IPO準備に向けて「3つの要件すべてで突出」。打刻とPCログの一元管理で勤怠締め作業を3分の1に削減し、36協定遵守体制を構築した労務ガバナンスの強化

労務のガバナンス強化のためにバクラク勤怠の導入を検討

——バクラク勤怠の導入を検討した背景を教えてください。

加中さん：背景は2点あります。一点目はIPOに向けた労務のガバナンスの強化です。もともと使っていた勤怠システムでは、労働時間の客観的な記録としてPCログを勤怠システム上で取得することができませんでした。客観的な勤怠記録の取得、未払残業代の発生防止といったことが課題となっていたため検討を進めました。

もう1点は36協定の遵守です。以前使っていたシステムでは、時間外労働時間の集計や休日労働の確認がしにくいという課題もありました。その2点を踏まえ、バクラク勤怠の導入の検討を進めていきました。

3つの要件すべてでバクラク勤怠が突出

——バクラク勤怠導入前の勤怠管理の業務フローや課題について教えてください。

加中さん：従業員に勤怠の打刻、休暇申請、修正などを随時行ってもらっています。そして翌月の1営業日に上長が月締め承認をし、勤怠を締めるという流れです。

旧システムでは休日出勤をしているのに所定労働日の労働とみなされてしまったり、休暇を取得しているのに打刻ができてしまうといった課題がありました。

そのため勤怠の月締めの際に管理者側の確認が必要になってしまい、勤怠の月締め時の確認に管理者側でも多くの工数がかかっていました。

——バクラク勤怠の導入の決め手はなんですか？

加中さん：勤怠システムに課題を感じてから、半年から一年ほどかけて乗り換えを検討しました。乗り換えにあたって3つの要件が最低限必要だと考えていて、その3つの要件をすべて満たせるのがバクラク勤怠だったことが決め手となりました。

要件の1点目は打刻とPCログです。打刻ができることはもちろん、PCログで客観的な記録を取得し、それぞれの差分を確認したいと考えていました。

2点目は勤務状況の確認のしやすさです。先ほどもお伝えしましたが、時間外労働時間の集計や休日労働が旧システムでは確認しづらかった。特に法定労働時間の超過分はシステム上では確認できず、従業員自身で労働時間の計算が必要な仕組みとなっていたため、解決したいと感じていました。

3点目は従業員の勤怠打刻の使いやすさです。旧システムでもSlackで打刻はできたのですが、コマンドを打たなければならない点や承認に関してはWebの画面で行わなければならない点など手間を感じることが多かったです。そのため、乗り換えでは従業員の打刻のしやすさを重視しました。

——最終的にいくつのサービスに絞り込んで意思決定をしましたか？

加中さん：最終的に5つほどのサービスに絞り込みました。さまざまなサービスを候補に入れて検討を進めていきました。

——ほかの勤怠管理サービスと比べて、バクラク勤怠が優れていると感じた点はありますか？

加中さん：先ほどお伝えした3つの要件のすべてで、バクラク勤怠が突出して優れていました。

機能開発のスピード感に期待感があった

——御社の勤怠システム乗り換えのスケジュール上、バクラク勤怠のPCログ機能のリリースはギリギリでした。それでもリリースまで待っていただけたのはなぜですか？

加中さん：機能開発のスピード感が大きいです。営業の方やCSの方とのやり取りのなかで、弊社の希望である8月運用開始に間に合わせていただけるという期待感があったのでリリースまで待つことができました。

あとはデモサイトを早めに触らせていただけた点も導入の検討にプラスに働いたと思います。

大きなトラブルなく乗り換えはスムーズ

——導入時の社内へのご説明や活用の促進をどのように進めていったかを教えてください。

加中さん：社内への説明では、全社向けの説明会を開催しました。従業員の方向けと、承認者になるマネージャーの方向けにそれぞれ実施しました。

今まではPCログを取得していなかったので、どうしてPCログを取得するのかという背景から説明し、乗り換えにあたっての注意事項やバクラク勤怠の登録方法を説明しました。

運用開始後の活用の促進では、従業員からの質問をもとに社内マニュアルを何度かアップデートしたり、バクラク勤怠の機能のアップデート情報を従業員にお知らせしたりしています。

——勤怠管理の乗り換えはスムーズでしたか？

加中さん：スムーズでした。乗り換え後の打刻に関して従業員からの問い合わせは多くなかったですし、勤怠締めも大きなトラブルなく対応できました。

勤怠の締め作業にかかる時間が3分の1に

——勤怠管理に関する業務の工数は導入前後で変化しましたか？

加中さん：導入前では管理者側での勤怠の月締め作業に半日から1日程度かかっていました。バクラク勤怠導入後は、日次の勤怠エラーを解消するために、従業員に日々申請と承認をしてもらっているので、管理者側での勤怠締めにかかる作業時間は3分の1ほどになりました。

——バクラク勤怠導入による想定外の効果はなにかありましたか？

福地さん：勤務実態をリアルタイムで把握できることです。弊社はフルフレックス制を採用しているのですが、旧勤怠システムでは各従業員が合計何時間働いているのかをリアルタイムで把握しづらい状況でした。リプレイス後はPCログを取得することにより、打刻とPCログで数値を確認できるので、勤務実態を把握しやすくなりました。

従業員目線ではポジティブな声がほぼ100%

——従業員のみなさまから勤怠管理に関してご意見はありましたか？

加中さん：ポジティブな面では、Slack打刻がやりやすい、画面が見やすいという声をいただいています。ネガティブな面はあまりありませんが、乗り換えのタイミングではじめてPCログの取得開始したので、PCログ取得に対する心理的な負荷はあったかもしれません。

福地さん：旧勤怠システムに比べてSlack連携がかなりスムーズなので、非常に助かっているという声を多くいただいています。従業員目線では、ポジティブな声がほぼ100%だと思います。画面は見やすいですし、操作性も抜群です。

管理側からの要望としては、個人の打刻率を見られると嬉しいです。監視目的ではないのですが、リアルタイムの打刻率をKPIとして追えるようになると、法令遵守の勤怠という観点で管理者側としては大変助かります。

間瀬さん：私としては、リプレイス後にバクラク勤怠が使いづらいという声が届かないことが驚きです。前職で勤怠システムのリプレイスを経験したのですが、そのときは乗り換えてから使いづらいという意見を何件かいただいていました。

バクラク勤怠では使いづらいという声をほぼ聞かないので、みんなが使いやすいと感じているのだと思います。

残業レポートで全社員の勤務実態を一覧で把握

——管理者目線でバクラク勤怠の一押しの機能はありますか？

加中さん：どれもすごく使いやすいのですが、残業レポートが一押しの機能です。全社員の勤務実態を一覧で見られるのと抽出条件を指定してソート表示ができるので便利です。法令遵守の観点から、従業員の残業時間の見込みと実績を残業レポートで定期的に確認しています。

以前のシステムでは、月の途中で残業時間の経過を確認する際はスプレッドシートで集計が必要でした。バクラク勤怠ではシステム上でソートできるため、経営陣への共有や報告でも残業レポートが役立っています。

リモートワークとの相性が良い

——リモートワークとバクラク勤怠との相性はいかがですか？

福地さん：バクラク勤怠はSlack打刻ができますし、勤怠システム上にPCログデータを保存することができる点で他のシステムより利便性があると感じています。打刻とPCログの両方を勤怠システム上で把握できるという点でリモートワークとはかなり相性が良かったと思います。

IPOを検討している企業には特におすすめ

——バクラク勤怠の導入を検討している企業のみなさまにメッセージをお願いします。

加中さん：従業員の勤怠の打刻は毎日必ず発生する業務です。そこをいかに負担を少なくできるかということは、労務の観点でも非常に重要だと思います。バクラク勤怠は従業員が打刻しやすいので、従業員に負担なく打刻をしてもらえるシステムです。

また頻繁に機能がアップデートされていくので、従業員のみなさんにとっても、より使いやすいシステムとして、進化していると感じます。そのような点も踏まえて、管理者としてもおすすめの勤怠システムだと思います。

福地さん：機能開発のスピードがかなり速いですし、ユーザーからの要望に迅速に対応してくださるので、特にIPOを検討されている企業には非常におすすめです。

あとPCログの導入を検討されている企業の方もいらっしゃると思いますが、バクラク勤怠は、勤怠システム上で打刻とPCログの整合性を確認できるので、PCログもおすすめしたいです。

間瀬さん：承認者としても、バクラク勤怠は何件承認しなければならない、また何件エラーが発生しているといったことがわかりやすいシステムです。もし現状、お使いの勤怠管理システムに対して不満の声があるようであれば、まずはLayerXさんのお話を聞くところから進めていただけると良いかなと思います。