グループウェアからバクラクへ。業務変革の中で気づいた経費精算の課題とは

国土交通大臣より指定された企業のみが引き受けることができる住宅瑕疵（かし）保険をはじめ、住宅に関するさまざまな保険・保証サービスを提供する株式会社住宅あんしん保証。同社では、「住宅を購入したお客様を守る」「住宅事業者様のリスクマネジメントに貢献する」という使命を掲げ、事業に取り組んでいます。

以前よりバックオフィス業務のデジタル化と効率化を推進する同社では、すでに経費精算業務の効率化のためにグループウェアを利用していました。しかし、バクラク請求書の導入成果を受けてバクラク経費精算を導入いただくことに。

今回は、財経管理部の園尾さん、坂本さん、望月さんに、これまであたり前と思っていたものの、バクラク経費精算を導入したことで気づくことができた課題や、導入までの流れ、そして導入成果についてお聞きしました。

税理士への業務委託やツールを活用する、住宅あんしん保証の経理業務

ー 財経管理部の体制と業務内容についてお聞かせください。

園尾さん：財務、経理、総務、人事、システムを含め、コーポレート業務全般を担っております。全員で5名が在籍しており、うち2名が財務、経理の担当です。現在は経理業務の一部を税理士さんにアウトソーシングしておりまして、弊社で使用している会計ソフトやバクラクシリーズのアカウントを共有し、仕訳の入力や請求書の処理などをお願いしています。経費精算の業務は自社で処理しています。

ー どのような経費精算が多く発生していますか。

坂本さん：弊社の経費精算は全従業員・派遣社員を対象にしており、特に営業担当者からの経費精算が最も多いです。営業に必要な出張費や宿泊費、交通費、接待交際費が中心で、航空券・新幹線・宿泊等の一部を除き、担当者が立て替えて事後精算としています。

弊社では福利厚生の一環として書籍代を毎月2,000円まで補助しているため、書籍の経費精算も多く、その他に予防接種代なども経費として処理・精算しています。

バクラク経費精算の導入後、振り返って気づいた経費精算の課題とは

ー これまでの経費精算では、どのような課題があったのでしょうか。

園尾さん：ずっと前は紙とExcelで経費精算の処理をしてきましたが、約9年前からは他社が提供しているグループウェアを使用しています。ただ、このグループウェアに領収書の画像を添付する機能はなく、申請はグループウェア上で入力・提出するものの、実際の領収書はグループウェアから領収書台紙を印刷し、手作業で台紙に貼っていただき、紙で提出してもらうという流れでした。

これだと財経管理部側では、データで申請された経費申請明細と紙の領収書台紙を突合させ、両方とも確認して承認する必要があります。また、各地の営業所から紙の申請書を郵送してもらう必要や、データでは数週間も前に申請しているものの、紙の領収書を一向に提出しない社員へ催促する必要があったりと、とにかく時間がかかっていました。

望月さん：1ヶ月に届く領収書の枚数は、平均して300枚ほどです。弊社では月2回の締め日があり、その締め日に合わせて郵送するというルールになっています。領収書が全国5か所の各営業所から届くたびに1、2時間ほど処理に時間がかかり、締め日ギリギリにまとめて届いてしまった場合は、それだけで3時間ほど時間が取られてしまうことも珍しくありませんでした。合計すると、毎月8時間は経費精算に時間を費やしていたと思います。

ー 「紙」の領収書や申請用紙を処理することでどのような手間が発生していましたか。

坂本さん：紙で届く申請用紙には、グループウェア上で申請された順番に番号が振られているのですが、郵送で届く領収書は申請された順番とは関係なく届きます。そのため、毎回順番を整理したり、グループウェア上で検索して内容を確認したり、といった作業が手間でした。

また、紙の領収書は保管に場所を取っています。締め日のたびにスキャンしてデータ化し、元の証憑を破棄するという手間を考えると、データ保存はなかなか難しいと感じて、オフィスの一角に何十冊ものファイルを、数年間保管しているのも悩みですね。

園尾さん：このような課題や悩みは、仕方ない・当たり前のものとして業務を行っていましたが、バクラク経費精算を導入したことで「解決できる課題だった」と気づくことができました。

バクラク請求書で紙の原本の保存が不要になったことを受け、経費精算にも展開できないか検討

ー バクラク経費精算を知ったきっかけをお聞かせください。

園尾さん：電子帳簿保存法（以下、電帳法）に対応するためのツールを探していたところ、大手経済新聞の紙面でバクラク電子帳簿保存を見かけました。そこからまずバクラク電子帳簿保存を導入し、続けてバクラク請求書を導入しています。

バクラク請求書を導入したことで、紙の原本を保存する必要がなくなったため、この成功を他の業務にも展開できないかと考えていたんです。そのときにちょうどバクラク経費精算のリリースの案内があり、「これは経費精算業務を改めて見直す機会では」と思ってトライアル利用をしました。

ー トライアルでは、どのような点を重視しましたか。

園尾さん：利用者（申請者・承認者）の視点で使いやすいか、またモバイル端末でも問題なく利用できるか、といった点を中心に確認しました。

機能面としては、仕訳と領収書等のデータを同時に確認できることに加え、バクラク請求書でも感じていた、AI-OCRの精度を評価しています。

またワークフローの設定・精算項目ごとの申請ルールの設定等の初期設定が簡単にでき、メンテナンスもラクにできることがトライアルで理解できました。申請の承認後、振込データの作成、会計処理（仕訳データの生成）までの一連の流れを確認して、経理処理上の使いやすさも実感していたので、費用対効果も十分であると判断しました。

使い勝手の良さからツールの移行もスムーズに

ー どのようにバクラク経費精算を社内へ展開しましたか。

坂本さん：ツールの使い勝手の良さから、勉強会は実施する必要はないと判断し、社内掲示板でアナウンスすると同時にマニュアルを展開しました。

おおよそ2、3ヶ月で社員も慣れたようで、現在はほとんど質問はありません。弊社には80歳近い社員も数名いるのですが、問題なく活用できていると思います。

ー バクラク経費精算で特に重宝いただいている機能をお聞かせください。

坂本さん：まず、二重申請に対するアラート機能が便利です。たとえば同じ日付、同じ金額で経費の重複申請があった場合、アラートが表示されるので、社員に間違いがないか確認を取ることができます。これまでは見逃していたかもしれないミスを検知できるので、非常に重宝しています。

また、スキャンした領収書の画像が、電子帳簿保存法の要件を満たしていない場合にエラー表示が出る点も嬉しいポイントです。システム上で要件を満たしているか確認でき、かつ、要件に合わない領収書を一括チェックで抽出できるため、早期段階で申請者に確認を求めることができます。

締め日や場所に縛られずに経費精算を処理！会計監査の課題も解決

ー バクラク経費精算の導入で、どのような成果がありましたか。

望月さん：以前は締め日近くにまとめて届いた経費精算の申請を、1〜3時間かけて一気に処理していました。そのため、どうしても締め日前は経費精算の処理のための時間を確保しなければなりませんでした。しかしバクラク経費精算を導入したことで、毎日こまめに申請をチェックし、通常業務の合間に処理できるようになっていますので、業務を平準化することができました。

1回あたりの処理には10分もかからないため、月末まで溜め込むことがなくなりました。私の場合は、1日に3回は申請があがっていないかチェックしています。結果として、締め日の1〜3時間の処理業務がほとんどなくなっています。

坂本さん：課題には感じていなかったものの、業務上の変化として在宅勤務しながらでも経費精算ができるようになりました。以前は、出勤して届いた領収書等の原本を確認しなければ経費精算ができなかったのですが、バクラク経費精算の画面さえ開けば経費精算処理ができるようになっています。

これは経費を申請する社員も同様です。今までは社員は出社してグループウェアから申請書をダウンロードし、印刷して郵送しなければならなかったのですが、今では家でも出張の移動の合間でも申請できるようになりました。

ー 経費精算のペーパーレス化によって、以前の課題は解決されましたか。

園尾さん：紙の保管コストは長期的に削減されていくものだと思いますが、いちいち探したり、申請の順番に並べ替えたりといった手間が省けました。

また、会計監査の際には監査法人の方にバクラク経費精算の権限を付与することで、わざわざ証憑を探して提示する手間がなくなっています。

ツールに業務フローをあわせていくことで、隠れた課題に気づくことができる

ー 今後の展望をお聞かせください。

園尾さん：事業推進の基盤を強化するためにも、業務の変革、改善を継続していきたいと考えています。バクラクもさまざまな機能改善が続けられており、私たちも絶えず業務の見直しに活かせるものだと期待しています。

また、バクラクの着眼点や機能開発の考えは、弊社におけるお客様へのサービス改善においても活かせるものだと思いますので、今後も学んでいきたいですね。

ー 最後に、バクラク経費精算を検討している方へメッセージをお願いします。

園尾さん：バクラクは業務変革を促してくれるツールです。バクラクを導入したことで、関連業務がスムーズになるのはもちろん、ここまで業務を変えられるのだと教えてもらいました。

ただし、既存の業務にあわせてツールを当てはめていく方法では、こうした新しい気づきを得ることはできません。ツールにあわせて業務フローを変えていくことで、新たに課題に気づくことができたと考えています。

既に別のツールを利用していて、あまり課題がないと思っていても、バクラクは導入のハードルが低いので、ぜひお試ししてみてはいかがでしょうか。