急成長企業の労務課題も解決。Slack連携で打刻漏れを解消し、勤怠管理とPCログの一元化で締め作業を50%削減。

「これしかない」と感じ導入を決定

——まずはバクラク勤怠の導入に至った背景について教えてください。

玉置さん：もともと弊社では、さまざまな労務周りのツールを使用していました。勤怠管理と工数管理、PCログでバラバラのツールを3つ使っていて、その管理が煩雑だったのでツールを一元化したかった、というのが背景の1つ目です。

2つ目として、勤怠管理あるあるかなと思うのですが、従業員の打刻漏れ、勤怠の承認者がタイムリーに承認できないなどの運用上の課題もありました。

——3つのツールを使っていると管理が煩雑になりそうですね。

玉置さん：そうなんです。ただ一元化しているツールがなかなかなく、分散するしかいないという状況でした。

弊社では、申請・経費精算や債権・債務管理などバクラクシリーズのほかのサービスも使用しています。そのためバックオフィスのツールをバクラクに一本化した方が良いと考えていました。

バクラク勤怠をリリースするというプレスリリースをお見かけしトライアルしたあと、PCログまで付いていて、これから工数管理をリリース予定とのことでしたので、「これしかない」と感じ、導入を決定しました。

組織の規模拡大に伴って勤怠管理の工数が大きくなった

——バクラク勤怠の導入前にはどのような課題がありましたか？

玉置さん：勤怠の締めをするときに、社員の勤怠、工数、PCログですべてのデータを突合しなければならないのがかなり手間で、大きな課題になっていました。

ツールごとにデータのフォーマットや仕様が当然違う。それを早急に一元化したいという状況でした。

——勤怠管理と工数管理、PCログの突合にどのくらい時間がかかっていましたか？

玉置さん：先月の分を次月に締めるのに、およそ10営業日ほどかかっていました。弊社の給料は月末締めの翌月25日払いで、修正があるとギリギリのスケジュールです。そのため勤怠締めを完了するところまではなるべく時間を縮めたい、という課題がありました。

——主に時間がかかっていたのは勤怠締めでしたか？

玉置さん：そうです。そもそも打刻がしっかりとされているかどうかを確認し、また工数データと打刻の数値が一致しているかどうかをすべて見ていたので、かなり大変でした。

それを毎月、従業員50人分すべてを確認しなければならなかったので、工数がかかっていました。

——従業員や管理者のみなさまへの打刻漏れのリマインドは手動で送っていましたか？

玉置さん：手動で送っていました。まず翌月の月初時点で、打刻漏れのない従業員はおよそ半数ほど。その方々に入力してくださいとリマインドして、入力してもらった後も「ここが違います」と連絡したりするので、やや工数がかかるなと感じていました。

——50人ほどの従業員規模になられたとのことでしたが、組織の規模の拡大に伴って勤怠管理の工数の課題が大きくなっていったのでしょうか？

玉置さん：はい。従業員が増えるとその分勤怠のチェックに工数がかかるので、組織の規模の拡大に伴って勤怠管理の課題が大きくなりましたね。

2年前の時点では、弊社の従業員は10人もいなかったのですが、去年採用に力を入れて組織の規模が急拡大しました。そうなるとやはり勤怠チェックの工数は組織の規模に比例して大きくなっていくので、業務が追いつかないという状況です。

バクラク勤怠はメリットしかなかった

——バクラク勤怠の導入の決め手について教えてください。

玉置さん：決め手は2つあります。1つは先ほども申し上げましたが、労務管理で使用するツールを一元化できるという点です。同じツールであればデータの突合作業の効率が良いので、バクラク勤怠ならツールを一元化できるということが決め手になりました。

2つ目はSlack連携です。トライアル中に使わせてもらったのですが、Slack連携だと打刻は手軽ですし、UIが直感的で使いやすいなと感じました。従業員側でも管理者側でもストレスなく利用できると思います。

たとえば、遠方に出張に行くときや社外のイベントに参加するときなど、スマホからSlackを開いて打刻できるのは非常に便利です。

「出先からいちいちPCを開いて打刻をしなければならない」といった悩みも解決できますよね。

——これまで使っていた勤怠管理サービスやPCログのツールと比べて、バクラク勤怠が特に優れている点は何かありますか？

玉置さん：やはり、ツールが一つなのでPCログの客観的な記録と、従業員の打刻が一致しているかどうかをチェックしやすい点は特に優れていると思います。

勤怠やPCログを管理する手間とコストが減るので、管理者側の負担を軽減できたと感じます。これまで勤怠とPCログの突合作業に2-3時間ほどかかっていましたが、バクラク勤怠を導入してからは半分の時間で終わるようになりました。

またバクラク勤怠に乗り換えてからツール代が安くなったので、メリットしかありませんでした。

2025年内にはバクラク勤怠の工数管理機能のリリースされるとのことで、とても待ち遠しいです。

既存システムからの乗り換えはスムーズ

——導入時の社内の従業員の方への説明や活用の推進はどのように進めましたか？

玉置さん：弊社のフレックスタイム制のルールに合わせた勤怠ルールは別途作りましたが、バクラク勤怠の公式マニュアルを活用させていただいたので、細かいマニュアルを作る必要はありませんでした。おかげさまでスムーズに導入できたと思います。

——勤怠管理とPCログのツール切り替えによる、社内での摩擦や抵抗感のようなものはありましたか？

玉置さん：意外とありませんでした。従業員からの質問もあまりなかったです。Slack連携の機能が便利という声が従業員から上がっていて、導入した私としては嬉しい限りです。

勤怠管理にかかる工数が半分に

——PCログの導入によってどのような効果がありましたか？

玉置さん：弊社では従業員の稼働時間を正確に把握できないという課題がありました。PCログがないと、実態として従業員がどれだけ働いているかがわからなくなってしまいます。

バクラク勤怠なら、勤怠もPCログも一画面でパっと見られるので非常に便利です。打刻上は休憩を取っているがPCログ上は稼働していて休憩をしていない、終業の打刻はしてあるが、PCログ上だと退勤後も稼働をしているなど、不自然な勤怠記録を見つけることができます。

それをバクラク勤怠では一画面で把握できるので、正しい打刻をしてくださいね、とログの客観的事実をもとに従業員に促しやすくなりました。

——玉置さんの勤怠管理に関連する業務の工数は導入前後でどのくらい変化しましたか？

玉置さん：締め作業が完了するまで10営業日かかっていたとお伝えしましたが、これが半分の5営業日ほどになりました。勤怠データの突合作業や、従業員への打刻のリマインドなどの業務を月初の1週目には完了できるようになり、非常に助かっています。

——締め作業に対する玉置さんの心境やモチベーションの変化はありましたか？

玉置さん：勤怠管理の工数が減ったおかげで、他の業務に使える時間が増えてポジティブに締め作業をできるようになりました。

従業員のほぼ全員が「UIが良い」と評価

——導入後に従業員のみなさまから上がった声について教えていただけますか？

玉置さん：従業員にアンケートを取ったのでいくつかご紹介します。まず一つ目として、勤怠の状況が一画面でパッと見てわかりやすいので、自身の残業見込み時間がわかりやすくなったという声をもらいました。

勤怠の出勤簿の画面で、その月の稼働時間や有給の残り日数などの勤怠関連の必要な情報がすべて一画面に収まっているので、自身の勤怠管理がしやすいという声をほぼ全員からもらいました。

また弊社ではバクラク申請・経費精算で交通費精算をするのですが、勤怠でリモートと出社を打刻時に登録できるので、交通費の管理をしやすくなったという声もあります。これまでは各従業員が出社した日を思い出して交通費を精算していたのですが、現在はバクラク勤怠の出勤状況を見ればすぐに「この日とこの日に出社している」と把握できるので、交通費の精算がしやすくなったようです。

あとは退勤のリマインド機能が打刻漏れや残業の防止につながっているという意見もありました。従業員からは総じて良い評価をもらっています。

時短勤務の社員からは、自身があとどれくらい働けば良いのかを管理しやすいという声もありました。月の稼働時間が所定の時間に達しているかどうかをパッと見でわかりやすくなったと言っていました。

——運用開始後に想定外の効果はありましたか？

玉置さん：Slack連携で特定のチャンネルに打刻を投稿できますよね。その機能のおかげで「ほかの社員がいつ、どの時間帯に稼働してるかがわかりやすくなった」という意見がありました。

もう一つありまして、バクラク勤怠は打刻の修正をするときに上長の承認が必要です。その仕様のおかげで「打刻ミスをしてはいけない」という心理が働いて、打刻への意識が上がったと話している従業員がいました。ミスしてしまったら上長に手間をかけさせてしまうので、これも良い効果だなと個人的には思います。

Slack連携機能がおすすめ

——バクラク勤怠をどのような企業にお勧めしたいですか？

玉置さん：やはり勤怠管理の工数削減と、打刻の正確性の向上に課題を持っている企業には導入してほしいと思います。あとリモートワークを導入されている企業は勤怠管理の難易度が上がると思うので、従業員のみなさんの勤務実態の把握、管理者の勤怠管理に課題があるリモートワークの企業におすすめしたいです。

——もし同業の他社にバクラク勤怠を推薦するとしたら、もっとも強調したいポイントはなんですか？

玉置さん：Slack連携機能は本当におすすめです。他社の勤怠管理ツールにはないメリットだと思っています。出先からでも打刻できたり、そもそもパソコンを開かなくて良いというのが、打刻のしやすさの向上につながると感じています。

あとは勤怠管理とPCログの一元化も、他社のツールではない機能です。勤怠管理とPCログを一つのツールで管理できるのは、管理者側の管理工数を減らせるのでおすすめポイントです。