・会計ソフトの全社統一に伴い、従来の請求書処理フローの見直しが必要に
・紙やExcelへの手入力による申請・経費精算をしていたため、負担が大きかった
・インボイス制度や電子帳簿保存法の対応負担を減らしたい
・現状の業務フローに即した運用設計が可能で実務担当者の負担が少ない
・設定が複雑になりすぎない、ちょうどいい自由度でカスタマイズができる
・受領代行のシステムと比較し、コストが高くなりすぎない
・請求書処理や経費精算の作業工数を50%以下に削減
・紙が減り、見落としや確認の手間が減った
・連結会計の相殺対象となる請求書の突合作業がラクになった
リソルホールディングス株式会社（以下、リソルホールディングス）は、「あなたのオフを、もっとスマイルに。」をコーポレートスローガンに掲げ、ホテルやゴルフ場、リゾート施設等の運営事業に加え、福利厚生事業、再生エネルギー事業、投資再生事業など、グループ経営で多角的に事業を展開しています。
全国に複数の事業拠点を持ち、事業拡大によって子会社が増えている企業にとって、システムを導入するときの懸念の一つが、「現場や新たな拠点への定着に時間やコストがかかる」こと。
同社経理部では、その点を重視したシステム選定を行い、バクラクを採用。既存の業務フローを大きく変えずに迅速な導入を実現しました。2週間ほどで子会社へ導入するなど、全社への展開もスムーズに進めています。
初期の負担を最小限に抑えながら、各拠点と本社の経理業務の効率化を実現した経緯について、リソルホールディングスの経理部経理課 課長 石井礼人氏と、同じく経理課の塩見孝太氏に伺いました。
リソルホールディングスの経理部では、経営陣の迅速な意思決定を実現するため、決算や月次連結決算の早期化を目標として、経理業務フローの改善に取り組んでいます。
バクラクの選定を始めた2022年秋頃には、法令改正や会計ソフト全社統一の動きが重なり、従来の請求書処理フローを見直す必要が生じていました。
当時の請求書処理フローは、手入力やメールのやり取りの負担が大きいものでした。具体的には、経理担当が会計ソフトに手入力で起票し、Excelに金額や振込先情報を入力。さらにExcelを印刷して回覧した後に、本社宛にメール送付し、本社で支払処理を行っていました。
そこで、特に手入力を削減し、支払申請のシステム化ができる請求書受領システムを中心に、5社のサービスを比較検討しました。最終的にバクラクに決めた理由について、導入・展開を推進した塩見氏はこう説明します。
「まず費用対効果を考えたときに、当社では費用をかけて請求書受領代行サービスを使うほどではありませんでした。また、できるだけ現行の業務フローを大きく変えずに進めたいという要望があり、その点でバクラクは迅速に導入できる点とコスト面のバランスが良かったです。設定が複雑すぎることもなく、必要な範囲でカスタマイズができる点も魅力でした」
（編集部注：請求書の受領代行サービスとは、紙で届く請求書を専門業者が代理で受領し、スキャン・電子データ化まで行う仕組みです。）
全社では1,700名を超える従業員を抱えるリソルホールディングス。インバウンド需要の高まりもあり、事業拡大を進める中で、M&Aにより新たに加わった子会社にも順次バクラクの展開を進めています。
現場の実務担当者に負担少なく、迅速にシステムの浸透をさせていくにあたっては、「バクラクの設定の容易さや、サポート担当のレスポンスの早さが大きかった」と塩見氏は話します。
「バクラクの初期設定は早ければ半日ほどで終わるため、新規拠点への適用もとてもスムーズです。バクラクの導入を決めてから2週間ほどで実際の運用が始まる事業所もありました」
バクラクが用意しているパワーポイントのマニュアル資料を少しカスタマイズするだけで、社内説明資料として配布できたことも、スムーズな展開を後押ししました。
現在は、事業拠点の課題に応じて、「バクラク請求書受取」や「バクラク申請」だけでなく、「バクラク経費精算」も導入。請求書処理、経費精算、交際費や出張時の稟議申請をバクラクで一元管理することで、ユーザー管理やマスタ管理のメンテナンスの手間も少なく済んでいるといいます。
導入当初は新しいシステムを導入することに対する否定的な意見もありましたが、直感的に操作できることから、1〜2ヶ月後には問い合わせもなくなったといいます。どうしてもシステムの利用が難しい社員の分は、代理申請の機能を活用することで対応しています。
運用が進むにつれて、現場から好評の声も上がっています。従来のシステムでは請求書をアップロードする際に1枚あたり3分ほどかかっていた作業が、バクラクでは数秒で完了したという報告も。
申請者や承認者を含めた請求書処理工数は半分以下に圧縮され、「承認フローや証跡が明確になることで内部統制の強化にもつながっている」と石井氏は話します。郵便料金値上げの影響などもあり、紙で届く請求書の量も従来の半分ほどに減少し、業務効率も向上しています。
本社で経理処理を担当する塩見氏の業務にもポジティブな変化がありました。各拠点から送付されてくる紙の請求書がなくなり、バクラク上でやり取りが完結するため、見落としや確認の手間が減っているといいます。
「バクラクで、各拠点のデータが一元管理され、どこからどの請求書がきているのかぱっと分かるようになりました。時間がかかっていた連結会計の相殺対象の請求書の突合の負担も減りました」（塩見氏）
「今となってはシステムがない状態が思い出せない」と振り返る塩見氏。今後はますますシステムを活用した経理業務があたり前になっていく中で、従業員にとってもシステムを活用していくことはメリットがあると語ります。
「システムを導入していない状態で業務を行うことを考えると、手間が大きいので支払いの頻度を減らすなどの業務の柔軟性が下がっていきます。うまくシステムを活用することで、従業員や取引先にもメリットがある状態をつくっていきたいですね」
実は経理部では現在も、新たな事業部へのバクラクの展開を進めており、今後の事業拡大を見据えて、さらなる業務効率化を目指しています。
「各拠点での人員が限られる中で、実務を担当する方の負担軽減をしていきたいと考えています。また、さらなる効率化に向けて、会計ソフト周辺のAPI連携や、BPOへの委託なども検討しているところです」（塩見氏）
最後に、前職では別のシステムを使っていたという石井氏に、どのような企業に対してバクラクを推奨できるかを伺いました。
「大がかりな業務フローの変更を避けたい企業や、複数拠点への展開にハードルを感じている企業には導入しやすいシステムだと思います。直感的に操作できるので、実務者からの抵抗が少ない点も大きいですね。本社以外に経理担当が点在するケースでも定着しやすいと感じます」
多くの企業が“高精度”を謳う中、バクラクはAI-OCRの精度をはじめとするAI活用機能に強みを持っています。では、どのようにしてその強みを実現しているのか、他社サービスと比較してどのような違いがあるのか、解説します。
本資料はバクラクを活用した経理業務の改善事例集です。請求書の発行や支払処理、経費精算、法人カードの処理、また法令対応の負担軽減をどのように実現したのかお客様にインタビューした事例を5社分掲載しています。
