業務用ツールの支払い状況を可視化！成長期の組織を支えるバクラクビジネスカード活用術

「日本を事業創造できる国にして、世界を変える」をミッションに、スタートアップや起業家の支援、大手企業の事業創造支援を手掛ける株式会社ゼロワンブースター。事業の成長を加速する「アクセラレータープログラム」や「起業家育成プログラム」に加え、起業家や大企業社員が交流し、共に事業に取り組む場としてコミュニティスペース「SAAI（サイ）」を運営しています。

これらの事業を支えるバックオフィス部門のアドミニストレーション部では、今後の組織拡大に備えて業務の効率化と業務分析に力を入れており、その一環としてバクラクビジネスカードを導入いただきました。

今回は、バクラクビジネスカード導入の背景にあった課題や導入までの流れ、そして成果について、アドミニストレーション部の十枝さん、山口さん、奥田さんにお話を伺いました。

成長フェーズを支えるアドミニストレーション部。ツール利用料やパソコンの購入に法人カードを利用

ー アドミニストレーション部のミッションについてお聞かせください。

十枝さん：当社は組織や事業を拡大する成長フェーズなので、アドミニストレーション部では、社員数が3〜5倍に増えたとしても、しっかり事業を支えられる管理部門の構築を大きなミッションに掲げています。現在は40数名の規模ですが、採用を積極的に行っています。

ー 法人カードはどのような用途で利用していますか。

山口さん：業務で利用する各種ツールの利用料の支払いや、パソコンのような高額な備品の購入、出張費の支払いに使用しています。

今はBYOD端末の使用から、会社としてパソコンを支給するように変更しているため、パソコンの購入金額が非常に高くなっています。また、海外コンベンションへの出席のために、航空券や宿泊代の支払いが突発的に発生することもあります。これらを含めて、通常は毎月80万〜150万円くらいの支払いをしてきました。

多くのツールを導入していたため、利用目的や決済状況の把握に課題感

ー バクラクビジネスカードの導入背景にあった課題をお聞かせください。

十枝さん：弊社では法人カードでツール利用料の決済をしていましたが、カードの明細は不明確なので、用途や利用目的の管理が煩雑になっていました。

また、プロジェクトごとにSlackを契約するなど、別々の部署で同じツールを契約することが頻繁にあります。社員がフレキシブルに新しいツールを導入することを認めている一方で管理は大変でした。

導入の決め手は、利用上限金額の設定とシンプルで分かりやすい管理画面

ー バクラクビジネスカードの導入の決め手はなんでしたか。

十枝さん：追加カードの発行方法や、カードごとの利用上限金額の設定などのデモを見て、活用のイメージを掴むことができました。管理画面もシンプルで分かりやすく、社員にカードを付与する際の説明もしやすいと感じました。

また当社ではfreee会計を導入していますので、freee会計との連携にも期待していました。

奥田さん：ちょうど立ち上がったばかりの新規事業で法人カードを導入したいというニーズがあったため、社長からの許可があり次第すぐに導入しました。これまでは法人カードを現場社員に配布することはNGとされていたのですが、個別に利用上限金額や利用終了日を設定できるので安心ということで導入できました。

支払い状況を可視化するための工夫とは

ー バクラクビジネスカード導入決定後、どのように社内へ展開していきましたか。

十枝さん：導入当初、当社の新規事業での活用ケースを含め、一気に10枚を追加発行しました。1つのサービスにつき1枚カードを発行しているため、現在50枚以上は発行しており、加えて以前から契約している他社の法人カードが3枚あります。出向している社員に対しても立替精算用のカードを発行しているため、アドミニストレーション部でしっかりコントロールできている状態です。

その他に、名刺の購入といった臨時の支出があった場合は、「スポット用」というカードを各担当者に渡しています。この「スポット用」のカードは事業部別に発行しており、バクラクビジネスカード全体を見ると、定期請求とスポット請求の2種類に分けています。

奥田さん：バクラクビジネスカードの管理画面は非常にシンプルで分かりやすく、操作体験が素晴らしいと思います。何か分からないことがあっても、公式のサポートサイトを参考にすればだいたいは解決します。

ー カードはどのように管理していますか。

十枝さん：カード名に支払い情報の詳細を記入するようにしています。具体的には「チーム名」「ツール名」「支払いサイト」の要素を必ずいれるようにしています。

「支払いサイト」については、毎月請求なのか、スポットでの請求か、すぐに分かるようにしています。チームとツールごとにバクラクビジネスカードを発行しているため、無駄な支払いがあればすぐに確認したり、使用状況を分析したりといった効率化を実現できています。

ー 今はどのようなシーンで活用していますか。

山口さん：当社のコミュニティスペースでは、年に2回ほどカンファレンスを実施しています。今回のカンファレンスでは、発行したバクラクビジネスカードを使用して備品や消耗品、軽食の支払いをするようにしており、以前よりも小口現金の使用頻度が大幅に減りました。

十枝さん：当社ではチーム内の活性化施策として、お菓子当番制度があります。これは一定の予算を決めて、みんなで食べるお菓子を自由に購入できるというものなのですが、以前は残りの予算がざっくりとしか分からなかったのです。

しかし、お菓子当番用にカードを発行したことで、支払いごとに利用上限金額に対する消化率が管理画面上で可視化されるようになりました。このことを社長に説明したところ、「こんな活用方法もあるのか」と感動していました。

サービスごとに利用上限金額を設定し、トラブルを予防！

ー バクラクビジネスカードを導入してどのような変化がありましたか。

山口さん：これまで導入していたツールのユーザーアカウントを解約し、グレードダウンしたつもりだったのですが、プランの変更がうまくいっていないケースがありました。しかし、支払金額の利用上限金額設定をしていたおかげで、そのことに気がつくことができました。

十枝さん：バクラクビジネスカードによる決済処理は、すぐに利用速報に反映され、数日後に確定明細にも反映されるため、ほぼリアルタイムで支払い状況を照合することができています。

奥田さん：サービスごとにクレジットカードを切り出したことで、長年の課題だった明細が不明確な決済をなくすことができました。また、支払い金額に変更がないか、間違えて決済されていないか、チェックしやすいと思います。今後、年間を振り返った際にはさらに細かく分析していきたいですね。

バクラクは多機能かつシンプルに利用できる法人カード

ー アドミニストレーション部の今後の展望をお聞かせください。

十枝さん：当社のアドミニストレーション部では最新のツールを最大限活用しながら業務を効率化し、少数精鋭で可能な限り幅広い業務をこなしていきたいですね。

できれば組織が今の3倍になっても、現在と同じくらいか、もしくは1.5倍くらいの人数で会社を支えられるような、強くて「稼げるバックオフィス」を構築していきたいです。

山口さん：業務の効率化にあたって、バクラクビジネスカードを活用して支払い内容の分析をしていきたいと考えていますので、バクラクには支払い状況の分析に関わる機能を期待しています。

ー バクラクビジネスカードはどのような企業におすすめできるでしょうか。

山口さん：バクラクビジネスカードは必要な機能がしっかり揃いつつも、使い勝手の良いシンプルなサービスだと思います。シンプルさゆえに、小規模なスタートアップから、拡大期のベンチャー企業まで、しっかり活用できるのではないでしょうか。

事業部や部署単位で導入しても使い勝手のいいサービスだと思います。組織がまだ小さいうちにルールを決められるとすぐに活用しやすそうですね。