直感的に使えるから迷わない。7拠点・月間500枚の帳票発行管理コストを大幅削減できた理由

直感的に使えるから迷わない。7拠点・月間500枚の帳票発行管理コストを大幅削減できた理由

公益財団法人 青年海外協力協会
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社名
公益財団法人 青年海外協力協会
業種
医療・福祉
サービス
バクラク請求書発行
導入理由
インボイス制度対応
現場社員の負担軽減
複数拠点の管理
電子帳簿保存法
バクラク導入の背景と効果
課題

・発行する帳票について、電子帳簿保存法やインボイス制度へ対応する必要があった
・7つある拠点ごとにExcelで帳票マスタを管理しており、管理の手間がかかっていた
・バクラク以外の帳票発行サービスを導入したが使い勝手が悪く、全拠点への浸透は難しいと感じていた

決め手

・直感的で迷わず使え、実務を効率化できると感じた
・経理だけでなく、帳票発行を行う全メンバーの業務効率化を促進できるサービスであった

効果

・Excelで帳票作成と管理の工数が大幅に削減できた

今回お話を伺った青年海外協力協会は、1983年12月に発足した内閣府認定の公益社団法人です。開発途上国の人々のために、技術や経験を生かし活動してきた青年海外協力隊の帰国隊員を中心に組織されており、長野県の本部をはじめ、全国7つの拠点で福祉事業などを展開しています。

青年海外協力協会では、請求書処理を効率化する「バクラク請求書受取」をはじめとしたバクラクシリーズの導入により、経理業務の効率化を進めており、今回は新たに導入いただいた「バクラク請求書発行」について導入の経緯や活用状況を伺いました。

Excelでの帳票作成をシステム化することでどのようなメリットがあったのか、なぜバクラクをお選びいただいたのか。経理担当の松山さんにインタビューしました。

目次
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するためにシステム導入 使ってみて分かった、コスト以外の選定軸 入金確認の手間を大幅削減

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応するためにシステム導入

ーー 普段はどのように帳票発行業務を行っていますか。

7拠点それぞれで、各担当者が請求書・領収書・納品書などを発行しています。システム導入前にはもう少し少ないと考えていたのですが、月間で合計500枚程度の帳票を発行していることが分かりました。

元々、各担当者がExcelの帳票マスタを編集して、紙に印刷したものを郵送したり手渡ししていましたが、バクラク請求書発行を導入してからはシステム上で帳票を作成しています。それを印刷して郵送することが多いです。

ーー 帳票発行サービスを導入しようと思われたきっかけはなんでしたか。

電子帳簿保存法やインボイス制度の法令対応のため、導入を検討し始めました。

当時はバクラクに帳票発行サービスが存在しなかったため、他のサービスを試験的に導入していました。ですが、アカウント発行がスムーズにいかず、従業員とのやり取りが発生するなど、不便さがあり全社展開できずにいました。その頃にちょうどバクラク請求書発行がリリースされると聞き、即時にデモ依頼をしました。

使ってみて分かった、コスト以外の選定軸

ーー ありがとうございます。複数社サービスの比較検討をされた中で決め手はなんでしたか。

まず、使い勝手の良さです。バクラクシリーズ全体に言えますが、直感的で迷わず使えています。

実は、以前利用していたサービスの方が金額が安いのですが、実際に使ってみると、使い勝手が良くて実務が効率化できることのほうが重要だと思いました。

また、既にバクラク請求書受取やバクラク申請などバクラクシリーズを導入済みで、ほとんどの職員がバクラクアカウントを持っていたため、必要な人にだけ帳票発行の権限付与をするだけで利用開始できました。新規アカウント発行時にもスムーズに発行ができ、問い合わせもほとんどありませんでした。

もう一つは開発力です。正直なところ、サービス初期は「本当に最低限の機能だな」と思いました。しかし、共有いただいた開発ロードマップを見て「バクラクなら数か月で他に追いつくだろう」と思い、リリースと同時に契約しました。

現状は他のサービスよりも機能は揃っているので、あとは他のバクラクシリーズとの連携機能の充実を期待しています。

入金確認の手間を大幅削減

ーー バクラク請求書発行をご利用いただき、業務に変化はありましたか。

バクラク請求書発行の導入により、約50名の担当者の帳票作成工数と、経理での確認工数が削減できました。

特に入金確認の業務がラクになりました。入金があった取引先名・金額と発行した請求書を突合していますが、誰が請求書を発行したか分からずに、7拠点の担当者それぞれに確認をしていたので、完了に2,3営業日かかることもありました。バクラク請求書発行導入後は、数時間で済んでいます。

また、バクラク請求書発行はテンプレートの作成数に制限がないので、各拠点ごとのデザインでテンプレートを作成しました。テンプレートごとに権限設定ができるので、拠点Aに所属するユーザーは拠点Aのテンプレート以外は閲覧・操作できない といった管理も簡単です。

今までは、各拠点ごとにExcelでつくった帳票マスタがあり、バージョン管理も担当者ごとに行っていたのですが、経理で一元管理できるようになりました。

ーー バクラク請求書発行を検討中の企業様へのメッセージはありますか。

バクラク請求書発行はとにかく直感的に使えるので、ITに詳しくない・不安がある方でも安心して利用できると思います。職員からの「使い方がわからない」といった問い合わせもほとんどありません。

料金体系がユーザー数課金ではなく発行件数にもとづくので、経理以外の担当者に広くアカウントを付与する運用が効率的です。我々のように拠点が複数あり、帳票マスタの管理や入金確認に手間を感じている企業にもオススメだと思います。

このようなシステムによる補助と社内規程・運用フローの整備を考えることで改善につながります。

社名 :公益財団法人 青年海外協力協会
事業内容:開発途上国等における国際協力事業並びに国際交流・国際理解の促進及び普及・啓発に関する事業
設立:1983年12月27日
従業員数:424名

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