多店舗経営の飲食店の小口現金管理を一新。従業員はスマホ1つで申請が完結

現場と経理のスピード感のギャップなど、山積みだった課題

ーーバクラク導入以前は、どのようなことにお悩みでしたか。

上村さん：経費精算時の領収書については、店舗の従業員がパソコンで、当時使っていたシステムに「日付、支払先、目的、金額」を入力し、小口現金出納帳を作成していました。

その小口現金出納帳と領収書を本社に送ってもらい、経理が内容をチェックしていたのですが、パソコンに不慣れで入力作業に抵抗がある人がいたり、入力内容が相違・不十分であったりしたため、メールや電話で聞き取りすることがよくありました。

また、小口現金はレジのお金を使っていたため、お金の管理をしていた店舗の担当者は煩雑な処理に追われていたんです。

さらには、領収書が未提出、入力を月末にまとめてやる店舗がある、といった理由で、こまめなチェックができず、月初に聞き取りが発生してバタバタするなど、課題が山積みでした。

請求書については、毎月100件以上ある請求書の綴じ込みが大変でした。加えて、あとから請求内容を確認したいときも、どのファイルにあるかを探すのに苦労していましたし、電子帳簿保存法への対応もどうすればいいか頭を悩ませていました。

そのうえ、弊社は従業員400名以上に対し、経理が2名しかいないため、できる限り効率的に処理を進めていく必要があり、「今よりも一気に時間短縮ができる管理体勢をつくらなければ」と解決方法を模索していました。

スマホ1つで完結する申請の手軽さや、使い勝手の良さが課題解決にフィット

ーー他社と比較検討されたうえで、バクラクをご導入いただきましたが、決め手は何だったのでしょうか。

上村さん：5〜6社ほど比較し、次のような点が当社の課題にフィットしていると感じました。

・担当者の方が丁寧に課題を聞いて、解決方法を一緒に考えてくれた

・無料トライアル期間のおかげで、実際使用した時のイメージが掴みやすかった

・AI-OCRによる項目の読み取りが早い

・勘定奉行クラウドとのデータ連携がスムーズだった

・画面が見やすく、操作が楽だった

・電子帳簿保存法に対応していた

・経費精算ワークフローシステムの入力項目が自由に作成できた

また、領収書については、写真を撮ってアプリで申請できるため、申請者はスマホ1つで完結します。この点が、普段PCを触ることが多くない店舗の従業員にも合っていると思い、導入を決めました。

面倒な進捗管理や、手入力の作業をほぼゼロに

ーー実際にバクラクをご導入いただき、業務に変化はありましたか。

上村さん：領収書については、従業員への聞き取りが発生した場合、以前はメールを送り、エクセルで聞き取り内容と進捗の管理をしていました。ですが、今はすべてバクラク上で完結でき、申請者本人に直接聞き取りの通知がいくので、別々のツールで管理する必要がなくなりました。

また、申請を随時チェックできるので、月末に聞き取りが発生してバタバタすることもありません。以前は仕訳を会計システムにすべて手入力していましたが、今は、申請時に選択した項目と勘定科目が紐づく機能を活用して、仕訳入力の自動化も行っています。

（編集部注：申請時に“食材”という内訳を選択すると、勘定科目が自動で“仕入”になるなど、お客様のご都合に合わせて作成した内訳と勘定科目を自由に紐づけることができます）

自動で入力された仕訳データを、翌月に全店分まとめて勘定奉行クラウドに連携すればいいので、手入力の時間もほぼゼロになりました。

請求書については、CSVを出力しなくても、バクラク請求書受取と勘定奉行クラウドがAPI連携している機能のおかげで、ボタン1つで仕訳が勘定奉行クラウドに連携されるのでとてもありがたいです。

また、以前は200枚近くの領収書を紙に貼る作業がありましたが、電子帳簿保存法に対応した状態でデータ保管できるようになったため、この作業が必要なくなりました。

請求書についても同様に、ファイルへの綴じ込みの手間がなくなり、保管スペースが不要になりました。

ーー特に、お役に立っている機能はありますか？

便利に感じている機能でいえば、AI-OCRによる読み取りにより、過去に処理したことのある取引先だった場合、以前の仕訳内容を参考にした仕訳が自動で入力される機能はとても助かっています。

過去の請求書の内容を確認したいときは、取引先名や勘定科目で検索をかけたり、メモ欄に特定のキーワードを入力しておくと、そのキーワードからも検索できたりするので、経理担当者でなくても該当の請求書を簡単に見つけられます。

また、毎月末に複数の振込をしなければならないのですが、支払期日や支払い方法で該当の取引を絞り込み、自動で振込データを作成してくれる機能があるので、今後活用していきたいと思っています。