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交通費を含めた請求書の書き方は？注意点・仕訳方法についても解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-12-27
- この記事の3つのポイント
- 交通費は請求書の品目を「交通費」とし、移動の目的や利用区間を詳しく記載する
- 交通費は内税のため、外税の宿泊費などを含む場合は二重課税とならないよう内訳を分けて記載する
- 交通費の仕訳方法には「売上」と「立替金」の2通りがあり、帳簿の記載方法がそれぞれ異なる
取引先に交通費を請求する際は、交通費として請求できる範囲を理解したうえで適切な書式に基づいた請求書を作成しなければなりません。
本記事では交通費を含めた請求書の書き方を、注意点とともに解説します。2通りの仕訳方法についても触れていますので、ぜひ参考にしてください。
交通費を含めた請求書の書き方は？注意点・仕訳方法についても解説
交通費を含めた請求書の書き方
請求書に交通費を含めるときは取引内容の品目を「交通費」とし、移動の目的や区間も併記します。複数人の移動で公共交通機関を利用した場合、数量部分に移動人数、単価部分に1人あたりの交通費を記載してください。
取引先の担当者が確認しやすいよう、移動に利用した交通機関の領収書や利用履歴も忘れず添付しましょう。一部の交通系ICカードなどは一定の利用件数・期間を越えると履歴が消えるため、利用後すぐに明細を発行することをおすすめします。
詳細がなく「交通費」とだけ記載されている、あるいは領収書の添付がない請求書は、不正を疑われて受理されない可能性があるためくれぐれも注意してください。
社内での交通費精算について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。
請求書に交通費を含める場合は二重課税に注意する
交通費には内税で10％の消費税が含まれているため、請求時に二重課税とならないよう注意が必要です。電車やバスの運賃のほか、タクシー代や高速道路料金、ガソリン代も内税です。
もし1枚の請求書に交通費以外の項目を含む場合は、ほかの項目と合算せず「消費税10％対象」と「消費税対象外」に内訳を分けて記載してください。
そのそも交通費はすべて請求できるのか
交通費は基本的に、自社と取引先双方の合意があれば請求して問題ありません。交通費として一般的に請求できるのは、取引先および取引先から委託を受けた業務の遂行に必要な長距離移動の運賃やガソリン代、駐車場代などです。
ただし、作業の休憩中や寄り道にかかったガソリン代は交通費に含めることができません。可能であれば、車の走行距離や使用したガソリン代がわかる給油のレシートを請求書に添付しましょう。
また、近隣での打ち合わせなどにかかった、電車で数駅程度の交通費は請求を断られるケースもあります。企業によって規定が異なるため、請求可能な交通費の範囲を事前に確認して取引先とのトラブルを回避しましょう。
ガソリン代や交通費と宿泊費を合わせて請求する方法
長距離移動を伴う出張業務が発生した場合、双方の合意があれば宿泊費も取引先に請求できます。宿泊費の領収書を確認し、外税表示の場合は交通費・ガソリン代と宿泊費の内訳を分けて請求書に記載しましょう。宿泊先の領収書も忘れず添付してください。
請求書での二重課税や領収書の添付漏れなどは、取引先とのトラブルや自社業務の遅延を招く恐れがあるため慎重に作成を進めなければなりません。
時間と手間を要するほか、領収書紛失のリスクや郵送作業の人的コストなどさまざまな問題が懸念される業務といえるでしょう。
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バクラク請求書発行の概要や導入実例について詳しく知りたい方は、以下のページをぜひご覧ください。
交通費の仕訳方法は「売上」か「立替金」
交通費を経費として計上する場合「売上」と「立替金」の2通りの仕訳方法があり、主な違いは交通費が自社の報酬に含まれるか否か（所得税の課税対象となるか否か）です。
交通費も仕事の報酬として請求する場合は売上処理となり、課税対象のため源泉徴収が必要です。帳簿に差額が生じないよう、交通費は「旅費交通費」で計上して収支の帳尻を合わせなければなりません。
立替金として計上するのは自社が交通費を立て替えた場合で、取引先に実費精算を依頼します。実費精算は所得税の課税対象外のため、経費計上の際は貸方を「現金」、借方を「立替金」としてください。
取引先から交通費が振り込まれたことを確認したら、貸方に「立替金」、借方に「現金」を計上し、立て替えた金額の消込作業を行って処理は完了です。
請求書発行の効率化を図りたいならバクラク請求書発行がおすすめ
請求書に交通費を含める際は、移動の目的や利用区間を詳しく記載し、利用を証明できる領収書を添付したうえで取引先へ送付しなければなりません。自社と取引先双方の合意があればガソリン代や宿泊費も請求できますが、二重課税とならないよう内税・外税で内訳を分けて記載する必要があります。
こうした煩雑なルールが多い請求書作成は、手間や時間がかかる業務の一つといえます。書式のミスや領収書の紛失・添付漏れを減らすには、請求書発行システムの導入がおすすめです。
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