グループ創業から110年。高山石油ガス株式会社がバクラクビジネスカード導入で小口現金運用と紙の領収書保管を廃止

小口現金運用の業務負荷を解消したかった

ーーバクラクビジネスカード導入のきっかけとなった課題をお聞かせください。

高山さん：当社の事業特性上、外勤の従業員がホームセンターで部材や工具を購入したり、出張の際に交通・宿泊費の支払いを行ったりする際に経費が発生します。その際、立替精算の負担を従業員に強いたくないので、小口現金の運用をしていました。この小口現金の運用がアナログな業務であり、従業員・経理ともに業務負担が大きく、従業員に法人カードの配付を検討していました。

＜小口現金運用の一般的な業務フローと問題点＞

ーーバクラクビジネスカード以外の法人カードも検討されたのでしょうか。

高山さん：他社カードと比較した上で、バクラクビジネスカードを選択しました。当時は、「カードの利用明細が即時連携されるか」を最も重要視していました。カード利用後に時間が経過してしまうと、領収書の紛失に繋がり、100%回収することが困難になります。そうなると、誰が何に使ったのか分からなくなってしまいます。

バクラクビジネスカードは、他社と比較してかなり利用明細の連携が早く、こちらが最大の決め手になりました。また、経費精算システムと一体で作り込まれている点もポイントでした。カードを使った瞬間に、スマホアプリで領収書の写真を撮り、申請できる。一連の流れの中で従業員が申請まで完結できる点は魅力が大きく、導入を決定しました。

そのほかカードの紛失懸念もあったのですが、バクラクビジネスカードでは、オンラインで即時利用停止・カードごとの柔軟な利用上限設定もできたので、安心して従業員にカードを配付できました。

バクラクビジネスカードでDXを推進。小口現金廃止・ペーパーレスも実現

ーーバクラクビジネスカード導入後の効果をお聞かせください。

近藤さん：手間が大幅に軽減されました！私達は、経理業務において「正確さ」を最も意識して業務に当たっています。ただし、小口現金のように「手作業」による業務があるところにはミスも発生しやすく、確認の手間も大きくなります。これまでは支払表に記載する小口現金の金額や仕訳など、注意すべきことがとても多かったのですが、この業務が大幅に削減できました。またバクラクビジネスカード導入後は、領収書をアップロードすると、利用明細と自動で突合し、インボイス制度対応における適格請求書発行事業者番号の自動チェックも行ってくれます。AI-OCRのデータ化精度も高く、本当にラクになりました。

また、個別に電子帳簿保存法に対応するシステム導入も検討していたのですが、バクラクビジネスカードの導入のみで電子帳簿保存法対応、およびペーパーレスを実現できました。これまでは過去の領収書を探すのに30分以上かかることもありましたが、電子化により1分程度で検索できるようになりました。カード利用申請をする際、スマホで領収書をアップするだけで電子帳簿保存法に対応できるため、紙の原本を保管する必要もありません。

＜バクラクビジネスカード導入後の業務フロー＞　

ーーバクラクビジネスカードの運用を定着させる際、ご苦労はございましたか。

河村さん：画面のUI（操作画面）が分かりやすく、従業員への導入説明・導入後の社内問い合わせ等での苦労はありませんでした。過去システム導入をした際には、利用者から、「画面が分かりづらい」という声もありましたが、バクラクに関しては、そのような声は一度も上がりませんでした。

実は、会計士から紹介があった際も「嘘偽りない効果があるので絶対導入した方が良い」と言われていたのですが、プロダクト名の通り「バクラク」なプロダクトでした。ここまで、目に見えて、如実に効果が出たプロダクトは初めてだと思います。他のグループ会社にも自信を持ってオススメできました。

高山さん：バクラクビジネスカードは現在約100名に発行していますが、それだけの人数に初見でスッと受け入れられたのは、正直驚きでした。システムを導入して終わりではない、“従業員一人ひとりのデジタル化”が本当の意味で進んだ実感が得られました。今までのシステム導入は、基幹・会計システム中心で業務担当者が限定されていましたが、従業員が幅広く触るシステムとしては、バクラクが初。これは幸運だったと思います。

河村さん：今までだと、業務上は“事務員さんに領収書を渡して終わり”でしたが、バクラクビジネスカードの導入後は自ら申請を上げてくれる従業員も増え、デジタル化に興味関心を持っていただけるきっかけになったと感じますね。

バクラクの価値は業務負荷の軽減だけではない、事業成長のための時間を捻出できる

ーーデジタル化推進において皆さんが意識されている点を教えてください。

近藤さん：私は現在社会人4年目に当たりますが、まだまだバックオフィス業務でわかっていないことは多いと感じます。経理でない場合、営業所の皆さんはもっとわからなくて当然です。そのため、皆さんの懸念や不安を払拭できるように丁寧に説明する、想定質問に対して事前に回答を用意しておく、その一つ一つを大切にしています。

高山さん：現場の皆さんの声を聞いて、受け止め、課題に向き合うことではないでしょうか。自社にとって本当に必要なものは何かをよく話し合って、本当に良いものを選ぶ。河村と近藤もそうですが、とても丁寧に進める反面、いい意味で”押しの強さ”があり（笑）、おせっかいな気質もあります。少し押し付けがましくも、より良い方法を提案し続けていくと、だんだん周囲も「いいじゃん！」と変化していくことがあります。こういった前向きなマインドが、バクラクの導入然り、デジタル化に向けた大きな原動力になっていると感じます。

ーー最後に、バクラクビジネスカードの導入を検討されている方へメッセージをお願いします。

高山さん：経理は“事務屋”さんではないと考えています。経営陣や現場の皆さんが動きやすくなるように、できるだけ事務処理負担を軽減させたり、コスト削減のアイデアを発信したりしていくことが必要だと思います。

今回、バクラクビジネスカードを導入し、アナログ業務をシステムに移管することができ、本来経理としてやるべき仕事にシフトできるようになりました。また、これまで現金や紙が中心だったので支出分析がしづらかったのですが、デジタル化されたカード支払いに移管したことで、支出削減のための分析などを手掛けていく土台が整いました。今後、高山石油ガスがデジタル化を推進し、さらなる成長をしていくための大きな一歩となった実感があります。「支払い手段としての法人カード」に留まらない価値のあるサービスなので導入しない理由は見当たりません。