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出張に伴う交通費とは？出張費と旅費交通費の違いや費用の目安についても解説
出張費の精算は、経理担当者にとって負担の大きい業務の1つです。交通費や宿泊費など多くの費用が発生する出張は仕訳が複雑で、出張した従業員が申請に不慣れな場合は、差し戻しが増えることもあるでしょう。
この記事では、出張費について、旅費交通費との違いや費用の目安、出張費の仕訳などについて解説します。ぜひお役立てください。
出張に伴う交通費とは？出張費と旅費交通費の違いや費用の目安についても解説
出張に関わる交通費は全て経費になる
合理的な手段の場合は、出張で利用した新幹線や飛行機などの代金は経費と認められます。しかし、利用した理由が合理的でないと判断されると、経費とはみなされません。例えば、本来なら電車で移動できたルートでタクシーを使用したときは、経費として認められない場合があります。
合理的かどうかは企業によって基準が異なるため、経費計上する前に出張に関わる社内ルールを確認しておきましょう。
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出張費とは？旅費交通費との違い
出張費とは何か、旅費交通費との違いは何かについて解説します。
出張費
出張費とは、役員や従業員が業務で遠隔地に行く際にかかる費用のことです。主な出張費には、以下の3つが該当します。
・宿泊費
・出張手当
・出張に関わる交通費
遠隔地に行くまでに新幹線や飛行機の料金、レンタカーの費用やガソリン代、駐車場代などが交通費の一例として挙げられます。
出張中の食事代は、一般的に出張費に含まれません。しかし、出張先で取引先の人と食事をしたときは、業務上必要な活動として出張費にできる場合があります。
出張費と旅費交通費の違い
旅費交通費とは、出張に伴う費用を経費処理するため「勘定科目」のことです。出張費は「出張で発生した経費の呼び名」で、会計処理では使えません。帳簿に記載するときは、出張費を「旅費交通費」として仕訳します。
出張費の相場とは
出張費の相場について、宿泊費、出張日当、出張に関わる交通費に分けて紹介します。
宿泊費
出張者の役職や出張先により、宿泊費の相場は大きく変動します。国内の場合、社長・役員クラスは1泊1万2,000～1万6,000円、部長クラスは1泊9,000～1万円、一般的な従業員は1泊8,000～9,000円が相場です。
出張先が海外の場合は、一般的に国内よりも宿泊費は高くなる傾向にあります。例えば、アメリカ大陸への出張を想定すると、社長・役員クラスは1泊1万6,000円前後、部長クラスは1泊1万5,000円前後、一般的な従業員は1泊1万4,000円前後かかります。
出張日当
出張者の役職や出張先により異なりますが、国内出張における出張日当は2,000〜3,000円が相場です。役職別の出張日当の相場は、社長・役員クラスは1日5,000円前後、部長クラスは1日2,500～3,000円、一般的な従業員は1泊2,000～2,500円です。
また、国内出張と比べると、海外出張は出張日当が高くなる傾向が見られます。役職や出張先しだいですが、1泊の出張日当が1万円を超えるケースもあります。
出張に関わる交通費
出張に関わる交通費は、利用する席のグレードにより価格が異なります。多くの企業は、一定以上の役職でなければ、席のグレードアップを認めません。そのため、出張者の役職しだいで交通費は変わると考えるとよいでしょう。
例えば、飛行機や新幹線を利用するときに、「役員クラスはビジネスクラスやグリーン席利用可、それ以下は利用不可」と明確に線引きする企業もあります。
出張旅費規定を作成するメリット
出張旅費規程とは、出張費全般の取り扱いをルール化したものです。ここでは、出張旅費規程を作成するメリットを解説します。経理部門だけではなく、ほかの従業員や企業全体にとってもメリットがあるため、出張旅費規程の作成に取り組みましょう。
経理部門の負担が軽減される
出張旅費規定により出張費として認められる経費の範囲をルール化すると、経理部門の負担が軽減されます。移動距離や役職により一律で交通手段や宿泊費、出張手当を決めておけば、照らし合わせるだけで出張費の支給額を計算可能です。なお、出張手当の額を決めるときは、相場の範囲内に収めましょう。
また、差し戻す際は「出張旅費規程に反している」とすればよいため、出張者とのやり取りで消耗せずに済みます。
節税につながる
出張旅費規定を作成すれば、従業員も企業も節税できます。出張旅費規程に定められた範囲であれば、出張手当は所得税と住民税の非課税対象になるためです。また、企業側にとっても、出張費を給与ではなく経費として扱えると法人税を節税できます。
出張者のモチベーション管理につながる
出張日当を支給すると、出張者にとって非課税所得が支給されることになり、モチベーション管理につながります。仮に出張日当が余っても企業に返す必要はないため、従業員としては臨時収入を得たように感じるでしょう。また、出張日当が明確に決まっていれば、従業員間で異なる日当を受け取る不公平感がなくなります。
出張費の仕訳方法
出張費の仕訳方法を、先払いと後払いについて解説します。領収書がない場合についても、対処方法を紹介します。
先払い
先払いで出張者へ現金を渡す場合は、実費が確定していない状態でやり取りがなされます。そのため、先払いの勘定科目には「仮払金」や「前払金」などが使われます。
例えば、出張費として現金で1万円を先払いしたとしましょう。出張者に現金を渡したときは、以下のように帳簿に記載します。
借方 | 貸方 | 適用 | ||
仮払金 | 10,000円 | 現金 | 10,000円 | 旅費交通費仮払 |
出張で8,000円しか使われなかった場合は、出張者は差額の2,000円を返金します。
借方 | 貸方 | 適用 | ||
旅費交通費 | 8,000円 | 仮払金 | 10,000円 | 旅費交通費精算 |
現金 | 2,000円 | |||
一方、出張で1万2,000円かかった場合は、企業は出張者に対して、差額の2,000円を追加で支給します。
借方 | 貸方 | 適用 | ||
旅費交通費 | 12,000円 | 仮払金 | 10,000円 | 旅費交通費精算 |
現金 | 2,000円 | |||
後払い
出張者が費用を立て替えた場合は、領収書をもとに後で企業から出張者に対して費用を支給します。勘定科目には、「旅費交通費」や「現金」などが使われます。
例えば、出張者が2万円を現金で立て替えたとき、精算時は以下のように帳簿に記載しましょう。
借方 | 貸方 | 適用 | ||
旅費交通費 | 20,000円 | 現金 | 20,000円 | 旅費交通費精算 |
帳簿は、企業のお金が動いたときに記載します。したがって、出張者が立て替えた時点では、帳簿に記載する必要はありません。
領収書がない場合の精算方法
紛失した、依頼しても発行してもらえなかったなどの理由で、領収書がない場合もあります。また、そもそも、電車やバスなどでは、基本的に領収書をもらえません。領収書がないときは、以下の内容を記載した出金伝票を起こして対応しましょう。
・起票者
・支払いをした日付（伝票を起こした日付ではない点に注意）
・支払先の正式名称
・勘定科目
・支払った金額
・摘要
なお、クレジットカードの利用・請求明細や確認メールなども、領収書の代わりにできる場合があります。
まとめ
出張に伴う交通費は、合理的であるとみなされれば全て経費として認められます。出張旅費規定を作成すると、経理部門の負担が軽減され、企業や従業員双方の節税や、従業員のモチベーション管理につながります。出張手当を決める際は、相場の範囲内に収めてください。
以下の記事では、出張旅費精算の流れや効率化するポイントについて解説していますので、あわせて参考にしてみてください。
「出張旅費精算とは？混同しやすい経費や精算の流れ・ポイントを解説」
https://bakuraku.jp/knowledge/knowledge-expense/business-trip/
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