雑費とは？経費計上できる具体例や上限額、消耗品費などとの違い

経理作業で雑費を計上する際、将来的なリスクやトラブルを未然に防ぐうえで抑えておきたい注意点があります。6つのポイントに分けて解説します。

1. 雑費が多すぎると税務調査で指摘される可能性がある

雑費は、明確な仕訳が判断しにくい場合や少額でさほど重要ではない支出を計上する場合に便利な勘定科目です。ただし、手当たり次第に雑費に計上してしまうと、雑費の総額が大きく膨らんでしまう恐れがあります。

あまりにも雑費の金額が多くなると、何を目的とした経費であるかが不明瞭になります。税務調査や会計監査において使途不明金とみなされ、内訳が詳細に調査される可能性が高まるので注意が必要です。

摘要欄に詳細を記載してわかりやすくする

仕訳をする際の摘要欄に、何のための支出であるかの詳細を記載して、帳簿を分かりやすい状態に維持するのも大切なポイントです。摘要欄は各種帳簿や伝票に設けられています。特に各種帳簿では摘要欄に取引に関する情報を詳しく記すことで、メモ欄のような役割を果たしています。

たとえば、ボールペンを購入した場合でも「文房具代として」だけではなく、購入した本数や購入先の店舗名、購入の目的などの詳細も合わせて記載しておくと、他の文房具代との区別がつきやすくなります。

3. 固定資産は雑費として計上できない

固定資産は雑費として計上できない点も、留意すべきポイントです。固定資産とは、ビジネスで長期的に使用される資産を表す用語です。具体的には取得価額10万円以上、あるいは使用可能期間が1年以上の資産が該当します。

そのため、一時的な手数料や会費などが含まれる雑費とは性質がまったく異なる勘定科目です。固定資産を誤って雑費として計上しないよう注意しましょう。

4. 雑費の消費税区分を一括りにしない

支出を雑費として計上する際、消費税区分を間違えずに仕訳することも重要です。取引は大きく分けて、消費税が課税される「課税取引」と、消費税が非課税あるいは免除となる「不課税取引」「非課税取引」「免税取引」のいずれかに区分されます。

取引が雑費として仕訳される場合、大半は課税取引として扱われます。一方、中には不課税や非課税として仕訳される取引もあるので、何でも課税取引として一括りにしないよう注意しましょう。

5. 雑費と雑損失を混同しない

雑費として仕訳する際は、雑損失と混同しないよう気を付けることも押さえておくべき注意点です。

本業に関わる費用は雑費、関わらない費用は雑損失と定義します。混同を回避するためにも、本業に関わる支出かどうかを基準に適切な仕訳を行いましょう。

6.事業用とプライベート用の両方にかかる場合は家事按分を行う

事業用とプライベート用の両方に関わる経費が発生した場合、適切な会計処理を行うために家事按分を実施する必要があります。

家事按分とは、経費を事業用と個人用に分けて計上する方法です。家事按分は自宅と事業所を兼ねているフリーランスや個人事業主の方にとって重要な処理です。

家事按分を行う際は、経費の使用目的や頻度に基づいて合理的な割合を決定しなくてはなりません。

たとえば、自宅の一部を事務所として使用している場合、家賃や光熱費を床面積や使用時間に応じて按分します。また、携帯電話やインターネット回線を事業とプライベートの両方で使用している場合は、使用時間や通話記録などを基に按分割合を決めます。

家事按分を行う際は、その根拠や計算方法を記録しておくことが重要です。税務調査の際に説明を求められる可能性があるため、合理的な按分方法を採用し、その根拠を明確に示せるようにしておきましょう。