請求書払いとは？発行・支払いの方法、メリット・デメリットを解説

請求書払いは、企業間や個人事業主を含む取引において、買い手側が代金を後払いできるようにする決済方法です。 請求書払いは多くの企業でスタンダードな取引のため、方法や手順を理解しておくと実務で大いに役立ちます。 本記事では、請求書払いについて、受領側・発行側それぞれにおける処理方法を詳しく解説します。メリットやデメリットも視点別に紹介していますので、理解を深めるのにご活用ください。

1.請求書払いとは？

請求書払いとは、商品やサービスの売買取引において、後払いを可能とする決済手法のひとつです。企業のみならず、個人事業主を含む取引でも頻繁に用いられています。

販売側（代金を請求する側）が請求書を発行・送付し、購入側（支払う側）は受け取った請求書に記載された金額を期日までに支払う仕組みです。代金を後で払うことから、信用取引や与信取引などと呼ばれることもあります。

また、ペーパーレス化やDX化が推進される昨今では、請求書払いをオンラインで完結させる企業も増えてきている状況です。

請求書払いでは請求書を用いるのが一般的ですが、発行は義務付けられていません。詳しくは以下の記事で解説していますので、合わせてお読みください。

関連記事：請求書は必須？法的な発行義務の有無や経理業務での必要性を解説

2.請求書払いの方法と流れ

請求書払いは、ただ請求書を発行して終わりではありません。複数の段階に分けて行います。

2-1.1.与信審査

請求書払いをするには、販売側による購入者の与信審査が必要です。

与信審査とは相手方に支払い能力があるかを調査するもので、支払い能力が低いと判断される場合には、支払い遅延や代金未回収のリスクが高まります。そのため、安心して取引できる相手かを慎重に判断しなくてはなりません。

与信審査での判断基準は与信基準と呼ばれており、販売側で自由に設定することが可能です。判断材料となる情報としては、相手方の財務状況、これまでの取引実績、貸借対照表などが挙げられます。

販売側で判断するのが難しい場合には、外部の専門機関へ依頼することも可能です。

2-2.2.請求書の発行・送付

与信審査を実施し、スムーズに取引ができる相手だと判断できたら、商品・サービスの提供後に請求書を発行・送付します。

請求書を発行する際には、以下の項目を過不足なく記載します。

• 販売側の氏名や名称（適格請求書の場合は登録番号も記載）
• 送付先（宛先）
• 取引日
• 取引内容
• 請求金額（適格請求書の場合は税率ごとに記載）
• 消費税額（適格請求書の場合は税率ごとに記載）
• 支払期日
• 請求日

購入側が請求書の送付締め切りを設けている場合や、指定のテンプレートを使うよう依頼してくる場合もあるため、必要に応じて購入側に確認を取りながら進めるとよいでしょう。

また請求書の送付も、取引先に合わせた方法で対応する必要があります。たとえば、ペーパーレスを進める企業では電子送付を希望する可能性があります。

請求書発行時の注意点については、以下の記事でも解説しています。

関連記事：請求書の発行方法とは？事前に確認が必要なものや基本の注意点を解説

2-3.3.請求書の受理・支払い

購入側が請求書を受理したら、請求書の内容を確認して支払いを行います。不備があった場合には、早急に発行側へ修正や再発行を依頼しましょう。

また、受領確認後はすぐに支払いを実行できるわけではなく、上長など管理職からの承認を得る必要もあります。そのため、経理担当者は承認にかかる時間も考慮して、受領や支払いプロセスを進めなくてはなりません。

支払いは、請求書に記載された期日までに確実に行い、企業間であれば銀行振込が一般的です。ただし、取引先によってはコンビニ・クレジット・電子マネー決済などを認めているケースもあります。

請求書受領時の業務フローについては、以下の記事で詳細をご確認ください。

関連記事：請求書処理のフローとは？業務のポイントや課題も解説

2-4.4.消込処理

請求書の受領や支払いが完了したら、販売側・購入側ともに消込処理を行います。消込処理は、商品やサービスの販売時もしくは購入時に計上していた、売掛金や買掛金を消していく業務です。

販売側は口座情報などを見て入金を確認し、請求額との相違がないことを照合したのち売掛金を消し込みます。購入側は、支払いが完了し間違いがないことを確認できたら、先に計上していた買掛金や未払金を消し込みます。

消込処理は二重払いや支払い漏れなどのミスが起こりやすい業務でもあるため、口座残高を正確に把握する、処理フローを明確にするなどして人的ミスの発生を防ぐよう心がけましょう。

請求書をチェックする際の注意点や効率化のポイントは、以下の記事で解説しています。

関連記事：請求書チェックの効率化｜課題や方法などを解説

3.請求する側にとってのメリット・デメリット

請求書払いを採用すると、請求する側にはどのようなメリットやデメリットがあるでしょうか。

3-1.メリット

請求する側（販売側）にとっては、経営の安定化を期待できるのが大きなメリットです。

請求書払いは信用取引であるため、取引先との関係構築が期待できます。特に、大口取引や高額取引では取引先もメリットを享受でき、互いにとってプラスになり長期的・友好的な関係を築きやすくなるでしょう。

多くの取引先と良い関係を継続すれば売上も安定するため、経営悪化のリスクも軽減することが可能です。

また、請求書払いは請求関連業務の効率化ももたらします。取引の度に請求を行うより、一定の期間でまとめて請求するほうが取引回数も減り、経理担当者の業務負担軽減につながります。業務にかかる時間や手間、コストだけでなく、人的ミスの発生も減らせるでしょう。

3-2.デメリット

一方で、商品やサービスの代金をすぐに回収できない点はデメリットだといえるでしょう。

請求書払いでは、取引先が入金するまでにタイムラグが発生します。もしその間に取引先の経営状態が悪化したり、トラブルで支払いが遅延したりした場合には、代金が未回収のままになるかもしれません。未回収リスクに備えて、運転資金も常に余裕を持っておく必要があります。

請求書払いを導入する前に取引先の与信審査を行う点も、負担になるかもしれません。いくら調査に時間をかけても、取引先が信用できないとなれば取引を断る必要もでてきます。与信審査を外部に委託する場合には、その費用も負担しなくてはなりません。

請求書払いは経営の安定化や利便性が見込める一方、このようにリスク管理が必須となる側面もあることを覚えておきましょう。

デメリットをなるべく払拭して請求書払いを運用したいのであれば、バクラク請求書発行がおすすめです。バクラク請求書発行では、既存の基幹システムと連携しながら請求書発行業務を効率化できます。

4.支払う側にとってのメリット・デメリット

支払う側にとってのメリットやデメリットには、以下が挙げられます。

4-1.メリット

支払う側にとっては、すぐに代金を用意しなくてもよい点が大きなメリットです。

後払いなら、手元に充分な資金がなくても取引ができます。高額なものを購入した場合や大口取引をした場合でも、余裕を持った資金繰りをすることが可能です。

都度払いの際に気になる振込手数料も、請求書払いなら一括して振り込めるため、コスト削減にもつながります。

4-2.デメリット

デメリットとしては、支払い管理が必要になる点が挙げられます。

請求書払いは決められた期日までに代金を払うものです。しかし期日を過ぎてしまったり、払いそびれてしまったりした場合には、取引先からの信用を失い、取引が継続できなくなるかもしれません。

また、計画的な資金管理ができていないと、支払日に資金がショートするリスクもあります。特に請求書払いを多用していると、実際の資金と帳簿上の資金に差が出るため、管理がより困難になるでしょう。日頃から余裕を持った資金管理が欠かせません。

他にも、初めて取引する相手から与信審査を求められたり、前払い・都度払いを要求されたりすることもあるため、取引してすぐに請求書払いが認められるとは限らない点に注意しましょう。

受領した請求書の支払い管理に不安があるなら、バクラク請求書受取が役立ちます。取引先別の受領状況確認や消込仕訳も自動化できるため、ミスも防止できます。

5.請求書業務を効率化するなら「バクラク請求書発行」

請求書払いは、単なる後払いではなく、企業間の関係構築や資金・リスク管理にも大きく影響する取引です。

本記事で解説したメリット・デメリットも参考にしつつ、適切に運用できるよう心がけましょう。

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