・取引拡大により契約件数が急増し、消込作業が増え続けていた
・以前の入金消込システムでは複数請求の紐付けや手数料計上が煩雑な上、会計ソフト連携時に仮勘定を挟む必要があり、仕訳が複雑になっていた
・会計ソフトとの連携時にAPIでなくCSVエクスポート・インポートを挟むことに不安があった
・バクラクで消込を行い、仕訳情報をAPI連携で会計ソフトと直接連携できる
・過入金・未入金・手数料を含めて仕訳形式で自動処理できる
・バクラク申請、バクラク経費精算やバクラク勤怠など、シリーズで統一することで従業員の使いやすさが向上する
・消込業務にかかる時間が4時間→2時間/月に半減できた
・CSVエクスポート・インポートに伴うミスのリスクがなくなり、心理的負担が軽減された
・バクラクAIの候補提案により、消込照合精度が向上し、未消込項目の調査時間が減った
フリーランス人材とクライアント企業をつなぐマッチングサービスを展開する株式会社Hajimari。事業の急成長に伴い、契約件数は5年間で数百件から数千件単位へと増加しました。
それに伴い、入金消込業務も膨大になり、経理部門では毎月大量の消込処理が発生。以前は他社のシステムで債権管理を行っていましたが、複数請求の紐付けや手数料計上の煩雑さ、CSVでのエクスポート・インポートに課題を感じていました。
そこで、マネーフォワードクラウド会計PlusとのAPI連携や、過入金・未入金・手数料を含めた仕訳の自動処理が可能な「バクラク債権管理」を導入。消込業務の工数を半減させ、心理的負担も大幅に軽減しました。
今回は、コーポレート・ファイナンス室責任者の飯島さんと実務担当の堀口さんに、債権管理の課題をどのように解決したのか、その経緯と具体的な効果について詳しくお話を伺いました。
——まず、貴社の事業内容と経理部門の体制について教えてください。
飯島さん：当社はプロパートナーズ事業をメインに展開しており、フリーランスの方とクライアント企業をマッチングするサービスを提供しています。IT、マーケティング、ファイナンス、人事、顧問系まで多岐にわたる職種をカバーしており、クライアント企業の様々な人材ニーズに応えることができます。
私が経理・財務領域の責任者で、メンバーとして堀口がおります。正社員は私たち2人で、加えて業務委託の方が2名いて、合計4名で月次業務を回しています。
——債権管理において、どのような課題を抱えていたのでしょうか。
飯島さん：当社のビジネスモデルでは、 クライアント企業とフリーランスの方をマッチングするにあたり、企業・フリーランスそれぞれとHajimariが契約を締結します。現在、数千件の契約がある、つまり、企業・フリーランスそれぞれと数千件の契約があるということです。
これが何を意味するかというと、入金が企業から数千件入ってきて、同じ件数分の出金が発生するということです。今回バクラクを導入した最大の理由は、入金におけるの消込業務が大きな負担になっていたからです。
私が入社した5年前と比べて何倍にも請求件数が増えており、この業務は今後も継続的に増え続けることが予想されます。そこで、債権の消込管理ツールの導入が必要だと考えました。
堀口さん：加えて1社に対して複数の請求が発生することも多く、例えば10名や20名の紹介を行うと、それぞれに対して請求が発生します。支払期限が異なることもあり、消込作業が非常に複雑になっていました。
——以前は他社のシステムで債権管理をされていたとのことですが、どのような課題があったのでしょうか。
飯島さん：他社のシステムも優れていましたが、いくつか課題がありました。まず、消込の90%は請求金額と入金額が一致しているため、シンプルに処理できます。問題は、1取引に対して10件ほどの請求があり、その合計での入金になる場合です。入金は1件ずつ来る可能性もあれば、まとめて入金される場合もあります。また、当社の他事業と合わせて入金されることもあります。こうしたケースを分かりやすく消込できることが重要で、バクラクの使いやすさは、まさにその点にありました。
また、振込手数料や過入金、未入金といった要因で請求額との差額が発生することがあります。これを仕訳の形式で出力しないとレビューがしづらいのですが、バクラクでは手数料、過入金・未入金も含めて仕訳の形で処理できる点が大きなメリットでした。
また、入金消込システムからCSVを挟まず会計ソフトに連携できる点も大きなメリットでした。CSVを挟むのはミスの原因になりうるだけでなく心理的負担が大きいので、レビュー者としてはとてもありがたかったです。
堀口さん：以前のシステムでは、振込名義が完全に一致しないと突合されませんでした。一方、バクラクではAIによる突合精度がとても高く、金額が一致するものはほぼ100%突合されています。
また、以前は入金消込システムから会計ソフトへの連携時に、仮勘定の仕訳を挟む必要があったのですが、バクラクでは、売掛金と普通預金で直接消込を行うことができ、処理がシンプルになりミスの原因をなくせました。
また以前のシステムでは売上にかかる入金のみを入金消込システム上で処理し、イレギュラーな入金は会計ソフトから直接計上する必要がありました。これは、請求データと突合しないと消し込みができなかったためです。
バクラクに切り替えてからは、請求に紐づかない入金でも自由に仕訳を入れられるようになりました。すべての入金をバクラク上で処理できるようになり、格段に便利になりました。
——バクラク債権管理を選んだ決め手は何だったのでしょうか。
飯島さん：以前からバクラクのサービスを利用していたので、新しいサービスの情報も定期的にチェックしていました。債権管理のサービスがリリースされたと聞いて、すぐに話を聞きました。実は、ここ数年手数料の差分の仕訳ミスについて現場から報告を受けることが続いていたんです。金額は小さくてもこの問題を何とか解決したいと考えていました。バクラク債権管理を導入すれば、このやり取りがすべて不要になると判断し、導入を決めました。
先程述べたCSVを挟まずAPI連携できる点と、仮勘定を挟まない点のほかに、バクラクシリーズで統一できることの3点が大きな決め手でした。
私は複数のシステムを併用するのではなく、できるだけ統一した方が良いと考えています。従業員が200名ほどに増え、経理以外のメンバーも使用するため、1つのシステムに統一した方が使いやすいという考えがありました。バクラク経費精算は以前から導入していましたが、最近では勤怠や支払申請も導入したため、バクラク内でメンバーの業務を完結させたいです。
——導入プロセスはスムーズでしたか。
堀口さん：導入はスムーズに進みました。請求データの取り込みや会計ソフトへのAPI連携にも大きなトラブルはありませんでした。導入前に担当営業の方に質問させていただいたことはありましたが、初期設定については特にサポートを受けることなく、当社で対応できました。
——導入後、具体的にどのような効果がありましたか。
堀口さん：消込にかかる時間が、体感で4時間程度かかっていたものが2時間程度に短縮されました。AIの突合ロジックが画面上で確認できるようになったため、未消込項目の原因調査にかかる時間が大幅に減ったことが要因です。
また、CSVエクスポート・インポートに伴うミスの恐怖がなくなったので心理的負担が減りました。四半期に1回程度、CSV処理でずれが発生し、調査と修正が必要でした。API連携になったことで、このリスク自体がなくなり、安心して業務に取り組めるようになりました。
飯島さん：未入金や過入金、手数料がどのように仕訳されているのか、システムと正確に同期しているのか、レビュー者としては不安がありました。しかし、バクラク債権管理では、請求が何件でいくらあり、入金がどれくらいで、未入金や過入金がいくらなのかが画面上で明確に分かり、そのまま仕訳の形で処理されるため、ストレスが大幅に軽減されました。
——堀口さんから見て、バクラクの操作性で特に良いと感じる点はありますか。
堀口さん：消込完了後にすぐに次の画面に遷移する点がとても便利です。細かい点ですが、作業効率が大きく向上します。
また、AIの推薦精度もとても高く、対象の請求がすぐに絞り込まれて、消込の速度が速くなりました。
——バクラク債権管理以外にも、複数のバクラク製品を導入されているとのことですが、その狙いは何だったのでしょうか。
飯島さん：まず経理側の視点から話すと、バクラクを見ながら仕訳を作成し、それをレビューでき、誰が確認したかがシステム上で一覧表示されるのが大変便利です。受領請求書、立替経費、バクラクビジネスカードで決済したものなど、すべてが一箇所に集約されるため、レビューもしやすく、申請側の担当者にも分かりやすいため、大変気に入っています。
さらに、バクラク申請を導入したことで、支払申請、ビジネスカード、経費の3つがすべて一元管理できるようになりました。承認されていない支払いは無効になるため、統制面で大きく改善しました。
——統制面での変化はありましたか。
飯島さん：当社では従来統制の仕組みがほとんど整備されていませんでしたが、従業員が200名規模になり、コーポレート側から適時に把握する仕組みを導入した方がいいと考え、購買申請の仕組みを導入することにしました。今は経費や支払いについては基本的に私含めた経理部門が確認できるようになり、大きな安心感が生まれました。この変化は特に効果的でした。
一方で、現在の課題としては、すべてを網羅できているわけではなく、漏れが発生する可能性もあります。今後2ヶ月ほどで取り組む予定ですが、契約管理から購買申請が漏れないよう、コーポレート側からアラートを送信し、事業部門内で統制を強化する必要があります。それが請求や支払いにつながる流れを、今後しっかり整備していきたいと考えています。必要な道具は揃ったため、これから本格的に運用を進めていく段階です。
——今後の展望について教えてください。
飯島さん：従業員が増えて取引が多くなれば、それに比例して処理件数も増加します。経理業務で言えば、現在は月200枚程度の請求書ですが、これが500枚になる可能性もあります。その1つ1つの仕訳や金額を確認する必要があります。現在も一部はバクラクで自動化されていますが、仕訳の形式や勘定科目の自動化、そしてその精度を確認できる仕組みがさらに充実すれば、より効果的になると考えています。
また、契約管理についても課題を感じています。事業展開に伴って毎月契約数も増加しており、より効率化していきたいと考えています。
堀口さん：経理部門として今後取り組みたい課題としては、統制強化の一貫で、稟議や購買申請と支払申請を紐づけて、よりしっかりとしたフローを構築していきたいと考えています。
バクラクの各サービスを活用しながら、経理業務の効率化と統制の両立を目指していきます。
——最後に、同じような課題を抱えている企業へメッセージをお願いします。
飯島さん：債権管理については、消込件数が多い企業には非常に効果的です。そして、債務の支払側の機能もとても優れています。請求書を確認して仕訳を作成し、すぐにレビューできる点が非常に使いやすいです。
経理業務では、まずすべての請求書を回収し、それが問題ないか確認し、仕訳の形にして振込を実行する、という流れがあります。言葉にすると単純ですが、実際には膨大な工数がかかります。バクラクを導入することで、この工数を大幅に削減できます。支払業務が楽になり、仕訳の作成や月次決算も早くなるため、経理業務で会計システムのみを使用している企業には、まずバクラクの導入をおすすめします。
堀口さん：バクラクシリーズは、サービスが使いやすく、従業員数や取引数に対して経理の人数が数名と少ない会社に特におすすめしたいです。
当社のように売上や入金件数が多く、今後も増える見込みの会社には、バクラク債権管理の早期導入を推奨します。件数が増える前に導入しておくことで、より効果を実感できると思います。
多くの企業が“高精度”を謳う中、バクラクはAI-OCRの精度をはじめとするAI活用機能に強みを持っています。では、どのようにしてその強みを実現しているのか、他社サービスと比較してどのような違いがあるのか、解説します。
本資料はバクラクを活用した経理業務の改善事例集です。請求書の発行や支払処理、経費精算、法人カードの処理、また法令対応の負担軽減をどのように実現したのかお客様にインタビューした事例を5社分掲載しています。
