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「欲しかったのは、経理も現場もテンションが上がるツール」。年間100人以上の採用を実現するヘイ社の “スケールに耐えうる” バクラク請求書 & バクラク申請同時活用術

バクラク導入事例:ヘイ株式会社

2018年にCoineyとSTORES.jpを経営統合し、昨年にはCoubicも加わり組織も事業も急拡大を続けるヘイ株式会社。ネットショップ開設、POSレジ、キャッシュレス決済やオンライン予約システムなどお商売のデジタル化を支援する「STORES プラットフォーム」として個人や中小事業者のデジタル化支援を行っています。

毎月数十名、年間で100名以上の採用を実現する裏側では、組織の急激なスケールに耐えうるワークフローや請求周りの仕組みを構築する経理グループの努力と工夫がありました。

今回はバクラク請求書と バクラク申請の導入を主導していただいた同社の経理グループマネージャー、折原 潤さんにお話を伺いました。

<サマリー>
・急激な組織拡大で請求業務にかかる工数が肥大化。組織に合ったツール選定を。
・バクラク請求書とバクラク申請の同時利用で請求書の受け取りから支払いまでが一気通貫し、業務にかかる時間が大幅に削減
・現場社員も満足の使い勝手。実装力の高さに今後も期待。

経理チームと現場の双方にとって負担だった経理業務

ー 折原さんの業務内容と在籍しているチームについて教えて下さい。

折原さん:コーポレート部門の経理グループのマネージャーをしています。

経理グループとしては決算対応をはじめとし、上場準備や資金調達などの業務があります。社員のみなさんに大きな負荷をかけないように決算の数字を効率よく集める仕組みづくりも業務の範疇なので、そういったワークフローの改善もしております。

現在、経理業務を担当しているのは私を含め5人です。

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ー ありがとうございます。次に、導入前に感じられていた課題をお伺いできますか?

折原さん:昨年は採用強化やCoubicのメンバーも加わり、毎月数十人が新しく入社してくる急激な組織拡大フェーズとなりました。

それによって処理する請求書数が格段に増加したことで、請求業務にかかる工数もかなり増えていたのが課題でした。

以前のツールは申請を行う社員が税区分や振込先の情報を入力する必要があり大変でしたし、入力してもらった内容をチェックする経理側も大変でした。双方にとって負担となるワークフローになっていたんです。

また、当時使っていたツールは会計ソフト(freee)と完全には連携しておらず、freee側で新規登録した取引先や仕訳のデータが同期できず、両ツールのマスタに差が出てしまうのも作業上ストレスに感じていました。

このままでは組織の成長にバックオフィス側の処理が追いつかなくなる、というときにLayerXさん(バクラク)を紹介してもらいました。

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会計ソフトとの連携で初期設定も楽々。Day1から実務で使えるサービス

 ー バクラク請求書とバクラク申請を同時にご導入いただきましたが、弊社側が言うのもなんですが予想以上にスムーズに利用開始できましたよね。
 
折原さん:過去のfreeeの仕訳情報を読み込ませることによって、利用直後から仕訳候補がサジェストされるようになっているのがスムーズに移行できた要因かなと。
 
導入の直後はまず仕訳データを覚えさせる作業が必要なのではと思っていましたが、バクラク請求書もバクラク申請もOCRの読み取り精度が非常に高く、最初から8割くらい仕訳や取引先のデータが入っている状態で使い始めることができました。
 

ー「爆速セットアップ機能」ですね!あれは他のお客様からの評判も良いですね。

バクラク請求書とバクラク申請の同時利用で「スケールに耐えうる」業務フローに

ー 実際に使い始めて、特に業務効率化に繋がっているなと感じられる部分はありますか?

折原さん:LayerX製品同士や会計ソフト(freee)とのスムーズな連携とAI-OCRの読み取り、この二つがインパクト大きいですね。

今までは社員のみなさんが請求書を取引先から受け取り、使用していたツールに請求書をアップロードしてもらいつつ必要な項目を手動で入力してもらっていました。

入力内容が間違っているものは経理側で確認と修正をして、ダブルチェックが終わったらようやくfreeeにインポートする、月末にもう一度支払いを管理するためにfreeeからCSVをエクスポートして…

と複数のツールを行き来しながら業務を行っていたのですが、バクラク請求書とバクラク申請を導入してからは請求書の受け取りから支払までが一気通貫するようになりました。

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バクラク申請で請求書を受け取った段階で過去のデータを基に自動で入力補完されるようになっています。現場側が確認するべきところは「取引先」「支払金額」「支払期日」のみで、ここも基本はOCRによって自動で入力されるので間違っていたときだけ手動で修正するフローになりました。承認する経理側も、修正や追加入力をほとんどせずに処理できるようになりました。
 
あとは会計ソフト(freee)との連携も強力ですね。マスタが相互に同期されているので、メンテナンスコストが劇的に下がりました。freee側で新しく取引先情報や仕訳を作成してもバクラク側に同期されるので、「申請したいのにこの事業部や勘定科目がない!」といったことも無くなりました。
 
他にも、取り込んだ請求書のPDFが画像としてプレビューできるので実際の入力内容と見比べるのが簡単で、一つに絞り込むことができないほどお世話になってます。
 
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添付ファイルプレビュー機能、地味に便利ですよね! 管理画面のUIなど使い勝手に関してはいかがですか?

折原さん:開発チームにtoCサービスの開発をやられていた方が多いからかもしれませんが、他のツールの管理画面と比べてもかなり使いやすいと感じます。動作も早く、サクサク動きます。

バクラク請求書とバクラク申請の導入と並行して業務の一部アウトソーシングも始めているのですが、アウトソーシング先の方も簡易的なマニュアルを用意するだけで使えるようになりました。

請求書の取り込み時に前回の仕訳が推測されるので、経理が初めての人でも非常に簡単に業務に取り組めるツールだなと思います。

また、今以上に請求書が増えたとしても、バクラク請求書とバクラク申請が運用に乗った今なら経理側の対応も問題ないと思います。

「請求業務にかかる時間が大幅に減った」。現場社員も満足の使い勝手

ー 使っていただいている現場の事業部の方々からの評判はいかがですか?

折原さん:社内からの評判もかなり良いです。こういう全社的な業務フローを変える時は現場で利用する社員に受け入れられるのかが心配になりますが、バクラク請求書とバクラク申請は「使いやすい」とか、「申請業務はないけど使ってみたい」といった声も寄せられています。これはちょっと他のツールには無い反応ですね。 私としても導入してよかったという気持ちになりました。

また、実際申請業務を多く行っている現場社員にヒアリングすると「請求業務にかかる時間が大幅に減った」という意見をたくさんいただきました。

ー それは嬉しいお話です。具体的にここの機能が良い、という話は現場の方からあったりしますか?

折原さん:バクラク請求書で言うと、過去のデータをもとに入力が補完されるのが便利だという声が多いです。余計な情報を入力しなくて済んでおり、全社的な工数減につながっています。

バクラク申請のSlack連携機能はこれから使う予定なのですが、これが運用に乗ると現状の「現場社員→経理」と現場から直接経理が請求書を受け取っているフローが「現場社員→現場社員の上長承認→経理チーム」という風に変わるので、稟議・捺印申請・交際費申請などもこのフローに載せてSlack上で申請から承認までが完結できるようにしていきたいと思っています。

手厚いサポートと実装力の高さに今後も期待

ー バクラク請求書とバクラク申請を両方導入いただいたことが成果につながっていて嬉しいです。機能以外のサポート面などはいかがですか?

折原さん:CS担当の方の対応は本当に早く的確で、ここまでカスタマーサポートが親切なところはないです。

サポートが無くても簡単に初期設定ができるツールだとは思いますが、LayerXさんの場合丸々1時間のオンラインミーティングで実際の画面を共有しながら一緒に設定できたので全く迷いませんでした。

その後のサポートも手厚く、Slackで繋がっているので気軽に質問や要望を送らせていただいていますが、軽めの要望であれば翌日には反映されていたりするので有難いです。

利用している他のSaaSでも質問に対する返答が早いCSはいらっしゃるのですが、こちらが出した要望をすぐに叶えてくれるかと言われるとそうではないこともあるので、「こういう機能がほしい!」という要望が実際に通るのはすごいなと。

色々とやりたいことがありすぎて50件以上の要望をスプレッドシートで提出させていただいたのですが、その半分以上の要望がすぐに反映されて驚きでした。実装力の高さには今後も期待させていただいております。

 
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経理業務を事業成長のドライバーに。ヘイ社経理のバックオフィスの今後の展望

ー 色々と嬉しくなるコメントをありがとうございます。最後に、バクラク請求書とバクラク申請を導入検討している方へのメッセージや、チームとして今後目指していきたいところなどあればお願いします!

折原さん:「請求書の処理は時間がかかってしまうもの」「現場社員にある程度は作業を負担してもらうもの」と割り切って業務効率化を諦めている企業様も多いかもしれませんが、そういった企業様にこそぜひ体験してほしいツールだなと思います。今までの固定観念が覆されるような多くの機能があるので、実際にトライアルなどで触れてみるのがいいかなと。

弊社は現在月間で数百枚の請求書の処理をしておりますが、月間100枚以下の企業様でも充分に効果は感じられるのではないかと思います。

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チームのミッションは「経理の情報を会社の事業に最大限生かす」としており、現状は財務会計側が中心ですが、今後は管理会計側にも活用していきたいと思っています。

すでにある程度議論し始めているところでいうと、バクラク申請に溜まった情報から申請者ごとのコスト分析などもできるので、そういった情報を基に事業や経営の意志決定を支援していきたいねという話をしています。

LayerXさんには今後も機能拡張をどんどん続けてもらい、弊社の「すべての経済活動をデジタル化する」を実現してほしいなと本当に期待しております。

ー 折原さん、本日は貴重なお話をありがとうございました!

社名  ヘイ株式会社
業種  IT・インターネット
従業員 350名