・インボイス制度に伴う確認や、仕訳の負担が急増していた
・全国の拠点で小口現金を管理しており、手間と盗難等のセキュリティリスクが発生していた
・申請にミスが多く、経理課による差し戻しが毎月全拠点の約7割で発生していた
・AI-OCRの精度が高く、直感的に操作できる迷わない画面
・請求書受領と経費精算をワンパッケージで運用でき、会計システムとの柔軟な連携が可能
・営業・サポート担当者の専門性が高く、信頼できた
・小口現金の撤廃により、現金管理のリスクと手間を減らせた
・経理部からの差し戻し件数が半分以下に減少した
・利用者の74%が紙削減効果を実感している（社内アンケート結果）
物流・運送業界が直面する「2024年問題」。労働力不足やコスト増への対応が急務となる中、現場のドライバーや拠点スタッフを支えるバックオフィスの生産性向上は、事業継続における重要課題の一つです。
アスクル株式会社の物流業務を担うASKUL LOGIST株式会社（以下、アスクルロジスト）は、全国に広がる拠点の「アナログ業務」をゼロにするため、大きな決断を下しました。それが、長年の商習慣であった小口現金の撤廃とバクラクによる業務改革です。
3,500名を超える組織で、いかにして現場を巻き込み、ガバナンス強化と効率化を両立させたのか。プロジェクトを牽引した経営本部 経営管理部長の江﨑 大吾氏、経理課 課長の尾倉 茂氏、経理課 岡部 雅輝氏の3名に伺いました。
アスクルロジストが直面していたのは、全国に展開する物流拠点で行う経費精算や請求書支払申請の負荷でした。特に頭を悩ませていたのが、現金管理や、インボイス制度・改正電子帳簿保存法等の法令への対応です。
「インボイス制度の開始により、適格請求書発行事業者の登録番号の有効性確認や、仕訳判断といった事務負担が増えていました。それにより、ミスや問い合わせも頻繁に発生しており、手入力に頼る従来のフローでは限界があると感じていました」と尾倉氏は振り返ります。
従来の経費精算システムでは、拠点からの申請ミス（部門や費用項目等の選択ミス等）が常態化していました。その結果、経理課による「差し戻し」が発生しない月はなく、全拠点の約7割で毎月のように修正対応に追われていました。
加えて、各拠点で管理していた「小口現金」も大きなリスクでした。金庫に多額の現金を保管し続けるセキュリティリスクに加え、お釣り準備のために銀行へ通い、現金を運搬する事務負担も生じます。これまで事務担当者が実施していた、これらの負担を解消していきたいという思いも、プロジェクトの原動力となりました。
システムの比較検討にあたり、同社はバクラクを含む5社のサービスを精査しました。選定において尾倉氏が最も重視したのは「利用者に負担をかけないこと」でした。
「当社の文化は、現場でデータを入力する『分散入力』です。この文化を変えずにデジタル化を進めるためには、マニュアルなしで直感的に操作できるシステムにしたいと考えていました」（尾倉氏）
また、紙書類のデータ化だけではなく、「会計処理の効率化」まで実現できることや、経費精算や請求書処理のいずれにも対応していることを条件に、2社に絞り込みました。
2社比較の際、決定打となったのはバクラクの「読み取り精度とスピード」そして「細部まで行き届いた実務者目線の機能」でした。
「バクラクには、AI-OCRが読み取った箇所が光る『マーカー表示』がありました。目線がすぐにいくので、チェックのしやすさが他社とは違います。また、アップロードの速さや、自部門がデフォルト表示されるといった細かい仕様も、実務に直結する大きなポイントでした」（尾倉氏）
さらに、技術的な懸念に対するサポート体制も評価されました。 「会計システムとの連携において、技術的な質問をした際、こちらの意図を理解して回答をくれたのがバクラクの担当者でした。プロ同士の会話ができる安心感がありましたね」と江﨑氏は語ります。
最終的には、配送拠点の事務担当者5名によるトライアル環境での試用を実施。現場からは「満場一致でバクラクが使いやすい」という回答が得られ、導入が決定しました。
導入展開時にドライバーへの説明を行う事務担当者にも意思決定の前段階で関わってもらうことで、その後のスムーズな導入にもつながっています。
導入にあたって最大の壁となったのは、ドライバーからの納得感の醸成でした。 これまでは領収書を渡せばその場で現金がもらえていたのが、システム申請後、1週間後の振り込みに変わる。このスピード感の変化をどう受け入れてもらうかが課題でした。
そうした中で江﨑氏は、「会社としての方針を明確に決めること」を強調しました。
「小口現金を残すかどうか、という現場からの相談もありましたが、なくしてくださいと断言しました。中途半端に妥協せず、会社の方針として打ち出すことで、現場の事務担当者がドライバーに対して『本社が決めたことだから』と説明しやすくすることも展開においては必要だと考えました」
また、導入プロセスについても現場からの意見を反映しています。一気に全社員へ展開するのではなく、「事務・一般社員」→「社員ドライバー」→「委託先ドライバー」という順序で展開をしたのです。
「経理が全員にゼロから教えることはできません。まずは事務スタッフが使いこなし、次に社員ドライバーへ教える。そして、社員が慣れた頃に、隣にいる委託先ドライバーさんに教えられる体制を作りました。動画マニュアルを作成し、パソコンを持たないドライバーでも専用端末からいつでも見られるようにしたことも功を奏しました」（江﨑氏）
物流現場における事務担当者は、時にドライバーの世話を焼く役割を担いがちです。江﨑氏はそうした仕事はやめませんかと提案したといいます。
「ドライバーに直接入力してもらうことは、一見負担増に見えますが、全体で見れば入力ミスや差し戻しが減り、事務担当者も本来の業務に集中できるようになります。使い勝手の良いシステムでドライバーの負担も最小限に抑えることで、全体最適を実現しようという考え方を丁寧に伝えました」
運用開始後、ペーパーレス化や現場の業務効率改善が見えてきています。導入後のアンケートでは、利用者の74%が紙削減の効果を実感しているという結果が出ました。
また物流企業ならではの業務の効率化にも繋がっています。その筆頭が、膨大な件数にのぼる「駐車場代」や「高速道路代」の精算です。
岡部氏は、「駐車場代は件数が多いのが物流業界の特徴ですが、バクラクのAI-OCRと連続撮影機能により、ドライバーはほとんど手入力をせずに申請を完了できています。スマホアプリの操作性が高く、出張の多い経営層からもポジティブな反応が返ってきています」と手応えを語ります。
具体的な効果として、まず経理課からの差し戻し件数が従来の半分以下に改善されました。部門選択の制御やAIによる自動補完が効いています。また、小口現金の撤廃により、現金管理リスクと手間をなくせています。
バクラク導入によるアナログ業務の撤廃により、申請者や事務担当者、経理の効率化が進む中、今後はバクラクの請求書発行機能を活用し、ドライバーや委託先への「支払明細（支払通知書）」の発行も効率化させていく計画です。また、J-SOXへの対応を見据えた内部統制のさらなる強化や、承認プロセスの整備も進めていく方針です。
最後に、同様の課題を抱える物流・運送業界の企業へメッセージおよびバクラクへの期待をお話いただきました。
「インプットからアウトプットまでデジタル化していかないと効率化の恩恵を受けづらいと感じています。『誰かが代わりに業務をやる』というのではなく、AIやシステムに任せていくことで本来目指す状態に近づけると考えています。ただし、紙からデジタル化するのに余計な手間がかかるということになると、施策は進みません。だからこそ、使い勝手のいいサービスを選ぶことが重要になってくると考えています」（江﨑氏）
「現金や紙からの脱却を考えていらっしゃる企業様については、AIの性能やサポートの手厚さに強みがあるバクラクは有力な選択肢だと思っています。特に自社開発で、利用者目線のサービスを開発いただいていると思いますので、これからも他社の一歩先をいくサービスを期待しています」（尾倉氏）
多くの企業が“高精度”を謳う中、バクラクはAI-OCRの精度をはじめとするAI活用機能に強みを持っています。では、どのようにしてその強みを実現しているのか、他社サービスと比較してどのような違いがあるのか、解説します。
本資料はバクラクを活用した経理業務の改善事例集です。請求書の発行や支払処理、経費精算、法人カードの処理、また法令対応の負担軽減をどのように実現したのかお客様にインタビューした事例を5社分掲載しています。
