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経費精算の工数が75%減!有名テーマパーク運営会社が、DXの第一歩にバクラク経費精算をおすすめする理由とは

■ 導入前の課題

  • Excelに必要事項を入力し、A4用紙に証憑を貼り付けて提出する作業に時間がかかっていた
  • Excel入力内容と証憑を照合する際に、金額の入力ミスが見つかっていた
  • 証憑を貼った申請用紙にパンチで穴をあけてファイリングしていく手間にストレスを感じていた

■ 導入の決め手

  • 申請から経理部門への費用計上や支払いまで一気通貫で対応できる
  • AI-OCRの読み取り精度や、二重申請アラート機能に満足
  • 操作画面が非常にきれいで、どのように画面遷移していけばいいのか分かりやすい

■ 導入後の効果

  • 申請から経理処理までの経費精算にかかる工数は1/4に
  • エクセル入力内容と証憑の確認作業時間(枚数確認や電卓での計算など)が圧縮できた
  • 証憑のファイリングがなくなり検索性も向上
  • 面倒な作業が軽減されることで若手社員のモチベーション向上にも繋がる

那須高原のレジャーランド「那須ハイランドパーク」の運営を始め、テーマパーク事業や別荘事業を手掛ける日本テーマパーク開発株式会社。「関わる人全てがハッピーになるサービスを」をキャッチコピーに掲げて事業拡大を進める同社では、経費精算における社員と経理担当者の負担を減らすため、バクラク経費精算を導入しました。ツール導入の背景にあった課題や導入までの流れ、そして成果について、リゾート事業部の事業部長である藤宮様、管理部部長の矢嶋様にお話を伺いました。

アナログな経費精算で申請者側、経理側ともに負担

リゾート事業部事業部長 藤宮さん

ー 貴社のバックオフィス業務では、どのようにデジタル化を進めていたのでしょうか。

矢嶋さん:手のかかる仕事をどんどん効率化し、付加価値がより高い仕事に時間を使える状態にすることを目指してデジタル化を進めています。今回の「バクラク」シリーズの導入は弊社におけるデジタル化の先駆けでして、その他に勤怠のシステム化やデータ活用といった取り組みも進めています。

ー 今回は「バクラク経費精算」についてお伺いしていければと思いますが、以前はどのような経費精算フローだったのでしょうか。

藤宮さん:以前はかなりアナログな業務フローで経費精算を行っていました。以下の流れが、申請者側の大まかな流れです。

  1. テーマパーク運営に必要な備品や食材を現場の社員が購入し領収書を保管。また、営業担当者は会食後に、人数や相手企業名をメモし、領収書を保管
  2. Excelの経費精算フォーマットに必要事項を記入し、プリントアウト
  3. 毎月、各社員が1ヶ月分の領収書を手元に溜めておき、月末になったらA4用紙に貼り付ける
  4. 金額が正しいかを確かめ、上司から確認済みのハンコを押してもらう
  5. 経理部門があるオフィスまで社員自身で届けに行く
  6. 入力したExcelのデータを所定のフォルダに格納

矢嶋さん経理担当者は提出されたExcelデータと領収書を確認し、誰と会食に行ったのか、金額に相違がないか、といった点を目視でチェックし、問題がなければ会計システムに取り込んで仕訳を切ります。その後、人事総務の担当者と連携し、翌月の給与支払い日に振り込むというアナログなフローでした。

ー バクラク経費精算の導入背景には、どのような課題があったのでしょうか。

矢嶋さん:申請者側と経理側、それぞれに課題がありました。まず申請者側にとっては、わざわざ領収書を保管し、月末の忙しい時期に手作業で貼り付けて資料を作成する手間が課題の一つです。また、弊社の敷地はかなり広く、部署によっては経理担当者のオフィスまで車で往復20分かかることも負担でした。

経理側には大きく2つの課題がありました。提出された資料の金額に問題がないかチェックし、もし金額のミスや情報に不足があった場合は申請者に差し戻さねばならず、余計な手間と時間がかかってしまうことが一つ。

もう一つは、提出されてきた膨大な証憑をファイリングして保管するという業務が非常に煩雑だったことです。これは今後、電子帳簿保存法に対応していく上でも課題でした。

毎月提出される経費精算の申請用紙は、およそ120枚前後で1枚の用紙あたり平均5枚の領収書が添付されています。毎月およそ600枚もの膨大な枚数の領収書を保管していくためのコストが負担になっていました。

決め手は、申請から支払・保管までツールを一本化できること

管理部部長 矢嶋さん

ー 経費精算の課題を解決するため、どのような点を重視してツールの導入を検討されたのでしょうか。

矢嶋さん:最も重視したポイントは、申請データが業務フローの最後まで保持され、経理や人事総務といった各部門に共有できることです。

つまり、現場からの申請、経理部門の費用計上、人事総務の給与支払いといった部門をまたぐ業務フローを、一本の流れにまとめられることが重要でした。

ー バクラク経費精算のトライアルでは、どの機能を確認されたのでしょうか。

矢嶋さん:AI-OCRの精度を確かめるため、経費精算の領収書などを50枚、読み込ませました。その結果、ほぼすべて正しい金額を読み取れたため、AI-OCRの精度は申し分ないと判断しています。

また、他社と比べて優秀だと感じたのは、二重申請のアラート機能です。すでに読み取ったことがある領収書の場合、申請者が別の人であってもアラートが表示されます。

また、エラーが出たまま申請してしまっても、上長が確認するタイミング、経理が承認するタイミングで再度アラートが出る点も、トラブルを未然に防ぐ上で重要な機能だと感じました。

ー バクラク経費精算の導入を決断した決め手をお聞かせください。

矢嶋さん:AI-OCRの機能で簡単に申請できること、そしてバクラクシリーズとの併用で一つのツールに集約して一気通貫で業務フローをカバーできることが導入の決め手でした。OCRの機能に特化した他社システムも検討はしたのですが、読み取り精度は高い一方で会計周りの使い勝手が悪く、求めていたすべての要件を満たすことができませんでした。

また、バクラク経費精算はUI(操作画面)が非常にきれいであることも高評価です。パッと見ただけでどのように画面遷移していくのか分かりやすく、初めてバクラク経費精算を使う社員もすぐに操作に慣れるであろうと判断しました。

マニュアルいらずの分かりやすい操作感で、1ヶ月以内に社内へリリース

ー バクラク経費精算の導入を決定してから、現場へのリリースまでの期間を教えてください。

矢嶋さん:導入を決定してから1週間で社内へ告知し、その1週間後に社員向けのトライアル環境を開放、そこからまた1週間で本環境をリリースしています。結果、1ヶ月以内に社員へリリースすることができました。

ー バクラク経費精算を現場へ浸透させるために、どのような工夫をされましたか。

矢嶋さん:社内に向けて2回ほどオンライン説明会を実施しました。ただ、特別な説明が必要ないUI(操作画面)だったため、マニュアルを作成する必要もなく、スムーズにリリースが進んだと考えています。

また、各入力項目に経理からガイダンスを施すことができることも、スムーズに社内へ展開する上で重要なポイントでした。例えば、入力フォームの「金額」の項目には「税込みの金額を記載してください」と細かいガイダンスを入れていますので、申請者が迷うことはありません。

経費精算にかかる工数が1/4に!ストレスの軽減やモチベーション向上といった変化も

ー バクラク経費精算の導入で、どのような成果が得られましたか。

矢嶋さん:申請者と経理担当者の経費精算にかかる工数は、以前と比較して1/4まで減りました。

最も効率化された部分は、提出されたエクセルと証憑を突合させる経理担当者の業務です。以前はPC画面と手元の証憑を見比べながら、入力内容に間違いがないか、電卓を叩いて金額が一致しているか確認していたのですが、一つのPC画面で証憑と入力項目を見比べることができるようになったのでかなりラクになりました。

ー 申請者側の社員や管理者には、どのような変化がありましたか。

藤宮さん:申請者側としては、証憑をわざわざ車で経理まで届ける手間や、月末に領収書を一枚一枚A4用紙にのり付けする手間がなくなり、ストレスから開放されたと思います。

加えて、管理者の業務にも大きな変化があります。以前は紙の申請用紙を一つひとつ確認し、確認済みの印鑑を押していました。バクラク経費精算を導入してからは、PC上でオフィス外からも承認することができるので、特に出張が多い管理者ほど助かっています。

また、リマインドメールのおかげで承認漏れを防ぐことができています。

ー バクラク経費精算の導入で、社内に変化はありましたか。

矢嶋さん:用紙に穴を開けてファイルにとじるファイリング作業は正直なところ面白い仕事ではありません。領収書をファイリングする必要がなくなったことで、経理担当者のストレスが大きく減ったと思います。

藤宮さん:ペーパーレス化を推進したことで、特に若手社員のモチベーションが向上していると感じています。弊社では特に新卒社員を多く採用しており、デジタルネイティブな世代の社員にとって、紙を使ったアナログな仕事はモチベーションを下げる原因でした。

今回バクラク経費精算を導入したことで印象的だったのが、AI-OCRでスムーズに領収書のデータが読み込まれていく様子を社員が見て「すごい楽だ!」と喜んでいたことです。スマートな働き方を実現していくことで、より一層モチベーションを上げていくことができるはずだと考えています。

DXの第一歩にこそ、バクラク経費精算がおすすめ

ー 事業全体について、今後の展望をお聞かせください。

藤宮さん:日本テーマパーク開発は、那須地域だけでなく、日本全国へ進出していく予定です。そのためにもコーポレート部門を強化し、全国の拠点を支えられる経理業務やバックオフィスサービスを確立する必要があります。今回のバクラク経費精算の導入は紙からデジタルへ移行していく第一歩であり、今後も同様のDX推進を続けていきたいですね。

ー バクラク経費精算は、どのような企業におすすめできるでしょうか。

矢嶋さん:今まで紙の証憑とExcelで経費精算処理されていた企業がDXの第一歩として踏み出すには、バクラク経費精算は最適なツールだと思います。弊社は、高齢の方やITに慣れていない従業員も多く、以前導入したシステムはログインもままならなかったのですが、バクラク経費精算は使うことができています。

「DX」という言葉だけ聞くと何やら取っ付きにくい印象があると思いますが、導入のハードルが低いバクラク経費精算からDXを始めてみてはいかがでしょうか。

社名:日本テーマパーク開発株式会社
業種:テーマパーク、遊園地等の運営
従業員数:198名(2022年7月末時点)
導入サービス:バクラク経費精算、バクラク申請、バクラク請求書
会計ソフト:TKC