小口現金とは？管理方法やメリット・デメリット、仕訳方法も解説

細かな経費精算に用いられる小口現金は、経理業務を円滑に進める上で便利な仕組みです。一方で「管理が煩雑」「盗難のリスクが心配」といった課題も抱えています。 本記事では、小口現金とは何かという基礎知識から、メリット・デメリット、具体的な管理方法までを詳しく解説します。

1.小口現金とは

小口現金とは、日々の細かな経費支払いのために、各部署や拠点に用意しておく少額の現金です。

交通費や消耗品費といった経費が発生するたびに経理部が精算していると、業務が煩雑になってしまいます。小口現金は、あらかじめ一定額の現金を各部署の担当者に渡しておくことで、支払いをスムーズにする仕組みです。

たとえば、文房具の購入や郵便料金の支払いなどに充てられます。

2.小口現金のメリット

小口現金を導入するメリットは、以下の2つです。

• 経理担当者の負担が減る
• 急な支払いに対応できる

一つは、経理担当者の負担軽減です。交通費や消耗品費といった細かな経費精算を各部署で対応することで、経理部の承認や支払い業務が大幅に減るでしょう。小口現金により、経理担当者は月次決算など、本来の業務に集中しやすくなります。

急な支払いに迅速に対応できるのも利点です。たとえば、来客時の急な買い物や、配達員への着払い料金の支払いなど、現金があればその場で精算が完了できるでしょう。従業員の立替払いの手間も省け、業務が円滑に進みます。

3.小口現金のデメリット

小口現金は便利な仕組みですが、現金ならではのデメリットも存在します。

• 現金管理の手間が増える
• 盗難や紛失のリスクがある
• 不正利用の温床になりやすい

まず、担当者の現金管理の手間が増加します。日々の入出金を小口現金出納帳に記録し、定期的に残高を照合する作業が必要です。万が一、帳簿上の金額と実際の残高が合わない場合、原因を特定するために多くの時間を要するでしょう。

次に、オフィスに現金を保管するため、盗難や紛失のリスクが常に伴います。金庫で管理するなどの対策は必須ですが、リスクを完全になくすのは困難です。

また、管理者の目が行き届きにくいことから、私的利用といった不正の温床になる可能性も否定できません。少額だからと見過ごしていると、企業のコンプライアンス意識の低下を招く恐れもあります。

上記のデメリットを理解した上で、導入を検討しなければいけません。

4.小口現金の管理方法

小口現金は紛失や不正利用のリスクを防ぐため、明確なルールに沿った管理が不可欠です。本章では、小口現金の基本的な資金の流れから、帳簿での管理方法、補充方法までを具体的に解説します。

4-1.小口現金の資金の流れ

小口現金の一般的な資金の流れは、以下のとおりです。

• 経理担当者が、各部署の小口現金管理者に一定額の現金を前渡しする
• 支払いが発生した際は小口現金から支出し、必ず領収書を受け取る
• 支払った内容は、都度、小口現金出納帳へ記録を残す
• 週末など決まったタイミングで、支払報告書と領収書を経理担当者に提出する

経理担当者は報告内容を精査し、支払われた金額と同額を再び小口現金管理者へ補充します。上記のサイクルを徹底すれば、経費精算の透明性を保ち、適切な管理が実現するでしょう。

4-2.小口現金出納帳での管理方法

小口現金を管理するには以下のような「小口現金出納帳」への記録が欠かせません。小口現金出納帳とは、各部署で日々の細かな現金の入出金を記録するための補助的な帳簿です。

いつ・何に・いくら使ったのかを明確にします。主な記載項目は以下のとおりです。

• 日付
• 勘定科目
• 摘要
• 入金額
• 支払額
• 残高

小口現金出納帳と間違えやすい帳簿として「現金出納帳」が挙げられます。現金出納帳は会社全体の現金の動きを管理する主要な会計帳簿であり、役割が異なります。具体的な違いは、以下のとおりです。

	小口現金出納帳	現金出納帳
役割	補助簿	主要簿
管理者	各部署の小口現金管理者	経理担当者
取引内容	少額経費	全現金取引

小口現金出納帳はあくまで部署ごとの記録であり、最終的には経理部の現金出納帳に集約されます。

4-3.小口現金の補充方法

小口現金の残高が少なくなった際の補充は、以下の2つの方法が存在します。

• 定額資金前渡制度
• 随時補給制度

それぞれの仕組みが異なるため、自社の運用に適した方法を選ぶとよいでしょう。2つの違いを以下で解説します。

4-3.1.定額資金前渡制度（インプレスト・システム）

定額資金前渡制度（インプレスト・システム）とは、あらかじめ決めた期間ごとに、使用した金額と全く同じ額を補充する方法です。

たとえば、週の初めに10,000円を渡し、週末の報告で7,000円の支出が確認された場合、経理担当者は7,000円を補充します。次週の開始時点での残高は、常に当初の10,000円に戻る仕組みです。

残高が一定に保たれるため管理が容易で、不正を発見しやすい利点もあり、多くの企業で採用されています。

4-3.2.随時補給制度

随時補給制度は、残高が少なくなったタイミングで必要な分だけを都度補充する方法です。たとえば、あらかじめ決めておいた最低残高を下回った際に、担当者からの申請を受けて経理部が補充します。

補充する金額は毎回一定とは限りません。随時補給制度は、支出の頻度が低い場合に柔軟な対応ができますが、残高が常に変動するため管理が煩雑になる側面もあります。小規模な事業所での運用に適した方法といえるでしょう。

5.小口現金で使用する勘定科目

小口現金で支払われる経費は、内容に応じて適切な勘定科目に仕訳する必要があります。使用頻度の高い勘定科目を把握しておくと、経理処理がスムーズに進むでしょう。

代表的な勘定科目は以下のとおりです。

勘定科目	具体例
旅費交通費	電車代・バス代・タクシー代・出張時の宿泊費
消耗品費	文房具・コピー用紙・ティッシュペーパー・電球
通信費	切手代・はがき代・小荷物の送料
新聞図書費	新聞・業界紙・業務に関連する書籍の購入代
会議費	会議や打ち合わせの際のお茶、お菓子代
雑費	上記のいずれにも分類できない少額の支払い

仕訳する勘定科目に迷った場合は、自社の経理規定を確認するか、経理担当者に問い合わせましょう。

6.小口現金の仕訳方法

経理担当者が現金を小口現金管理者に渡すときや、経費を支払った報告をする場合など、状況によって仕訳の方法が異なります。

本章では、具体的な取引の場面に合わせた3つの仕訳例を解説します。それぞれのケースを理解し、適切な会計処理を目指しましょう。

小口現金の仕訳例は、以下の記事でも詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

関連記事：小口現金の仕訳例は？管理方法やよく使う勘定科目についても紹介

6-1.小口現金を渡す場合

経理担当者が小口現金管理者に現金を前渡しする際は、会社の資産である「現金」が、同じく資産である「小口現金」に移動した旨を記録します。費用が発生したわけではなく、あくまで社内での資金の移動です。

たとえば、現金10,000円を営業部の小口現金管理者に渡した場合の仕訳は、以下のとおりです。

借方		貸方		摘要
小口現金	10,000円	現金	10,000円	営業部へ現金を前渡し

6-2.小口現金を預金から補給する場合

小口現金を普通預金から引き出して補給するケースもあります。普通預金から引き出す場合も資産の移動として処理し、普通預金が減少して小口現金が増加したことを記録しましょう。

たとえば、営業部へ普通預金から10,000円を引き出して小口現金を補給した場合は、以下のように仕訳します。

借方		貸方		摘要
小口現金	10,000円	普通預金	10,000円	営業部の小口現金を預金から補給

どの資産から小口現金が補充されたのかを、帳簿上で正しく区別して管理しましょう。

6-3.小口現金の集計を行う場合

小口現金管理者から支出の報告を受けたら、経理担当者はまとめて仕訳します。仕訳する際に初めて、使われた経費が費用として計上されます。

小口現金の残高を貸方に記載し、内訳を借方に各勘定科目で記載しましょう。たとえば、仕訳例は以下のとおりです。

借方		貸方		摘要
旅費交通費	3,000円	小口現金	6,500円	営業部小口現金精算（8月分）
消耗品費	2,000円
会議費	1,500円

上記のように、複数の経費をまとめて一つの仕訳で処理します。領収書などの証憑と照らし合わせ、正確な費用計上をしなければいけません。

7.小口現金を廃止する方法

小口現金は管理の手間や紛失リスクがあるため、近年では廃止する企業が増加傾向にある状況です。

小口現金を使わずに経費精算を円滑に進めるには、いくつか代替手段があります。本章では、小口現金を廃止する具体的な方法を5つ紹介します。

7-1.備品は会社でまとめて購入する

小口現金が使われる主な用途の一つが、文房具などの備品購入です。

備品を各部署で個別に購入するのではなく、総務部などが定期的にまとめて購入する体制に変更することで、従業員が立て替えたり、小口現金から支払ったりすることがなくなります。結果として、小口現金の必要性を減らし、管理コストの削減にもつながるでしょう。

7-2.従業員に法人カードを貸与する

従業員に法人カードを貸与する方法は、小口現金を廃止する上で効果的な代替策です。現金で支払っていた交通費や消耗品費、接待費などを法人カードで決済することで、現金のやり取りそのものが不要になります。

法人カードのメリットは、利用明細がデータとして残る点です。誰が・いつ・どこで・何に利用したかが明確になるため、経費の透明性が向上し、不正利用の防止にもつながります。

また、経費精算システムと連携させれば、利用明細が自動で取り込まれ、申請・承認作業も大幅に効率化されます。現金管理の手間とリスクから解放され、経理部門の業務負担を大幅に減らせるでしょう。

法人カードの種類や特徴については、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：法人カードとは？種類別の特徴や違いを解説

7-3.従業員に経費立替をしてもらう

小口現金を廃止し、発生した経費を都度従業員に立て替えてもらう方法もあります。従業員に経費立替をしてもらうことで、会社として現金を管理する必要がなくなり、盗難や紛失のリスクをなくすことが可能です。

ただし、経費立替により従業員の一時的な金銭的負担が大きくなる点に注意が必要です。特に、高額な経費や出張が続くと、負担は大きくなるでしょう。

従業員の負担を軽減するために、申請から支払いまでの期間を短縮するなどの仕組みを整える配慮が欠かせません。迅速な精算フローを構築しなければ、従業員の不満につながる恐れがあります。

経費立替が従業員に与える負担については、以下の記事もご参照ください。

関連記事：従業員が経費立替を「きつい」と感じる要因と解消する方法

7-4.仮払金で対応する

事前に支出の目的や金額が明確な場合は「仮払金」で対応するのも一つの方法です。

たとえば、経理担当者が出張にかかる交通費や宿泊費として、あらかじめ50,000円を従業員に渡しておくといったケースがあります。業務終了後、従業員は領収書と残金を提出し、実費との差額を精算します。

仮払金で対応する方法は、小口現金のように常時現金を置いておく必要がなく、目的外の利用を防ぎやすい点が利点です。ただし、精算の手間は残るため、他の方法と組み合わせて運用するのが現実的でしょう。

仮払金の詳しい解説は、以下の記事をお読みください。

関連記事：勘定科目「仮払金」とは？立替金や前払金との違い、仕訳例などを解説

7-5.経費精算システムを導入する

小口現金の廃止を円滑に進めるには、経費精算システムの導入が有効です。本章で紹介した法人カードの連携や従業員の立替精算も、システムと組み合わせることで真価を発揮します。

たとえば、携帯で撮影した領収書をそのまま申請データにしたり、交通系ICカードの履歴を取り込んで交通費を自動計算したりする機能があります。経費精算システムを導入すれば、申請者、承認者、経理担当者それぞれの作業負担が軽減され、精算業務全体が迅速化されるでしょう。また、承認フローもシステム上で完結するため、ペーパーレス化の推進にもつながります。

経費精算システムについては、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：経費精算システムとは？導入時のメリットやシステムの選び方を解説

8.煩雑な経費処理は自動化できるバクラク経費精算におまかせ

小口現金とは、日々の少額経費の支払いを円滑にする仕組みです。一方、小口現金は管理の手間や紛失・不正利用といったリスクを避けられません。

課題を解決し、経費精算業務を効率化するには「バクラク経費精算」の導入が有効です。

「バクラク経費精算」は、経費精算のプロセスを自動化し、経理担当者と申請者双方の負担を軽減します。携帯のアプリから複数枚の領収書を一括でアップロードでき、領収書の使い回しも自動的に検知できます。

法人カードの明細データもタイムリーに連携し、証憑との紐づけもスムーズです。申請情報を基に会計ソフトに合わせた仕訳も自動で出力されます。ぜひ「バクラク経費精算」の導入をご検討ください。