月間1,900枚の請求書処理工数を60時間削減!全国の拠点から届く紙の請求書処理をデジタル化し、グループ全体の効率化へ

月間1,900枚の請求書処理工数を60時間削減!全国の拠点から届く紙の請求書処理をデジタル化し、グループ全体の効率化へ

課題
課題

・全国から届く紙の請求書処理業務に手間と時間がかかっていた
・属人的な経理作業で、ミスや漏れの原因の特定が困難に

決め手
決め手

・AI-OCR(自動読み取り機能)の読み取り精度が高かった
・ワークフロー機能で、柔軟に承認者を設定できた
・電子帳簿保存法に効率的に対応可能なサービスだった

効果
効果

・経理担当者1人あたり、月10時間の請求書処理業務の工数削減
・書類の郵送が減り、現場担当者の作業時間も大幅に削減
・検索機能を活用し、探すという行動時間が激減

1919年、長崎県佐世保市に設立された運送会社を前身とし、100年以上の歴史を持つ吉田海運株式会社。運送事業を中心に全国規模でグループを展開する同社では、佐世保市の本社がグループ全体の経理業務を担っています。

紙中心の業務ゆえの課題に悩んでいた同社では、バックオフィスのデジタル化を推進するため、バクラクシリーズ(バクラク請求書、バクラク申請、バクラク電子帳簿保存)の導入を決定しました。ツール導入の背景にあった課題や導入後の成果について、経理担当の2名にお話を伺いました。

毎月全国から届く紙の請求書1,900件を、6名の経理スタッフで処理

一ノ瀬さん

ー ご担当されている経理業務をお聞かせください。

一ノ瀬さん:請求書のチェックや振り込み対応、収支記録の作成といった経理全般の業務を担っています。バクラクを導入する以前は、毎月約50の営業所、14のグループ会社から紙の請求書が郵送で送付されており、それを本社の経理スタッフ6名ですべて処理していました。

ー 請求書の特徴や件数をお聞かせください。

一ノ瀬さん:請求書の件数は全社で毎月1,900件ほどが届いていました。送付元は、取引先の運送会社が最も多く、その他には車両修理関係のディーラーからの請求書が多くなっています。

一部の取引先からは、データによる請求書の送付にご対応いただけたものの、電子化できているのはまだ全体の1割ぐらいです。手書きの請求書をご希望される取引先もあり、業界としてもデジタル活用がまだまだ進んでいないと感じています。

ー 請求書処理のスケジュールをお聞かせください。

上野さん:月末に支払いを行っていますので、早ければ15日頃から締め処理を始めています。25日頃がピークで一番忙しくなりますね。

経理業務の属人化に課題感。ミスを減らし、業務を効率化するためにツール導入を検討

書類の保管倉庫(吉田海運株式会社様ご提供)

ー 請求書の処理にはどのような課題があったのでしょうか。

一ノ瀬さん:グループの会社ごとに担当者が分かれているため作業が属人的になっており、ミスや漏れがあった際に原因を特定するのが大きな手間になっていました。例えば、締め作業の数字が合わなかった場合、帳票をすべて確認したり、各拠点の担当者にヒアリングしたりと、とにかく業務に手間がかかっていたのです。

弊社では売り上げを管理するソフトを別途導入していましたので、請求書とソフト上の数字をすべて確認していました。運送業では、お客様から荷物をお預けいただくと同時に取引先へ運送を発注するため、売り買いが同時進行で行われます。そのため、数字が合わない場合は、売り買い双方の照合が必要になってくるため、各営業所と本社で数字を確認しなければならないのです。

また、紙の請求書の場合は、誰がどこまで入力しているかという記録が残っていないため、どこで入力が間違っているかを特定することは容易ではありませんでした。

ー 法対応にはどのような課題がありましたか。

一ノ瀬さん:各拠点ごとに複合機の機種が異なっていたため、一概に電帳法のスキャナ要件を満たす精度でのアナウンスをすることが難しく、単純にフォルダに電子化したものを格納するという方法では対応できないと感じていました。

バクラクシリーズの製品は、アップロードされた書類が電帳法の要件を満たすスキャン精度かどうか判定してくれるため、担当者がアップロードした時点で気付くことができます。そのため、本社で確認して現場に再度アップロードをお願いする手間を省けるのは助かっています。

また、バクラクシリーズを導入する以前は、毎月処理が終わった紙の帳票からファイリングし、1年間は棚で保管していました。決算後は箱に詰めて、倉庫に保管しています。

AI-OCRの機能が導入の決め手に!既存のOCRや他社ツールでは不十分だと判断

上野さん

ー 請求書受領ツールの導入にあたって、どのような点を重視されましたか。

一ノ瀬さん:最も重視した機能が、AI-OCRの機能でした。もともと会計業務をOCRで効率化し、しっかり管理していきたいと数年前から考えていたのですが、どうしても既存のOCRだと読み取りの精度や各種機能が請求書業務に充足しないと感じていたのです。

以前検討していたOCRのソフトでは、請求金額や日付の記載場所を取引先のフォーマットごとにあらかじめ定義する必要がありました。しかしせっかく定義しても、特にホットプリンタを使用する複写式の請求書の場合は、少しでも枠からズレて出力されてしまうとOCRでエラーが頻発するため、使い物になりません。

ー 他社の請求書受領ツールとの比較検討はされましたか。

一ノ瀬さん:はい。ですが検討していた他社ツールの場合、人手を介しているため読み取り結果が戻ってくるのは翌日となり、タイムリーな対応ができませんでした。また、価格帯も高かったため、検討から外れました。

ー AI-OCR以外で重視していた点がありましたらお聞かせください。

上野さん: バクラク申請の場合、支払申請の承認者を細かく設定できる点が特に高評価です。弊社では1人の責任者が複数部門の業務を兼務しているケースが多いため、1人のアカウントで複数部門の承認ができるよう、柔軟な設定ができるのはありがたいですね。

ー トライアルのご感想をお聞かせください。

一ノ瀬さん:トライアルではAI-OCRの機能を試しました。あえて読み取りにくそうな帳票を選びましたが、斜めにスキャンしてしまったものや、変わった形式の請求書も含め、ほとんどの帳票を一発で読み取ってくれたことに驚きました。その後、バクラクシリーズ(バクラク請求書、バクラク申請、バクラク電子帳簿保存)の導入を決定しています。

紙の郵送から、データのアップロードへ。全国にバクラクを浸透させるための工夫とは

ー バクラクシリーズの導入にかかった期間をお聞かせください。

一ノ瀬さん:およそ2ヶ月間で導入することができまして、特に苦労した記憶はありません。今回は全国の拠点やグループ企業に広めていく必要がありましたので、5、6回ほどZoomで研修会を開きました。その際、しっかり現場スタッフに伝わるように説明資料を作成しています。他にも、業務が属人的になるのを防ぐため、本社の経理担当者全員が業務の流れを説明できるよう、練習やロールプレイングをしっかり行っています。

ー 請求書の取りまとめには、どのような変化がありましたか。

上野さん:以前は、各拠点の担当者が毎月分の請求書が溜まったらまとめて郵送していました。そのため、本社には月末になると大量の請求書が山積みになるような状態だったのです。

しかし現在は、請求書が手元に届いたらなるべく早めにデータ化してアップロードするように伝えています。都度アップロードしてもらえるため、早めに請求書処理業務に取りかかれるようになりました。また、郵送作業時間が減るなど、現場担当者と本社経理の作業時間が大幅に削減できているはずです。

ー 本社の経理担当者の業務には、どのような変化がありましたか。

一ノ瀬さん:以前は紙の請求書を一枚ずつめくってチェックしていましたが、バクラク請求書内の一つの画面上で請求書のプレビュー画面と、支払情報や仕訳などが同時に確認できるようになり、クリック一つで次の請求書を確認できるので、かなりスピードが上がりました。

経理担当者1人あたり、月10時間の削減!業務に余裕が生まれ、請求書の精査ができるように

ー 業務で初めてバクラクシリーズを操作した際の感想をお聞かせください。また、全国の社員さんからご感想があればお聞かせください。

上野さん:説明書を読むことなく、感覚ですぐに操作できました。帳票の読み取り速度も速かったです。

一ノ瀬さん:どこの営業所でも、最初は新しいツールを導入することにすごく抵抗があったというのが正直な感想です。どうしても、今までとは違う業務フローになると手間が増え、慣れるまで時間がかかる感覚だったと思います。しかし、一度操作してもらった結果、私たち本社の人間が想定していたよりも受け入れまでは早かったですね。管理画面の操作が簡単で、読み取りもスムーズだったことが効果的だったと思います。

ー バクラクシリーズ導入後の成果をお聞かせください。

一ノ瀬さん:もともと残業時間の削減という方針がありましたが、それに加えて本ソフトを使用することで2022年1月の導入時と5月の実績を比較して、1人あたり平均月10時間の工数削減に繋がっていることが分かりました。

その結果、忙しい時期であっても以前より早い時間に帰宅できるようになっています。また、時間と業務に余裕が生まれたことで、今までバタバタしていてチェックが漏れてしまっていた細かい部分までも精査できるようになりました。

「名前負けしていない、本当に『バクラク』な体験だった」

ー 今後の展望についてお聞かせください。

一ノ瀬さん:紙の帳票を職場で処理していたため、経理部門はどうしてもテレワークの導入が進まなかった部署でした。今後はバクラクをより活用していくことで、経理部門のテレワーク化をもっと進めていき、2、3年以内にはデジタル上で経理業務のすべてを完結できる体制を目指したいです。経理業務のデジタル化は、もともと構想としてはあったものの、バクラクの導入がそれを具体的に進めるきっかけになりました。

ー バックオフィスのデジタル化を検討予定の企業の担当者の方に向けて、メッセージをお願いします。

一ノ瀬さん:私自身、最初は新しいものを導入することにすごく抵抗があって、やらなくて済むならやりたくない、というのが正直な気持ちでした。

ですが、導入してみると、本当にラクになりました。サービス名の通り、「バクラク(爆楽)」だなと本当に実感しています。やってみないと分からないので、ぜひ勇気を出して一歩踏み出してみてはいかがでしょうか。

社名 :吉田海運株式会社
事業内容:運送事業
設立:昭和33年9月(創業:大正8年10月)
従業員数:1,700名(グループ全体)