以下5つのポイントを参考に、最適なサービスを選びましょう。
- 自社のニーズや状況に合ったサービス形態か
- データ化の精度とスピードは十分か
- 自社の予算内に収まるか、費用対効果が見合うか
- 会計ソフトと連携できるか
- 関連業務を効率化できる機能はあるか
それぞれのポイントについて、詳しく解説します。
自社のニーズや状況に合ったサービス形態か
請求書受領サービスを選ぶには、自社の状況や抱えている課題を挙げ、どのようなサービスが適しているか考えましょう。
たとえばメールやPDF、紙などバラバラの形式で届く請求書の受け取り業務が負担だと感じれば、受け取りから代行してくれるサービスがおすすめです。またフローを大きく変えたくないものの効率化を図りたい場合は、データ化のみをしてくれるサービスを選びましょう。
自社のニーズや状況を確認するためには、現状の把握をして課題を集め、理想の状態をイメージしていくことが大切です。ミスなく経理業務を効率化させるためにはどのようなサービスが必要であるのか考えれば、業務改善につながるでしょう。
データ化の精度とスピードは十分か
サービスの提供会社によって、データ化の精度とスピードが異なります。請求書受領サービスのタイプによる違いは、以下のとおりです。
- 請求書の受け取りからデータ化までの代行サービス：精度は高いがスピードは遅い
- 自社でしたデータ化のサポートサービス：精度は100%ではないがスピードは早い
請求書の受け取りからデータ化までの代行サービスは、オペレーターがおこなうため100%に近い精度が出せます。しかし入念なチェックをするため、時間がかかることには注意しましょう。
データ化をサポートしてくれるサービスでは、AI-OCRがおこなうためチェックの時間が早いのがポイントです。一般的な形式であれば高い精度が出せるため、自社で扱っている請求書の形式を確認して、問題がないか確認しましょう。
AI-OCRによるデータ化は、自社でしっかりとした確認が必要です。導入する際は、精度を重視するのかスピードを重視するのかをよく検討しましょう。
自社の予算内に収まるか、費用対効果が見合うか
費用が予算内に収まるか、費用対効果に見合うかどうかはサービスを選ぶうえで重要です。たとえ費用が予算内に収まったとしても費用対効果が見合っていなければ、無駄に支出を増やしてしまう結果になりかねません。
費用対効果は、工数削減される業務時間と時給換算をかけて、導入を検討しているサービスの費用と比べてみましょう。数値が高ければ、費用を効果的に活用できていると判断することもできます。
会計ソフトと連携できるか
会計ソフトと連携できるかも、選ぶときに重要なポイントです。請求書の受領を含めた周辺業務の効率化を検討しているのであれば、自社で導入済みのサービスと連携できるのかもチェックしてください。
請求データを会計ソフトへ連携する方法には、以下の2つがあります。
- APIを利用する方法
- 出力したCSVファイルをインポートする方法
APIとは、ソフトウェアやプログラムをつなぐためのインターフェースのことです。APIは、経理担当者がデータに直接触らずにシステム間で連携できる点がメリットです。
CSV連携はデータのインポートやエクスポートに工数がかかりますが、APIの連携は一度設定すると、自動でデータを反映できます。
検討している請求書受領サービスが会計ソフトと連携できるか、連携できる場合方法はAPIかCSVなのかを確認して選びましょう。
関連業務を効率化できる機能はあるか
請求書には、データ化以外にも多くの関連業務が発生します。請求に関する経理業務の支援も考えているのであれば、サービス内容の詳細を把握して検討しましょう。
- 異なる形式で送られてくる請求の受領代行が可能か
- 会計業務を効率化するために仕訳データの作成は可能か
- 銀行振り込みを簡素化するために全銀協フォーマット対応の振込データ作成機能がついているか など
請求書受領サービスには多くの種類が存在します。自社で最適なサービスを導入できるよう、ぜひ5つの選び方を参考にしてください。
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請求書周りの業務は受け取りやデータ化、支払い、会計処理など工数が多いうえ、ミスの許されない重要なものです。人の手を介した業務は人為的ミスが発生しやすいため、請求書受領サービスを使って、請求書業務のすべてまたは一部を自動化し、負担軽減やスムーズな業務を目指しましょう。
「バクラク請求書受取」であれば、AIが請求書入力を代行するため、業務の流れを大きく変えないまま、業務効率化が可能です。支払金額レポートや受取状況レポートで状況を可視化できるため、請求書の受領漏れや支払い漏れも防げます。
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