請求書の発行・受領を自動化するには？業務効率を上げる方法を紹介

請求書発行・受領業務を自動化すると、以下のように多くのメリットが得られます。

業務負担を減らし効率化できる

自動化で担当者の業務負担が大幅に軽減し、業務全体の効率化が期待できます。

そもそも請求書業務は、月末月初に特に集中し、担当者は膨大な数の請求書をわずかな時間で処理しなくてはなりません。ときには通常業務を圧迫し、残業や休日出勤を余儀なくされることもあるでしょう。

しかし、業務を自動化できれば、手入力や確認・催促・修正にかかる時間を大幅に短縮できるため担当者のリソースも増え、より重要な業務に集中できます。また、発行・受領から承認、保管までをオンラインで完結させられれば、これまでよりスムーズな業務フローが実現するため、業務量自体も削減できるでしょう。

このように手間のかかる業務を減らし人材に余裕をもたらしてくれるのは、大きなメリットです。

手入力によるミスを防止できる

自動化すると手入力による作業が減るため、人的ミスの抑制につながります。

請求書処理は、転記作業や金額・取引データの確認、ファイリングなど人手が必要な業務が多く、どれだけ気をつけていてもミスが起こりやすいのが難点です。場合によっては、たった1つの数字を間違えるだけで、取引先からの信頼を失ってしまうこともあるでしょう。

しかし、これらの手作業が自動化できれば、人による記入漏れや記入ミスといった問題は起こりにくくなります。たとえば、請求書の内容を読み取ってソフトに自動反映してくれるような機能を導入すれば、紙の請求書を見て転記する必要はありません。

ミスを減らすためにも人による物理的な業務を減らし、業務を自動化していくのがよいでしょう。

データを管理しやすくなる

紙の請求書から電子データへ移行した場合は、印刷やファイリングが不要となり、データの閲覧や検索などがしやすくなります。

電子データなら、ファイル形式も企業の管理がしやすいものに変換でき、データの種類に合わせた一元管理が可能です。また、請求書発行・受領システムであればそのほとんどに検索機能が備えられているため、必要なデータをすぐに見つけられます。

クラウドサービスであれば、誰でもデータ検索や請求書の発行ができるため、情報共有もしやすくなるでしょう。権限設定を行うことで、セキュリティも強化されます。

自動化は、膨大な請求データを安全にかつ簡単に管理するためにも必要です。

リモートで業務を完結できる

自動化によって紙での運用を辞めると、担当者が出社する必要がなくなります。

請求書業務は請求書の印刷や封入・発送といった物理作業も多いですが、近年は多くの企業がリモートワークを推進しており、経理部門も決して例外ではありません。

手間の多い請求書処理をオンライン上で完結させられれば、担当者も自宅や外出先から業務に取りかかれます。具体的にはクラウド型のシステムを導入すると、請求書発行や承認、送付といった一連の業務がオンラインで完結します。

リモートワークが進めば、既存担当者の働き方が柔軟になるだけでなく、これまで視野に入れていなかった遠方に住む人材の発掘にもつながるかもしれません。

コスト削減が期待できる

コスト削減効果が見込めるのも、自動化するメリットです。

特にシステムを導入した場合は、システム内で請求書作成や発行・データ保管を行うため紙の印刷がいりません。そうなれば、コピー用紙代やインク代、プリンターのメンテナンス費用、保管に必要なファイル代といった費用も不要です。

またシステムだけでなく他の方法を導入した場合でも、手作業の多くを減らせるため、担当者の残業や休日出勤が減り、人件費削減にもつながるでしょう。