海外出張に“最適な”法人カード。株式会社ハッピートラベルが、バクラクビジネスカード導入で海外出張時の仮払いを大幅削減

海外出張時の高額な仮払い運用の業務負荷を解消したかった

ーーバクラクビジネスカード導入前はどのような課題がありましたか。

瀧さん：高額な現金の仮払い運用に課題感がありました。当社は旅行代理店業のため、海外でお客様のツアーガイドとして従業員が添乗することが多くあります。海外添乗の際には、お客様の負担を最小限にするため、支払いはまとめて添乗員にて行います。そのため、経理は添乗員に出張先で使用する現金を概算で仮払いし、添乗員に携行してもらう運用としていました。 ただ、海外で高額な現金を持ち歩くと紛失のリスクもありますし、帰国後に残った外貨の処理が煩雑なため少なめの携行に調整することもありました。結果的に、現金不足時には従業員で一時的に経費を立て替えるなど、従業員の負担もありました。

ーー従業員の皆様に配るため、法人カードを検討されたのでしょうか。

瀧さん：そうですね。もともと法人カードは利用していたのですが、従業員への配布には至っていませんでした。当時利用中の法人カードは発行枚数制限があるだけでなく追加カードの発行ごとに年会費が必要でした。仮に添乗担当者全員に配布するとなるとトータルでかかる年会費は決して安くありません。ただ高額な現金の受け渡しをやめてキャッシュレス化したいという想いはあり、新たに要件に合う法人カードがないか、情報収集を始めました。

ーー数ある法人カードの中からバクラクビジネスカードをお選びいただいた理由は何でしたか。

瀧さん：決め手は多くあるのですが、カードを何枚発行しても年会費無料ですし、当社は海外利用が多いため、国際ブランドが加盟店の多いVisaである点もまさに希望通りでした。また現地通貨だけでなく、日本円にレート換算されたカードの利用明細が即時で反映され経理側ですぐに確認することができたり、その後の仕訳も自動作成し会計ソフトに簡単に連携できたりする点は、経理から見て魅力でした。
そんな折に、当社の顧問税理士もバクラクビジネスカードを申し込んだと聞いて、弊社での導入の大きな後押しになりました。バクラクビジネスカードを導入して、結果的に、海外出張時の高額な仮払い運用を極力廃止することができています。

“決済機能に留まらない”多機能な法人カード

ーー従業員の皆さまに広く配布するにあたって、ご懸念点はなかったのでしょうか。

瀧さん：誤って高額な決済をしてしまったり、不正利用が生じたりする懸念はありました。 ですが、バクラクビジネスカードではWebの管理画面上でカードごとに利用期間や利用金額の上限を設定することができるので、適切な管理ができる点も安心して配布できるポイントになりました。また、通常の法人カードの場合、カード会社に連絡して利用停止をしてもらう必要がありますが、バクラクビジネスカードでは、Web管理画面上で即時利用停止ができるため、安全かつ便利だと感じています。

ーー皆さまの業務効率化に役立った点はありましたか。

島田さん：海外出張時にバクラクビジネスカードを利用することで、現地通貨での支払いに対応できています。 以前は精算業務が大変でした。例えば、6日間の海外添乗がある場合、その間に為替レートが変わってしまいます。添乗から帰ってきてから、レシートと睨めっこしながら「これは5ドルと書いてあるけど、当時のレートでいくらだったのか？」と日本円に換算し精算していました。今はバクラクビジネスカードがあるので、決済したタイミングですぐにメール通知され、日本円へのレート換算も自動化されたため、格段に精算しやすくなりました。

瀧さん：経理も同じく、為替レートが正確に把握できる点が非常に助かっています。 カードを使った瞬間にリアルタイムでカードの利用明細が通知され、日本円にレート換算されているため、すぐに月次業務に入ることができ決算の早期化にも役立っています。 また当社では、お客様の発注を受けてWeb上でホテルや航空券を手配する部署があるのですが、こちらでも一人ひとりにカードを配布し活用しています。明細ごとにどのカードで決済されたのかを一覧で確認することができるため、従来生じていた「これは誰が行った決済なのか？」といった確認作業も減らすことができました。

ーーその他、業務への影響はありましたか。

吉永さん：先ほどの瀧の話にもありましたが、バクラクビジネスカードは利用明細から仕訳を自動作成でき、会計ソフトにそのまま取り込みできる点がとても便利です。

また導入の効果を実感したポイントとしては、ペーパーレス化と業務効率化ができた点です。以前は、従業員に領収書の原本を提出してもらい、手元で領収書を見ながら会計ソフトに打ち込んでいました。また「領収書がいくらだったか確認したい」と言われた時には、ファイリングされた証憑の中から探しだし、印刷して渡すこともありました。

加えて、バクラクは電子帳簿保存法にも対応しているため、証憑をバクラク上にカードの利用明細、仕訳と紐付けて電子保管できます。以前と違い、今は常にパソコンで簡単にデータを検索し、確認ができる状態になったため、安心感があります。

吉村さん：旅行代理店という業態柄、お客様の航空券やホテルを手配する業務があります。以前は経理部が所有するカードで決済していたため、経理部との連携に時間がかかることもありました。今はバクラクビジネスカードが配布されているおかげで、お客様からの発注を受け、すぐに航空券などの予約手配をしたいという時も迅速な手配ができています。

海外出張が多い企業の経理業務を力強くサポートする、細やかな機能開発

ーー最後に、バクラクビジネスカードの導入を検討されている方へぜひメッセージをお願いします。

吉永さん：バクラクビジネスカードは、インボイス制度対応機能について、特に便利さを感じています。スマホアプリで領収書を写真に撮るだけで、適格請求書発行事業者の登録番号有無を自動で確認し、会計ソフトへ連携してくれます。経理は注意力を要する業務も多いので、バクラクビジネスカードの細やかなサポート機能により業務時間を短縮できましたし、業務自体もとてもラクになりました。導入のメリットはあるとお勧めできます。

瀧さん：当社のように海外出張が多い企業の場合、「従業員へ現金を渡すか、カードを渡すか」の実質2択になるため、海外で高額な現金を持ち歩くリスクを考えれば、多くの企業がカード配布を検討するのではないでしょうか。その点、カード配布の手段を検討している企業にとって、バクラクビジネスカードは年会費やシステム利用料も無料で、負担が少なく導入・全社展開を進められるのでありがたいですね。しかも、決済だけなく経理業務まで負担を削減してくれる法人カードは、探す限りバクラクビジネスカードだけでしたし、実際に活用してとても満足しています。