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請求業務とは？業務の流れやよくある課題、効率化する方法を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2026-08-10
- この記事の3つのポイント
- 請求業務は、請求書の作成・送付、支払追跡や管理、会計処理と複数のステップを踏んで行われる
- 請求業務の課題として、担当者の負担や人的ミス、管理の煩雑化、未回収リスクの発生などがある
- 効率化するには、請求書の電子化やシステムの導入、アウトソーシングの活用が効果的
請求業務は、商品やサービスを購入した顧客に対して、請求書を発行したり代金を回収したりする業務です。資金繰りの安定化や取引先との関係構築において重要な役割を担っており、一つのミスで自社の信用を大きく失う可能性もあります。
本記事では、請求業務の主な流れやよくある課題を紹介しつつ、効率化する方法を解説します。請求業務への理解を深めるのにお役立てください。
請求業務とは？業務の流れやよくある課題、効率化する方法を解説
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請求業務の主な流れ
請求業務とは、商品やサービスを購入した企業やユーザーに対して請求書を発行したり、売上代金を回収したりする業務のことです。請求業務は業界にかかわらずどの企業でも行われており、ミスを防ぎたい重要な業務です。
具体的には、請求書の作成や送付だけでなく、請求金額の確定・入金確認・消込・未入金時の督促・請求書の保管まで幅広い業務が含まれます。
請求書の発行自体は法律で一律に義務付けられているわけではないものの、取引内容を証明する書類として役立ち、円滑な代金回収のためにも必要とされるものです。
請求業務を正確に行うことで、資金繰りの安定化や取引先からの信頼維持につながります。
請求業務の内容と流れ
請求業務はおおまかに、以下4つのステップに分けて行われます。
1.請求書の作成
企業や顧客に自社の製品やサービスを購入してもらい、取引が発生したら、まずは請求書の作成が必要です。
請求書自体の発行は法律で一律に義務付けられているわけではありません。
ただし、適格請求書発行事業者は、課税事業者である取引先から求められた場合、適格請求書（インボイス）を交付する義務があります。
一般的な請求書を作成する際に記載するべき基本の項目は、以下のとおりです。
- 請求書発行元を明確にする自社情報
- 商品やサービス名、数量、単価などの取引明細
- 取引金額
- 支払期日
- 宛先の事業者名もしくは担当者名
- 振込先
なお、インボイス制度に則った請求書は記載項目が異なるため、よく確認しながら記載する必要があります。
請求書は締め日をあらかじめ決めておき、期間中の合計金額をまとめて請求する「締め請求」と、取引するたびに請求書を発行する「都度請求」があります。どちらの方法で請求書を作成する場合でも、締め日を迎えたらできるだけ早めに請求書を発行しましょう。
請求書の発行方法について詳しくは、以下の記事で解説しています。
関連記事：事前に確認が必要なものや請求書を作る上での注意点を解説
インボイス制度に対応した請求書の書き方や注意点については、以下の記事でご確認ください。
関連記事：軽減税率・インボイス制度に対応した請求書の書き方・項目は？適格請求書の注意点も解説
2.請求書の送付
請求書を作成し、社内で承認が終わったら、請求書を送付します。請求書の送付には以下のようにさまざまな形式があります。
- メール
- 郵送
- FAX など
請求書をメールで送付する場合は、PDFなど改変が難しいファイル形式に変え、メールに添付して送りましょう。普通郵便で発送する場合は、発送先住所などを封筒に記載してから封入作業をし、封筒には「請求書在中」の記載をします。
送付する前には、取引の内容や宛先に誤りがないかといった確認も重要です。特に郵送は請求書の印刷や封筒への宛名づけ・切手貼り・封入など作業の工数も多いため、取引先の数が多くなると、煩雑になりやすく注意が必要です。
請求書を普通郵便で送付する際の注意点は以下の記事でご確認ください。
関連記事：請求書を普通郵便で送ってもマナー違反にならない？送付する際の注意点
メール送付・受領する際の例文は以下の記事で解説しています。
関連記事：請求書をメールで送付/受領するときの例文と注意点を解説
3.入金確認・入金管理
請求書を発行・送付した後は、入金期限までに取引先から入金があったかを確認しましょう。もし入金額が異なっていたり、入金がなかったりする場合は、すぐに取引先に連絡し、確認を依頼します。
未回収金の督促業務が毎月発生しており、負担に感じる場合には、システムの導入やサービスの利用を検討することも必要です。
未入金が発生した場合の対処については、以下の記事でご確認ください。
関連記事：請求書を送ったのに未入金のまま！再発行すべき？正しい対処方法を解説
4.会計処理
支払いの追跡をして入金確認が完了したら、会計処理を行います。具体的には、入金情報と請求情報を照らし合わせて、帳簿に記載されている債権や債務を消す作業を実施します。
「消込作業」とも呼ばれ、売掛金など債権の回収管理に欠かせない業務です。
消込作業は取引先や案件の数が増えれば増えるほど煩雑になりやすく、経理担当者は特に慎重で正確な作業精度を求められます。
消込の概要や処理の流れ、仕訳例は以下の記事をお読みください。
請求業務は大変？よくある課題について
請求業務は幅広く、複数の工数が発生する業務のため、さまざまな課題が発生しやすいといえます。
たとえば、以下のような課題が代表的です。
手作業も多く担当者の負担が大きい
よく挙げられる課題として、手作業の多さによる担当者の負担が挙げられます。請求業務は、以下のように細かな作業が発生します。
- 請求額の計算
- 社内での請求書の承認
- 請求書への押印
- 請求書の抜けや漏れの確認
- メールや送付状の作成
- 請求書の印刷や封入
- 入金状況の確認 など
多数の業務があるものの、自社の売上管理に直結する重要な業務であるため、担当者への負担も大きくなりがちです。また、毎月発生する業務であるため、担当者が抱える業務量にも大きな負荷をかけています。
人的ミスが発生しやすい
人的ミスが発生しやすい点も、請求業務の課題です。請求業務は工程が多いだけでなく、取引先が多くなるほど業務が煩雑となり、以下のようなミスが発生する可能性があります。
- 請求書作成時に必要な項目が記載されていない
- メールで請求書を送付する際、異なる取引先の請求書を送付してしまった
- 郵送で送る場合、封入作業で請求書を入れ忘れた など
人的ミスは、本人の注意力低下による見落としや、思い込みなどによっても発生します。ミスしてしまうと取引先からの信頼にかかわるだけでなく、修正作業にも手間がかかるでしょう。
また経理担当者が「決して間違ってはいけない」と思えば、精神的負担も大きくなります。
管理・保管が難しい
発行した請求書の控えは「証憑書類」として確実に保管しなければなりません。証憑書類とは取引の事実を証明するための書類で、法人では基本的に帳簿と共に、確定申告書の提出期限の翌日から7年間（欠損金の繰越控除を適用する事業年度などでは10年間）の保管が定められています。
紙で請求書を保管する場合には、保管スペースの確保が必要です。顧客が多くなればなるほど保管枚数も増えるため、キャビネット代・ファイリング代はもちろん、場合によってはレンタル倉庫などの利用も必要で、購入料金やレンタル料金などのコストもかかります。
また保管だけでなく、必要なときにすぐに取り出せるようなわかりやすい管理方法も必要です。保管する際に取引先や取引月日ごとに仕分けして保管をしなければいけないため、負担と感じている企業も少なくないでしょう。
電子データとして請求書を保管する際には、電子帳簿保存法の要件に沿って保管することが必要です。
電子帳簿保存法の要件については、以下の記事で解説していますので併せてご確認ください。
関連記事：電子帳簿保存法とは？対象書類・保存要件・改正内容・対応策を一挙に紹介
未回収のリスクがある
自社が取引先に提供した商品やサービスの対価は当然支払われるべきものですが、未回収リスクもあることを念頭に置いておきましょう。たとえば、以下のようなトラブルが発生する可能性も否めません。
- 入金期日の失念や請求書の紛失などの取引先のミスにより入金されない
- 取引先の経営状態悪化により支払能力が低下している
- 取引先が支払能力があるにもかかわらず、故意に支払おうとしない など
未回収金があれば、督促の手間やそれに伴う担当者の心理的負担も発生します。企業間取引を行う際は、未回収リスクをできるだけ抑えるため、取引前に「与信審査」を行うことも必要です。
未回収債権が発生する原因や放置した場合のリスクは、以下の記事でご確認ください。
請求業務を効率化する方法
複数の課題があり、担当者に大きな負担を与える請求業務について、効率化する方法も存在します。
よくある手法として、以下の3つが有効です。
請求書の電子化を進める
請求書や関連書類を電子化すると、印刷や郵送、ファイリングの手間を減らせるだけでなく、書類の保管場所を確保する必要も少なくなります。データで一元管理すれば、必要な書類をすぐに検索でき、請求書の確認や入金管理、消込作業も効率的に進めやすくなるでしょう。
一方で、取引先によっては紙での受領を希望するケースもあるため、電子化へ切り替える際は事前に運用方法を確認し、双方で合意しておくと安心です。また、アクセス権限を設定するなどして、電子データの改ざんや情報漏えいを防ぐための管理体制も整えましょう。
請求書を電子化する手順については、以下の記事でご確認ください。
関連記事：請求書の電子化とは？促進された背景・保存要件やシステムの選び方を解説
請求書発行システムを導入する
請求書発行システムの導入も効果的です。請求書発行システムとは、請求書発行業務を自動化するシステムのことで、一般的な機能は以下のとおりです。
- 請求額の計算
- 請求書の発行
- 送付や消込作業 など
今まで担当者が手作業で対応していた業務を自動化できれば、工数も人的ミスも減らせます。会計ソフトと連携すれば、請求業務から会計処理まで自動化や効率化ができるため、担当者の負担が減り、他のコア業務へ集中できる環境が整いやすくなるでしょう。
請求書発行システムの導入を検討しているのであれば「バクラク請求書発行」がおすすめです。バクラク請求書発行を利用すれば、請求書や納品書、見積書など、さまざまな発行書類の作成や送付、郵送代行や保存管理ができます。
請求書発行システムの詳しい概要や導入効果については、以下のページで詳しく解説しているため、ぜひご覧ください。
関連記事：請求書発行システムとは？機能・種類・メリット・選び方まで徹底解説
請求書発行のアウトソーシングを活用する
請求書発行のアウトソーシングの活用も、業務効率化の解決策です。請求書発行のアウトソーシングとは、請求の発行業務を外部の代行会社やサービスなどに依頼するものです。
取引データさえ送れば請求書の作成や発行・印刷・送付などの業務を代行してもらえるため、担当者の負担が軽くなり、自社での業務時間も大幅に削減できます。
アウトソーシング会社やサービスによっては、作成だけでなく、入金確認や未回収金の督促、消込作業などの代行も可能です。請求業務を一貫して誰かに任せたいと考えている場合は、アウトソーシングの導入を検討してみてもよいでしょう。
アウトソーシングを活用するメリットや選び方は、以下の記事でご確認ください。
請求業務の効率化はバクラク請求書発行にお任せください
請求業務は、請求書の作成から送付・入金確認・会計処理までを一つの流れとして行うため、工程が多く経理担当者への負担も大きくなりやすい業務の一つです。
請求業務を効率化させたい場合は、請求書の電子化や請求書発行システムの導入、アウトソーシングの活用を検討しましょう。
バクラク請求書発行は、従来担当者が手作業で行っていた業務を自動化できます。業務負担・時間を大幅に削減するだけではなく、ワークフローの改善も実現します。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているため、担当者の手間を軽減できるでしょう。
バクラク請求書発行で、大幅なコスト削減・効率化を実現しましょう。詳しい資料も配布中ですので、ぜひご覧ください。
