あらゆるワークフローをバクラクで一元管理。自由度の高い経路設定とSlack連携でスピーディな承認を実現

バクラクに興味を持ったきっかけは他社の「おすすめ」

ーー 加藤さんは財務経理グループマネジャーとして、どのような業務を担当されているのでしょうか。

加藤さん：弊社は現在約140名の社員がおり、うち財務経理グループには私を含め4名が所属しています。

かつては起票、仕訳、各部署への確認・問い合わせなど実務面はもちろん、あらゆる業務を担当していましたが、現在は他のメンバーに実務を任せて、私は各メンバーが能力を発揮できるような仕組みや環境づくり、仕事の見える化に注力しています。

業務ごとにメインとサポートのメンバーを明確にした分担の作成、プロジェクト管理ツールを使ったタスクの見える化と管理などを通して、属人的ではなく、チームで業務体制を構築しています。

ーー どのようなきっかけでバクラクにお問い合わせをしていただいたのでしょうか。

加藤さん：私が入社した当時は、稟議申請や支払申請などのワークフロー自体がありませんでした。Googleドライブに必要書類をアップロードしたら、申請とみなす形を取っていたんです。

社員数も80名ほどに増え、会社の規模も拡大していく中で、稟議導入の必要性が出てきたため、他社の購買申請・支払申請ツールを試していたのですが、申請者・経理ともにより使い勝手のよいサービスはないか、検討していました。

そんな時、利用しているクラウド会計ソフトのユーザーコミュニティでバクラクがおすすめされていて、便利そうだなと思ったのがきっかけでした。ちょうど期末決算の時期だったのですぐには連絡できなかったのですが、落ち着いたタイミングでLayerX社に問い合わせをしました。

マーケティング費用の予実管理に課題感

ーー 使用していたツールのどのような点に使いづらさを感じていましたか。

加藤さん：申請者・経理双方が特に不便だと感じていたのは、予算の消化率がわからないことです。

特に支出の多いマーケティング部門では、会計ソフトにある購買稟議のCSVファイルを出力して、支払申請のデータと突合をしなければ予実管理ができない状態でした。

とはいえ、別の購買申請・支払申請ツールを入れてまだ数ヶ月。追加の入れ替えコストもかかる決断なので、他の部門にも納得してもらう必要があります。

そこで、いちばん支払申請が多かったマーケティング部門にもトライアルに参加してもらいました。稟議が楽にできるようになったかなどをヒアリングして、使いやすさを実感してもらった上でバクラクを導入しました。購買稟議と支払申請を簡単に紐付けることができて、ツール上で予実管理できることが大きかったですね。

バクラク上でさまざまな稟議、経費精算を一元管理

ーー 導入時、他社ツールとの比較検討はされましたか。

加藤さん：はい、CMでよく名前を聞くようなサービスや検索して出てきたサービスをいくつか資料請求して検討しました。

ですが、稟議と支払が連携できて、仕訳までクラウド会計ソフトへAPI連携ができるものがなかなかなく、その点でバクラクが一番魅力的なツールだと感じました。

支払の点でいうと、バクラク請求書は過去の仕訳を学習して入力してくれるのでとても便利だと感じていました。もともと、仕訳処理の際、過去の仕訳の部門・組織・品目・摘要などを別の画面で参照しながら入力作業をしていましたが、その負担がなくなりました。

承認した予算の消化率が把握できること、過去の仕訳をそのまま反映できることなどから、バクラクシリーズを導入したいと考えました。

ーー バクラク申請とバクラク請求書導入後に、バクラク経費精算も導入いただきました。シリーズで利用することのメリットはありますか。

加藤さん：支払申請も経費精算もその他の稟議もバクラク上で完結するので、ID、所属部署などを一元管理できるようになりました。

異動や昇進があった場合に、バクラク申請の承認経路を変更すれば、経費精算にも簡単に反映できるので便利です。

バクラクの画面はログインまわりもわかりやすいので、社員からの「ログインできない」といった問い合わせがなくなりました。

また、弊社では初めから稟議フローが確立していたわけではないので、いろんなサービスにログインして稟議を申請したり承認したりすることに抵抗を感じている人もいました。

ですが、さまざまな稟議、経費精算申請をまとめてバクラク上で管理できて、かつ承認作業はSlack上で行えるので、ハードルが下がりました。社員が使いやすいので、申請をきちんと上げてもらえるようになり、結果的に内部統制の強化につながっています。

Slack連携と柔軟性の高い承認経路設定を最大限に活用

ーー 実際に使ってみて、便利だと感じる機能はありますか。

加藤さん：バクラク申請のSlack連携機能はとても便利なので、Amazonの購買申請や、クレジットカードの発行申請、電子署名送信など、さまざまなワークフローにバクラク申請を活用しています。

以前は、申請承認後に別途Slackで作業依頼をすることもあったのですが、申請承認後の作業者も承認経路に入れることで、やり取りの手間を減らしています。

また、承認経路が実態に合わせて柔軟に設定できる点はいいですね。他社ツールだと、実態に合わせた承認経路の条件分岐などができませんでした。

たとえばバクラク申請では、ひとつの承認ステップに複数名を設定することもできます。

弊社では販売のワークフローにもバクラク申請を使っていて、反社チェック・与信・値引きなどのステップがあります。これを順番に承認していると時間がかかりますが、バクラクでこの複数ステップをひとつにまとめたので、順番に関係なく必要な承認が同時に得られるようになりました。スピードが大事なベンチャー企業なので、助かっています。

『爆速』を楽しめる人にすすめたい

ーー バクラクシリーズ導入を検討されている方に、メッセージがあればお願いします。

加藤さん：バクラクは、開発スピードが速いです。欲しかった機能が『爆速』で実装されるので、便利な機能が増えていくことを期待している人や、そこに楽しさを感じられる方におすすめしたいです。カスタマーサポートも返信対応が早いですね。

インボイス制度対応においても、バクラク請求書受取の取引先マスタの設定機能のおかげで手間が減りました。

取引先が、適格請求書発行事業者登録を行っているかどうか、国税庁のデータの確認までツール上で完結するのは大きな利点です。全取引先にアンケートを送って、適格請求書発行事業者登録を行っているかどうか確認する作業は避けたかったので、バクラク請求書の画面上で登録確認ができるのは信じられない便利さだと思いました。

そのような新機能の利用推進や、法改正に関するウェビナーなどを開催している点にも信頼感を抱いています。