・新規の支払いのため、経理担当者が支払い時に同席する必要があった
・デビットカードを利用する前に、指定口座に入金しておく必要があった
・3Dセキュアに対応しているため、幅広いオンライン決済で使用可能であること
・複数枚発行でき、カードごとに利用上限金額を設定できること
・ワークフロー「バクラク申請」とカードの連携に期待していること
・リアルタイムでクレジットカード利用状況を確認できるようになった
・複数枚のカードを発行しても、利用上限金額の設定やWeb上で利用停止ができるため、安心して事業部に渡せるようになった
・経費精算や請求書処理のツールと管理画面の窓口が同じため、月末の経理処理業務がスムーズになった
医療×デジタル領域の事業を展開する株式会社MICINのグループ企業として、少額短期保険を開発・提供しているMICIN少額短期保険株式会社。「医療×テクノロジーで保険をアップデートし、自分らしい生き方を選択できる世界を。」をVISIONに掲げる同社では、バックオフィス業務の効率化と、内部統制の強化に取り組んでいます。今回はその一環として、バクラクシリーズの導入に続き、経理業務のさらなる効率化を目指してバクラクビジネスカードを導入いただきました。
バクラクビジネスカード導入の背景にあった課題や導入までの流れ、そして成果について、株式会社MICINコーポレート部で財務・会計を担う、田中さんにお話を伺いました。
ー 貴社のバックオフィス業務体制とミッションについてお聞かせください。
田中さん：コーポレート部では、MICIN全体の通常の経理業務である経費精算や請求書処理業務に取り組むとともに、将来的なIPOを目指して内部統制を強化し、かつ効率的な経理業務を実現するための仕組み作りにも力を入れています。
また、今回のバクラクビジネスカードの導入のように、忙しい事業部の負担を減らすため、経理財務部から事業部へ積極的にヒアリングを行い、協力して業務を巻き取っていることも特徴です。
ー バックオフィス業務におけるデジタル活用の状況をお聞かせください。
田中さん：MICINはオンライン医療事業などテクノロジーを活用した事業を展開していることもあり、データや新技術を取り入れていくことに対してはとても積極的です。私自身も新しいデジタル技術が好きで、最先端のサービスで面倒な業務を効率化していくことを常に考えています。
なお、弊社では会計ソフトには勘定奉行クラウドを、経費精算にはバクラク経費精算を現在活用しています。
ー バクラクビジネスカードを導入する前は、どのような課題を感じていましたか。
田中さん：以前は社内に1枚のデビットカードしかありませんでした。デビットカードは、カード利用と同時に口座から支払金額分が即引落しされる仕組みで、1つの口座につき1枚しか発行できません。そのため、今後必要になりそうな金額を予測し、その分だけ口座に入金しておく必要がありました。
具体的には、およそ3ヶ月に1度の頻度で一定の金額を引落の口座に入金していました。
弊社ではリスティング広告やSNS広告をそれなりに大きい額の予算規模で運用しているため、配信した広告費が媒体側に自動で支払われていきます。もし何かのトラブルで想定以上に広告を配信してしまい、口座の残高不足になってしまえば、そこで広告配信が停止する恐れがあったのです。そのため、広告配信時には常に「残高が足りているか」と神経をとがらせていました。
ー デビットカードでは、広告費以外にどのような支払いが発生していたのでしょうか。
田中さん：SlackやOffice365といった日常業務に使用するSaaSの利用料の支払いが多いです。
事業部側では、イベント参加者へのデジタルギフトの支払いが多くなっています。あとは文房具といった消耗品の購入にもデビットカードを使用していました。
ー デビットカードが1枚しかなかったことで、どのような課題がありましたか。
田中さん：事業部で新しい支払い先が発生した際に、わざわざ経理とZoomをつないでカード番号を入力する手間が、週に1回の頻度で発生していました。1回あたり15分ほどで済むものの、通常業務を一時中断することになります。
また、デビットカードが1枚しかないことで、どの部署の誰が担当の決済なのかデータが残らないことも課題でした。
以上の課題を踏まえ、デビットカードのように限度額が大きく、事業部にあわせて複数枚発行できる法人クレジットカードの導入を検討することになりました。
ー バクラクビジネスカードをお知りになったきっかけをお聞かせください。
田中さん：以前からバクラクシリーズを導入しており、加えて新しいサービスや機能のお知らせが多いことから、LayerX社のリリースは常にチェックするようにしていました。バクラクビジネスカードのリリースが発表されてすぐに事業部側の担当者にも伝えたところ、「無料だし、まずは契約しよう」との反応があったことを覚えています。
ー バクラクビジネスカードにはどのようなメリットがあると考えましたか。
田中さん：大きく2つあります。一つは、世界標準の本人認証方法である、3Dセキュアに対応していることです。最近では、オンラインで決済をする際に3Dセキュアに対応していないと決済が完了しないWebサイトも増えてきているため、3Dセキュア方式を採用していることはとても助かります。
もう一つは、複数枚発行でき、カードごとに利用上限金額を設定できることです。これによって、何かのトラブルでビジネスカードを不正に利用されたとしても、被害を抑えることができます。
ー バクラクビジネスカードを実際に利用されてみて使い勝手はどうでしょうか。
田中さん：ワークフローや経費精算、請求書処理など、弊社で利用している他のバクラクのサービスと管理画面の窓口が同じため、経理業務を行う上でログインし直す必要がない点は、バクラクならではの魅力だと思います。導入以前はあまり気にしていなかったのですが、これは導入後に非常に便利だと感じた点です。
ビジネスカードの管理画面は、週に1回ほどの頻度でしか確認していませんが、その他のバクラクシリーズは、ほぼ毎日2〜3時間ほど操作しています。例えば、月末月初に経費精算処理をしている際に、どのくらいビジネスカードを使用していたか、使途不明な明細はいつ決済されたのか、すぐに確認しにいくことができます。これはバクラクシリーズに共通していることですが、ページの読み込みや操作のレスポンスがとても速く、ストレスを感じずに操作できます。
また、ワークフローシステム「バクラク申請」とバクラクビジネスカードとの紐付けにも期待しています。以前はデビットカードの利用明細を見て、どの稟議の支払いかを手作業で探し出していました。そもそも稟議が上がっていない決済もあります。その点、バクラク申請と結びつけられるのは魅力だと思います。
ー バクラクビジネスカードは複数枚発行できますが、どのように活用されていますか。
田中さん：3枚のバクラクビジネスカードを発行し、1枚はコーポレート部で、残りの2枚を事業部に渡しました。事業部のビジネスカードはデジタルギフトの購入や消耗品といった小口利用のため、不正利用のリスクを抑える目的で利用上限金額額を低めに設定しています。
事業部担当者への説明もスムーズで、オフィスで30分ほどレクチャーしただけで完了しました。カード発行・管理画面は直感的に操作できるので、特別な説明やマニュアルは不要です。今後、大きなサービスやシステムを契約する際には、専用のバクラクビジネスカードを発行しようと考えています。
ー バクラクビジネスカードを導入して、どのような成果が得られましたか。
田中さん：デビットカードや一般的な法人用クレジットカードと違って、カード利用後すぐに決済データが連携されるため、リアルタイムでカード利用状況を確認できる点は非常に便利だと感じました。バクラクシリーズで作業中に、ふと気になってバクラクビジネスカードを確認すると即連携されているため、経理作業にタイムラグが発生しません。
デビットカード1枚に頼っていた体制よりも、利用上限が設定された複数枚のクレジットカードを使用しているほうが、内部統制の強化には大きく貢献していると思います。何かのトラブルで不正利用があった場合にはWeb上から利用停止にできますし、カードごとに利用終了日を設定できることで事業部に渡しやすいと考えています。
ー 今後の展望をお聞かせください。
田中さん：MICINでは、オンライン医療事業、デジタルセラピューティクス事業、保険事業の三本柱をもっと伸ばしていく必要があると考えています。そのため、バックオフィスの業務も事業の成長につながることが最優先です。バクラクビジネスカードを含めたバクラクシリーズを活用し、経理におけるあたり前の業務をできるだけ効率化して、より事業部のお手伝いができるシーンを増やしていきたいと考えています。
ー バクラクシリーズは、どのような企業におすすめできるでしょうか。
田中さん：バクラクシリーズは、弊社で利用している会計ソフト「勘定奉行クラウド」にとてもスムーズに連携できるので会計ソフトとの連携を重視される場合には特におすすめです。また、開発スピードが非常に早く、唯一無二のサービスであると考えています。
