月900枚の書類発行がほぼミスゼロで完了。発行書類の“見える化”により社内連携もスムーズに

発行内容のミスや発行状況の不透明さといった課題

ーー 経理部ではそれぞれどのような業務を担当されているのでしょうか。

栗本さん：メインで担当しているのは月次決算などのまとめ作業です。また、スタッフが作成したリース部の日々の請求書も私がチェックしています。レンタル部の請求書は荒谷さんが管理をしてくれています。

平岡さん：レンタル部の領収書チェックは私の方で担当しています。

（編集部注：トヨタレンタリース兵庫では、カーリース事業を担うリース部とレンタカー事業を担うレンタル部の2つの部門に分かれて組織構成されています。）

ーー バクラク請求書発行導入前に感じていた課題について教えてください。

平岡さん：元々弊社は約30ある店舗のスタッフが、Excelに手入力して請求書や領収書などの書類を発行していました。ですが、間違いだらけで……。消費税額が間違っていたり、Excelが自動計算してくれる部分も手入力して数式を壊してしまったりということも起こっていました。Excel自体苦手なスタッフも多かったんです。

栗本さん：発行された書類の管理も課題でした。スタッフそれぞれが個別に自分のPCから書類を作成していたため、「だれが・いつ・どのような内容」で発行したのかを経理部で把握できず、突然入金があって「これは何の入金？」と各部門に問い合わせなければいけないといったことも発生していました。

また、発行した書類はスタッフが作成後に保存するルールになっていたのですが、どのような書類が発行されたか管理しきれていなかったこともあり、100％保存できているのか確認のしようもない状況でした。

導入の決め手は「自由度の高さ」

ーー 導入に際しては他社製品との比較検討もされたかと思いますが、何が決め手になったのでしょうか。

栗本さん：計4社の製品を比較検討して、「自由度の高さ」でバクラク請求書発行に決めました。

請求書のレイアウトに関して、他社製品だと、表示項目は増やせても配置はカスタマイズできないといった制約がありましたが、バクラク請求書発行はその点かなり自由度が高いですね。

会社独自のテンプレートを作れる製品もあったんですが、テンプレートをひとつ作るのに20万円かかると言われまして……さすがに高いなと思いこの製品の導入は見送りました。

実は現在、バクラク請求書発行と併用している製品があるのですが、個別発行ができない仕様になっており、急ぎで書類を作成したいと思っても、必要なタイミングでの個別発行ができません。そのため、これ一本での運用も見送りました。

一方、バクラクであれば、いつでもシステムから発行ができるので、都合にあったタイミングで書類が発行ができる自由度の高さも魅力だと感じています。

ーー トライアル期間を設けてお試し利用いただきましたが、特にどのような点を確認されましたか。

平岡さん：発行内容の間違いが減るかですね。バクラク請求書発行は、請求書の総額を入力すれば、消費税等は自動計算された状態で請求書が発行できるので、「これなら基本的に金額間違いは起きないね」ということを各店舗と確認しました。

栗本さん：どのようなミスが発生しやすいかも確認しましたね。各機能や項目について、想定と違う使い方をする人がいないかは、しっかり検証しました。

また、バクラク請求書発行で作った見積書を元に、請求書に変換し作成できる機能があるため、月末月初などのばたつきやすい時もミスなく、かつ手間をかけることなく作成ができるということもわかり、使いやすいと感じました。

平岡さん：あとは、各スタッフからのレイアウトに関する要望もトライアル期間に聴取しました。トライアル期間に出てきたレイアウトの要望をLayerXの営業担当や問い合わせ窓口に質問しつつ調整しました。

毎日あった発行ミスが月1、2件まで激減

ーー 請求書発行の方法が変わることに、現場から戸惑いの声や反発などはありましたか。

平岡さん：反発はありました。新しく覚える必要もありますからね。なので、トライアルの時点で「なんぼ触ってもええから、とりあえず触って慣れてくれ」と伝えていました。

栗本さん：現場で請求書を作るだけなら、（インボイス制度や電子帳簿保存法の改正などの）法令対応は関係ないので当然の反応ですよね。ただ、使ってみたら案外便利で、皆さん使い続けてくれているのではないかと思います。

平岡さん：念の為、各店舗に導入をする際には、簡単なマニュアルを作成して配布していました。また、書類のテンプレートも「この欄にはこの料金を入れる」などが判別しやすいよう、わかりやすい立て付けにしていたので、特に現場からの質問などが増えて混乱が生じるといったこともなかったです。今となっては、Excelで請求書を作っていたこともすっかり忘れているように思えるほど、使い勝手に関しては納得いっているのではないかと思います。

ーー バクラク請求書発行の導入後、改善された点はありますか。

平岡さん：狙い通り、発行内容の間違いが格段に減りましたね。また、各部門で請求書を発行するので、これまではどんな間違いが発生しているのかだけでなく、そもそも請求書の発行状況を把握できていませんでした。バクラク請求書発行で作った請求書は、経理部でもまとめてシステム上で確認できるので「見える化」したのは大きいですね。

栗本さん：お客様に発行する領収書のミスがなくなったのは大きな改善ですね。ほぼ毎日各店舗に電話して、「間違ってますよ」って伝えていましたから。消費税の間違いが多かったですね。

毎日、1店舗につき1件くらいの頻度でミスがあったんです。約30店舗あるので、多い時は、1営業日だけで約30件はミスがある計算になります。それを都度、担当者へ電話で指摘していました。また、お客様にも、領収書の差し替えなどでお手間をおかけしてしまう場面も多々ありました。

今は、ミスの発生が月に1、2件あるかないかという頻度です。そう考えると、お客様からいただいていた「領収書の誤りに関するお問い合わせ」などの原因が減ったことにも繋がっているので、大きな改善ですね。

平岡さん：領収書は手書きだったので、お待たせしているお客様の前で急いで書いていると、どうしても書き間違いや計算間違いが発生しやすい状況でした。バクラクで発行するようになってからは、課税と非課税を間違えるケースくらいしか発生していないです。

現場からは、手書きで1〜2分はかかっていた領収書作成が、システム上で発行が可能になり十数秒で完結するようになったことで、オペレーションが楽になったという声も上がっています。

ーー オプションでワークフロー機能も導入いただいていますが、こちらはどのような経緯で導入いただいたのでしょうか。 

栗本さん：弊社がバクラク請求書発行を導入した時点では、まだこの機能はリリースされていませんでした。ただ、LayerXの営業担当から、発行した書類を承認するためのワークフロー機能が出ると聞いていたので、リリースを待っていたんです。

平岡さん：弊社では、本社から各店舗に支払う取次手数料というものがあり、この関連書類の発行の際に主に活用しています。これまでは、導入済みの他社のワークフローシステムで書類を作成したあと、承認を進めていたのですが、機能のリリース後はバクラクに変更しました。バクラクのワークフローを使えば、払い終わった手数料の領収書も関連する申請や書類に添付できますし、改正電子帳簿保存法に即した保管もまとめて対応できるので助かっています。

また、これまでは店舗から手数料の支払いに関して問い合わせがあった時、本社の倉庫にある日報を引っ張り出して、支払い状況などの詳細を確認しなければならなかったんですが、導入後は、各店舗でもバクラクの画面上で簡単に検索をして確認できるようになったので、問い合わせする側/される側のどちらも手間が減りました。

テンプレートさえ作れば、あとは簡単

ーー 今後経理部として業務改善や効率化のために進めていきたいことはありますか。

平岡さん：兵庫県外にあるトヨタレンタリース店宛に請求書を発行することが多いのですが、運営の都合上、他県にある店舗宛に発行する請求書の送付はすべて郵送で行っています。ですが、2024年10月から郵便料金も値上げになるので、コストカットの観点からも、なるべくバクラク請求書発行のメール送信機能を利用して、発行したものをそのままシステムから送れるようにしたいと思っています。

栗本さん：現在、バクラク請求書受取のトライアルも開始しています。

バクラク請求書受取にある「メール受取機能」を使った請求書の受領の簡単さなどを考えると、現在使用している請求書受領システムよりも楽になると考えています。

現場スタッフからのフィードバックなどを取り入れつつ、業務フローを見直していくのは苦労もありますが、よりよい業務環境を構築するためにも、ゆくゆくはあらゆる業務効率化ツールをバクラクシリーズに寄せていきたいです。

ーー 最後に、バクラク請求書発行の導入を検討している企業さまへメッセージやアドバイスをいただけますか。

栗本さん：どのような書類でも好きなタイミングで発行できるので、書類の発行が多い店舗の運営としては本当に助かっています。また、ワークフロー機能があり、請求書発行の根拠となる稟議も、発行した書類と紐づけられた状態ですぐ確認できるのもいいですね。

バクラクシリーズを他のレンタリース店も導入していけば、より各社との連携がしやすくなるのにな......と思っています（笑）。

また、これはいつも驚いているのですが、なにか要望を上げると、検討から実装、改善までがとにかく早く、利用者の声に寄り添ったサービスであると感じています。

荒谷さん：テンプレートさえ作れば入力は簡単です。請求書、領収書ともに簡単に発行できるので、入力ミスも格段に減らせます。Excelのように数式が壊れてミスが発生したり、メンテンナンスをし続けたりするようなこともありません。また、問い合わせ窓口も、返信が驚くほど早いだけでなく、丁寧にサポートしてくれるので、安心して使い続けることができると思います。

平岡さん：ミスが減るのは本当に同感です。店舗数・スタッフ数が多く、PC操作が苦手なスタッフもいるので簡単に使えるバクラク請求書発行は、本当にミス防止に役立っています。