社内に埋もれる帳票を一括管理。2拠点×リモートワーク体制でも営業↔経理の確認作業をラクに行う秘訣とは

今回お話を伺ったのは、国内大手電機メーカー、パナソニック株式会社から事業分離する形で設立されたi-PRO株式会社。 

i-PRO株式会社では、請求書処理を効率化する「バクラク請求書受取」といったバクラクシリーズの導入により、経理業務の効率化を実現しています。今回は新たに導入いただいた「バクラク請求書発行」について導入の経緯や活用状況を伺いました。 

帳票発行に関する効率化や課題について、経理担当の櫻井さんにインタビューしました。 

ー 普段はどのように帳票発行業務を行っていますか。

私のチーム（5名）で販売管理に関わる経理業務を行っており、月間60枚前後の請求書を発行しています。 

さらに営業など他部門の約10名にバクラク請求書発行の利用権限を付与していて、月間60枚前後の見積書/納品書/注文請書等が発行されています。 

弊社は国内に拠点が2つあり、リモートワークも普及しているため、作成した帳票の確認もバクラクのシステム上で行っています。 

郵送が必要な帳票などもあり、それらは、紙に印刷して郵送しています。印刷・封入・発送の作業を行っていますが、これはバクラク請求書発行の郵送代行サービスに切り替える予定です。月末月初の忙しい時期に半日かけて郵送していたので、その時間をより本質的な仕事に充てられます。 

ー 帳票発行サービスを導入しようと思われたきっかけはなんでしたか。

電子帳簿保存法とインボイス制度の法令対応のためです。 

既存の基幹システムで対応するには改修が必要でしたが、ここに時間とコストをかけるか、他の小回りがきくサービスを導入するかで検討を開始しました。 

バクラク以外に、他社のサービスも試して検討していましたが、UIや使いやすさに課題がありました。 

ーありがとうございます。複数社サービスの比較検討をされた中で決め手はなんでしたか。

UIや使い勝手の良さ、帳票のレイアウトを自由にカスタマイズできたりといった柔軟性です。経理以外の人にも使いやすく、営業部門などでの利用イメージもできました。 

経理以外の人が使うことを想定し開発されている点は、他のサービスにはないポイントだと思います。 

また、既にバクラク請求書受取・バクラク申請を導入しており、アカウントやデータ活用の効率化のためにもバクラクに統一したいというのも大きかったです。

ー バクラク請求書発行をご利用いただき、業務に変化はありましたか。

まだ導入して間もないため、工数削減効果はこれから出てくるかと思います。 

現状で見えてきた点としては、社内で発行・送付されている帳票が想像以上にあったということです。実は他部門などでExcelで独自管理されていた帳票などがたくさんあり、バクラクでの運用に切り替えたことでそれらが可視化され、一括管理できるようになりました。 

電子帳簿保存法への対応の観点では、他部門で発行した見積書なども適正に保存されている必要があるので、経理で把握できていなかった帳票を可視化できたことは意味が大きいです。 

郵送代行も活用していくので、これから業務工数の削減も進んでいくと思います。

ー バクラク請求書発行を検討中の企業様へのメッセージはありますか。

バクラク請求書発行は、直感的なUIで経理以外の人も使いやすく、帳票デザインのカスタマイズも柔軟にできます。請求書発行という名称ですが何でもつくれるので、Excelでレイアウトを作り込んでいる方にもおすすめです。 

また、機能開発ロードマップが公開されているので、それに合わせた運用構築ができますし、開発スピードが本当に速いです。 

困ったことがあってもカスタマーサクセスの方がしっかり対応してくれますし、機能要望を開発者に直接伝えられる機会も多く、サービスへの信頼に繋がっています。私も一緒にサービスを作っているような気持ちになっています。 

ーありがとうございます！ぜひご一緒に、バックオフィス業務をもっとバクラクにできるサービスをつくっていきましょう。

バクラク請求書発行とバクラク申請（ワークフロー）の連携や、多言語対応など今後のアップデートも期待しています。