電子領収書とは？保存ルールや発行方法、導入メリットを解説

紙の領収書を発行・管理するにあたって、金銭的・人的コストや保管スペースの確保を問題と捉えている企業は少なくないでしょう。ペーパーレス化が進む昨今、領収書の電子化が注目を集めています。

本記事では、電子領収書を受領した際の保存ルールや発行方法について詳しく解説します。電子領収書の導入メリットや注意点も紹介しますので、電子化を検討中の方は参考にしてください。

電子領収書とは？

電子領収書とは、メール添付やクラウドサービスなどを通じて、電子データで交付された領収書を指します。

なお、紙で受領した領収書をデータ化することを「電子領収書」と呼ぶケースもあります。ただし、電子帳簿保存法においては、電子データで交付された領収書は「電子取引」、紙で受領した領収書を画像データとして保存する場合は「スキャナ保存」と区分され、保存要件が異なる点に注意が必要です。

電子領収書の扱いや法的効力は、紙の領収書と相違ありません。領収書だけでなく、請求書・納品書・支払明細書などを電子データ化した場合も、法的な有効性はあるとされています。

電子領収書を受け取った場合の保存ルール

電子帳簿保存法が改正された2022年1月以降、電子的な方法でやり取りをした領収書は、原則として電子データのまま保存することが義務付けられています。電子データ保存を行う際は「真実性の確保」「可視性の確保」と呼ばれる2つの要件を満たさなければいけません。

また、2023年12月31日で宥恕期間が終了し、2024年1月1日以後に授受する電子取引データは、原則として電子データのまま保存が必要です。電子データを保存したうえで、新たに紙に出力することは問題ありません。

一方で、法改正により、電子帳簿等保存やスキャナ保存では、タイムスタンプ・検索の要件などが緩和されました。また、電子取引データの保存については、一定の要件を満たした場合に適用される猶予措置が整備された点もポイントです。

以下の記事では、電子帳簿保存法に則った電子領収書の保存方法を解説していますのでご参照ください。

関連記事：電子帳簿保存法における領収書の保存方法とは？電子化のルールや注意点も解説

電子領収書を発行する方法

電子領収書の主な発行方法は、以下の二通りです。

• ExcelやWordを使用する
• 専用システムを活用する

ExcelやWordを使用すると、電子領収書を手軽に発行できます。しかし、手入力による記載漏れ・ミスの発生が懸念されます。発行枚数が多い企業の場合、管理の手間が増える点もデメリットといえるでしょう。

領収書発行システムなどの専用システムを活用した場合、担当者の負担軽減と業務効率化が期待できます。機能性や操作性はシステムごとに異なりますが、取引情報の自動入力・確認機能を搭載したものも多く、人的ミスを減らせる点もメリットです。

なお、領収書への押印は、適格請求書等の必須記載事項ではありません。ただし、経費精算では自社の規定を、仕入税額控除では必要な記載事項と保存要件を確認する必要があります。

領収書への押印の必要性について理解を深めたい方は、以下の記事をご覧ください。レシートとの違いや、領収書を発行する際の注意点も紹介しています。

関連記事：領収書に印鑑は必要？レシートとの違いや発行時の注意点を解説

電子領収書を導入するメリット

電子領収書を導入すると、発行側・受領側の双方に複数のメリットがもたらされます。

領収書を電子化するとどのようなメリットがあるか、立場別に見ていきましょう。

発行側のメリット

電子領収書を導入した場合の発行側のメリットは、以下のとおりです。

• 領収書発行業務を効率化できる
• 印紙代などのコストを削減できる

電子領収書を導入すると、従来は手作業で行っていた記入・印刷・封入などの業務を省略できます。作成後はデータをメールやクラウド経由で即時に送信できるため、担当者の負担軽減が可能です。

自社が求める機能を搭載した領収書発行システムを導入すれば、業務効率化も実現できるでしょう。

また、電子領収書には、印紙代などのコストを抑えられるメリットもあります。

紙で交付する領収書は、印紙税法上の課税文書に該当することがあり、記載金額などに応じて印紙税が課されます。たとえば、営業に関する受取書は、原則として記載金額が5万円以上の場合に課税対象となります。一方、電子データのみで交付する領収書では、印紙税の課税対象となりません。

電子領収書は紙代・インク代・郵送代もかからないため、長期的視点で考えると大幅なコスト削減効果が見込めます。

電子領収書への収入印紙の必要性については、以下の記事で詳しく解説していますので参考にしてください。

関連記事：電子化した領収書に収入印紙は不要？電子化方法や注意点を解説

受領側のメリット

電子領収書を導入すると、受領側には以下のようなメリットがもたらされます。

• 経理業務を効率化できる
• 検索業務を効率化できる
• 管理コストを削減できる

電子領収書の場合は、取引先が送付したデータをすぐに確認できるため、経理業務の効率化が可能です。電子帳簿保存法に対応した専用システムを導入すれば、現行法に則った方法でスムーズに保存できる点も、業務効率化につながるメリットです。

また、電子領収書を導入すれば、データの検索がしやすくなります。電子帳簿保存法では、保存の際に、一定の要件を満たした検索機能を確保することが求められているためです。専用システムを活用する場合は、社内でデータの共有もしやすくなるでしょう。

電子データには物理的な保管スペースやファイリング業務が必要ないため、管理コストの削減が見込める点もメリットです。

なお、基準期間（2課税年度前）の売上高が5,000万円以下で、税務調査時にデータのダウンロードの求めに応じられる場合などには、検索要件が免除されます。

電子領収書を導入する際の注意点

電子領収書を導入する際、注意すべきポイントがいくつかあります。

スムーズな導入のために、以下で解説する3つの注意点を理解したうえで電子化に取りかかりましょう。

運用ルールの整備が必要になる

電子領収書を導入すると業務フローが大きく変わるため、運用ルールをあらかじめ整備しておくことが重要です。具体的には、以下のことを明確化しましょう。

• 発行・受領のルールおよび手順の策定
• 管理責任者の明確化

まずは、電子領収書を「誰が」「いつ」「どのように発行・受領するか」を明確にしましょう。発行・受領の手順だけでなく、訂正・再発行の方法や保存方法もルール化しておくと、トラブル防止に効果的です。

業務が停滞しないように社内の承認フローを見直し、不測の事態に備えて責任の所在を明確にしておくことも重要です。健全な運用ができるルールを策定し、新たな業務フローへスムーズに移行できる環境を整えましょう。

システム導入コストがかかる場合がある

電子領収書に対応したシステムを導入する場合、初期費用や月額料金がかかることを忘れてはいけません。料金体系はシステムごとに異なるため、企業規模や必要とする機能を考慮しながら、予算に合ったものを慎重に選ぶことが大切です。

すでに経費精算システムや会計ソフトを導入済みの場合は、連携のしやすさにも着目するとよいでしょう。

改ざん防止の措置を講じる必要がある

真実性の確保の観点から、データの改ざんを防ぐために必要な措置を講じることも重要です。具体的には、以下のいずれかの要件を満たす必要があります。

• タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
• データの受領後、タイムスタンプを遅滞なく付与する
• データの訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除ができないシステムを使う
• 訂正・削除の防止に関して取り決めたルールに基づいて運用する

電子帳簿保存法の保存要件を満たす運用体制を整えれば、電子領収書に対応した専用システムを導入しなくても運用できます。

しかし、法律は今後も改正される可能性があるため、電子帳簿保存法の保存要件に対応したシステムを導入するのが効率的といえるでしょう。

タイムスタンプの仕組みについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご参照ください。

関連記事：電子帳簿保存法のタイムスタンプとは｜仕組みや改正の変更点、不要なケースなど解説

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電子領収書には、電子データで発行・受領した領収書のほか、紙の領収書を電子化したものもありますが、保存要件が異なります。メールやクラウド経由などの電子的な方法でやり取りをした領収書は、原則として電子データで保存することが義務付けられています。

保存の際は電子帳簿保存法の要件を満たす必要があるため、正確かつ円滑な対応のためには、法令に対応したシステムを導入するのが効果的です。

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