「バクラクのおかげで処理スピードが上がり、案件が3倍に」全国の中小企業の経理代行を請け負う、経理のプロがバクラク請求書を選んだ理由とは

「バクラクのおかげで処理スピードが上がり、案件が3倍に」全国の中小企業の経理代行を請け負う、経理のプロがバクラク請求書を選んだ理由とは

課題
課題

・およそ100社分の請求書を毎月アナログな“力業”で処理していた
・クラウド会計ソフトによって振込データの形式も変わり、時間がかかっていた
・振込データ作成、ダブルチェックに時間がかかっていた

決め手
決め手

・クラウド会計ソフトにあわせた操作画面でスムーズに情報連携ができる
・直感的にどこをクリックすればいいのかが分かり、迷わずに済む
・AI-OCRによる自動入力補完のスピードが速く、精度が高い

効果
効果

・仕訳入力作業におけるルーティン業務がなくなり、間違いや入力漏れをチェックできるようになった
・担当者のストレス軽減と作業工数の軽減を実現した
・業務時間が想定の1/3、1/4までに抑えられ代行の案件数を3倍ほど増やすことができた

「テクノロジーを活用し、リアルタイムに経営の課題を見える化する」をキャッチコピーに掲げ、主に経理業務の改善コンサルティングと経理業務のアウトソーシングサービスを提供する株式会社エスアンドシー。クラウド会計ソフトを始めとしたツールを活用し、主に中小企業の会計入力や振込業務、請求書発行、給与計算といった経理業務全般の代行業務を手掛ける同社では、手入力による請求書の処理に課題を感じていました。

ツール導入の背景にあった課題や導入までの流れ、そして成果について、同社代表の相良(さがら)さん、コンサルタントの宮田さんにお話を伺いました。

日本全国の中小企業から、経理代行を引き受ける株式会社エスアンドシーが抱えていた課題

代表の相良さん

ー 貴社の経理代行業務についてお聞かせください。

相良さん:業界業種問わず、さまざまなお客様からご相談いただくのですが、基本的には売上規模が1億を超え、社員数20~30人ぐらいの規模で経理1人では対応できないという企業からのご相談が多くなっています。また、クラウド型のサービスであるため、全国からご依頼いただいております。

弊社の経理代行業務は、「利益に貢献する」というコンセプトを掲げています。そのため、リアルタイムで経理の数字を反映させようと、積極的にデジタル化による業務フローの見直しを進めています。リアルタイムに業務フローを見える化、効率化し、それを最終的にマニュアル化していく、という流れです。

ー バクラク請求書を導入する以前は、どのような課題があったのでしょうか。

宮田さん:企業によってもバラバラですが、1社あたり50枚前後の請求書をおよそ100社分受け取り、アナログな“力業”でなんとか処理していました。

基本的には紙の請求書を手入力で処理し、クラウド会計ソフトに付随した振込データ作成を一部使いながら業務を進めていました。お客様が使用するクラウド会計ソフトによって振込データの形式も変わるため、とにかく時間がかかっていたのです。

クラウド会計ソフトとの連携、使いやすさ、AI-OCR機能を比較検討し、バクラク請求書の導入を決定

コンサルタントの宮田さん

ー 請求書処理のツールを導入するにあたって、比較検討は実施されましたか。

宮田さん:バクラク請求書を含む、3社のツールを比較検討しています。検討する際に重視していたポイントが、クラウド会計ソフトとの連携でした。API連携によって仕訳データもスムーズに反映されるかどうかを確認しました。

特に弊社では、freee会計やマネーフォワード クラウド会計を主軸にお客様の会計処理を行っていますので、この2つのクラウド会計ソフトとしっかり連携していること、そしてスムーズにツール間をまたぐ操作ができることが重要でした。

バクラク請求書の場合、仕訳入力画面がfreee会計のレイアウトに対応しており、連携がすごくスムーズで使いやすいです。

例えば、freee会計では「仕訳」ではなく「取引」という形式を取っているのですが、バクラク請求書でも同じ表記に合わせられています。取引先タグ、品目タグ、部門タグといったタグ情報もfreee会計からすべて取り込むことができ、なおかつ同じタグをバクラク請求書でも付与することができたりと、ほぼ同じツールの感覚で操作できるのです。

相良さん:バクラク請求書はUI(操作画面)がとても分かりやすいと思います。本来、請求書の対応は複雑な処理が必要になるはずなのですが、バクラク請求書だと簡単に処理できます。画面のデザインに無駄がなく、直感的にどこをクリックすれば良いか分かるため、まったく操作に迷いません

ー トライアルでは、どのような機能を重視されていましたか。

宮田さん:AI-OCRの機能を試させていただきましたが、情報の読み取り精度が高いだけでなく、きちんと読み取れたかチェックする画面も非常に分かりやすいです。

例えば、他社のOCRの場合、読み取った金額が間違っていたときは、正しい数字を手入力する必要があります。しかしバクラク請求書の場合、間違った金額を読み取っていたとしても修正候補の数字がずらっと並び、その中から正しい数字をクリックするだけなので、手入力の必要がありません。

比較検討とトライアルを重ねた結果、エスアンドシーではバクラク請求書を導入することにしました。

1、2回操作をするだけで操作方法を習得。源泉所得税レポートやメール受取機能を活用

ー 社内にバクラク請求書を浸透させるまで、どのくらいの期間がかかりましたか。

宮田さん:10名の社員が、バクラク請求書を業務で活用しています。もともとクラウド会計ソフトの操作に慣れているという背景もありますが、1、2回操作をするだけで慣れてしまう印象です。何時間もかけて覚えこむような難しい操作ではないので、研修は1回でも十分だと思います。特に仕訳の経験がある人であれば、かなりスムーズではないでしょうか。

ー レポート機能はどのように活用していますか。

宮田さん:社内では、「源泉所得税レポート」を最もよく確認しています。弊社では振込代行の中で源泉所得税の納税代行も請け負っており、その際の集計に活用しています。

(編集部注1)「源泉所得税レポート」では、事前に設定を行った取引先・勘定科目に紐づく源泉所得税を、レポート形式でご確認いただけます。この機能を利用することによって、翌月10日に納付を行う源泉所得税の集計作業が不要となり、納付の抜け漏れを防ぐことが可能です。

また、お客様にログイン権限をお渡しし、受領漏れや振込み漏れがないかをご確認いただいております。

「バクラク請求書を導入していなければ、現在の業務は3、4倍の時間がかかっていたはず」

ー 社内のバクラク請求書に対するご感想をお聞かせください。

宮田さん:「扱いやすい!」の声がほとんどですね。これまでは過去の請求書の内容を確認し、どのように仕訳をするか考え、手入力で対応していました。ですが、バクラク請求書は過去の仕訳を一度覚えさせれば2回目以降、同じ内容で自動入力してくれるため、担当者の業務がとても楽になっています。

ー バクラク請求書導入後にどのような変化がありましたか。

宮田さん:仕訳入力作業におけるルーティン業務がほとんどなくなった結果、間違いや入力漏れをチェックするための時間を増やすことができ、結果として担当者のストレス軽減と作業工数の軽減を実現できました。

バクラク請求書を導入していなければ、現在の業務は3、4倍の時間がかかっていたと思います。

受け入れられる案件数も3倍くらいまで増えました。今後さらに採用を強化して社員を増やし、全体の案件数を増やしていきたいですね。

バクラクを切り込み隊長としてデジタル化の一歩を

ー 今後の展望をお聞かせください。

相良さん:バクラクは非常に使いやすく導入しやすいため、まだ紙の転記作業などが多い企業であっても支払業務を起点にデジタル化を進めることができると考えています。

電帳法やインボイス制度、そしてコロナ禍によって、デジタル化の機運はこれまで以上に盛り上がっていると思いますので、バクラク請求書のような新しいツールを活用しながら、中小企業のデジタル化を今後も支援していきたいと考えています。

ー バクラク請求書は、どのような企業におすすめできるでしょうか。

相良さん:支払いが多い業態の企業には、間違いなく合致すると考えています。また、請求書だけでなく、経費精算や電子帳簿保存法への対応など、すべてバクラクで統一することで、より一層の業務効率化ができるのではないでしょうか。

社名 :株式会社エスアンドシー
事業内容:クラウド導入支援、オンライン型経理代行、業務改善コンサルティング
設立:2009年3月