請求書の発行・受領を自動化する方法は？システムの選び方も解説

請求書発行や受領に関わる業務を自動化するには、社内ツールの活用もしくは社外サービスの利用があります。本章では、代表的な3つの方法について解説します。

請求書発行・受領システムを導入する

請求書発行・受領システムは、請求書の発行・承認・送付・入金消込といった一連の業務を同じプラットフォーム内で完結できるシステムです。

たとえば、請求データをシステムにアップロードすると、すぐに発行できます。発行先に応じた送付方法を「クラウド送付・メール送付・郵送」から選択でき、特に手間のかかる郵送時の印刷や封入、発送といった業務も自動化することが可能です。

また、多くのシステムが既存の基幹システムや会計ソフトと連携させられるため、発行・受領業務だけでなく後の会計管理もスムーズに進められます。

請求書発行・受領システムには、代表的な形態としてオンラインですべてを完結させるクラウド型と、社内に専用サーバーを設置して利用するオンプレミス型の2つがあります。自社の業務状況に応じて適した方を導入できる点も魅力です。

請求書発行システムの機能や種類については、以下の記事をお読みください。

関連記事：請求書発行システムとは？機能・種類・メリット・選び方まで徹底解説

請求書処理を自動化するための法的要件については、以下の記事で解説しています。

関連記事：請求書処理を自動化する方法とは？メリットや法的要件も解説

代行業者に外注する

請求書処理の効率化を図る方法として、請求書代行業者やアウトソーシングサービスを活用する方法があります。請求書発行や受領に関連する業務を代わりに行ってくれる会社・サービスです。

請求書の印刷から発送だけでなく、受領・スキャン・データ化・仕分け・ファイリングといった多くの物理的業務を代行してくれます。なかには、未入金の確認や督促状の発送、消込、取引先の与信審査といった付随業務まで対応してくれる業者もあります。

なお、債権回収そのものの代行は法律上、弁護士や債権回収会社に限られるため、サービスの提供形態は事前に確認する必要があるでしょう。

上記のようなサービスを利用すると、担当者は請求書処理に時間を割く必要がなくなり、本来時間を使うべきであるコア業務に集中できます。

また、専門業者のため対応も丁寧で、正確性の向上も期待できるため、取引先や顧客からの満足度向上につながる場合もあるでしょう。未回収時の保証や債権買取に対応したサービスであれば、未回収リスクの軽減も期待できます。

ただし、依頼する業務範囲によっては外注費が高額になる点に注意が必要です。また、突発的な案件やイレギュラーな業務には対応できない点にも留意しましょう。

請求書発行業務をアウトソーシングする際の依頼先の決め方は、以下の記事で解説しています。

関連記事：請求書発行業務のアウトソーシングとは？メリットや選び方を紹介

請求書受領サービスについては、以下の記事で詳細をご確認ください。

関連記事：請求書受領サービスとは？種類やメリット・デメリット、選び方

Excelのマクロ機能を活用する

システム導入や業者へ委託する費用を割くのが難しい場合は、社内で使用しているExcelにマクロを組んで自動化する方法がおすすめです。マクロは、Excel上で指示を出せる機能のことで、複数の手入力作業を減らすのに役立ちます。

たとえば請求データの入ったExcelでマクロを組めば、請求書へ自動でデータを反映させられ、素早く請求書を作成できるでしょう。プログラミングができる場合は、VBAも活用するとメール作成や一括送付といった部分まで自動化させられます。

すでに社内でExcelを使用している場合は、新たに費用がかからず既存環境のまま業務を改善できるのが魅力です。特に、請求書作成の手入力をなくせるため、ミスや不備の発生を防げます。

しかし、マクロやVBAの構築にはExcelに精通した人材が必要であり、ファイルの作成者以外がトラブルに対応しにくいなど、業務が属人化しやすい点がデメリットです。

また、自動化できるのは請求書発行やメールによる送付までで、郵送時の印刷や封入といった手作業は簡略化できません。