領収書の代わりに請求書で経費精算できる？代用できるケースと注意点を解説

従業員が立て替えた経費を精算する際は、支払ったことを証明する書類として領収書が必要です。しかし、領収書がない場合に請求書を代わりとして扱って良いか、疑問に思う方もいるでしょう。 本記事では、請求書は領収書の代わりになるのか、代用できるケース、請求書を使用する際の注意点を紹介します。請求書を使った経費精算書の書き方も解説していますので、経費精算申請にお役立てください。

1.請求書は領収書の代わりになる？

請求書は、原則として領収書の代わりにはなりません。請求書と領収書は、役割と発行時期が異なる別の書類です。

請求書は、商品やサービスの代金を請求するために「支払い前」に作成され、金額や内容を相手に通知するものです。一方、領収書は実際に代金を受け取った「支払い後」に発行され、支払い事実を証明する法的効力をもちます。

つまり、請求書のみでは代金を受け取った証明ができず、別で支払い情報がわかる明細書などを付けることが前提です。

請求書と領収書の違いについては、以下の記事でさらに詳しく解説していますので、ご確認ください。

関連記事：請求書と領収書の違いは？インボイスにおける対応方法も解説

2.領収書の代わりに請求書で経費精算できるケース

領収書がない場合、請求書に内訳が載っている明細書が添付されていれば、請求書による精算処理が可能です。

経費精算で領収書が求められるのは、不正申請や二重申請を防ぐためです。確実に支払いがあったことを証明できれば、領収書以外の書類を用いても問題ないとしている企業も見受けられます。

領収書がなくても済むケースとして、具体的に以下が挙げられます。

2-1.経費を銀行振込で支払った場合

経費の支払いに銀行振込を使用した場合、対面での金銭授受が発生しないため、領収書が発行されません。銀行振込の場合は、振込後に先方へ領収書の発行を依頼することで対応可能です。

ただし、契約時に振込明細書を領収書の代わりとすると取り決めている場合、領収書は発行してもらえません。領収書が発行されない場合は、請求書や振込受領書、通帳の記録などを代用書類として利用できます。

2-2.経費をクレジットカードで支払った場合

実店舗で経費をクレジットカード払いする場合、店舗側は取引時点では代金を受け取っていることになりません。クレジットカード払いであることが記載されたレシートや領収書、クレジット利用明細を発行する対応が取られます。

領収書が発行されないときは、利用明細や請求書で領収書の代用が可能です。

2-3.領収書を紛失した場合

領収書は、支払い側が求める場合、金銭の受け取り側に発行義務が発生します。ただし、再発行に対応する義務はないため、領収書を紛失した場合に再発行をしてもらえないケースも少なくありません。再発行した領収書が不正に利用されるリスクがあるためです。

領収書を紛失した場合は、経費を支払った事実確認ができる書類を添えて経費申請を行うのが一般的です。請求書が支払いの発生根拠を示す補完書類になる場合もあります。

また、出金伝票を起票して代用する方法もあります。領収書紛失時の経費精算については、会社ごとに取り扱いが異なるため、社内規定を確認しましょう。

領収書紛失時の対応については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：領収書なしでも経費精算は可能？紛失や発行されない場合の対処法

2-4.請求書兼領収書が発行される場合

請求書兼領収書とは、請求書と領収書の役割を兼ね備えた書類です。基本的に、請求書は支払い前、領収書は支払い後に発行されます。しかし、請求書兼領収書は請求と同時に支払いが行われる取引においてよく用いられ、支払い時に発行されるのが一般的です。

請求書兼領収書は、個人間での取引で使用頻度が高い傾向にあります。企業間取引ではあまり見られないものの、受け取る場合は経費精算に利用しても問題ありません。

「了」「代済」「相済」などが記載された請求書兼領収書は、支払い済みの証明がされているため、領収書としての効力をもっています。

なお、表題が請求書であっても、支払い済みである旨が記載されていれば、領収書として扱うことが可能です。受け取る際は、支払いの記録が記載されているか確認しましょう。

3.請求書で経費精算を行う際の注意点

経費精算で領収書の代わりに請求書を用いる際は、気をつける点があります。不備による差し戻しを防ぎ、スムーズな精算が行えるよう、以下の点に注意しましょう。

3-1.原則は領収書が必要

領収書がない経費も、事業で利益を上げるために必要な費用であれば、会計上は経費計上して問題ありません。

領収書とは、収入を得るためにかかった費用を把握するための証憑書類であり、サービスに対して金銭授受を行った裏付けとなるものです。そのため、経費を支払った事実を証明できる根拠資料として、領収書で精算を行うのが原則です。

領収書を使用しない経費計上の頻度や金額が多くなると、信頼性が低くなり、税務調査で指摘されるリスクが高まります。架空の経費を計上して納税額を低くしようとしているのではないかと疑われる可能性も否定できません。

また、安易に領収書以外での精算を認めてしまうと、経費の架空請求や重複請求などの不正が発生しやすい環境になってしまう恐れがあります。企業会計にも影響が及ぶだけでなく、企業の信頼性を揺るがす事態にも発展しかねません。

経費精算で請求書を用いるのは、あくまでも領収書が入手できない場合のみであり、代替手段です。経費となる費用を支払うときは領収書の入手を心がけ、必要に応じて発行依頼をすることが原則です。

また、請求書のみでは支払いを証明できません。取引の存在を示すため、請求書に加えて納品書など、相互関連性のある複数の書類が必要であることも覚えておきましょう。

3-2.請求内容の明細を作成する必要がある

領収書の代わりに請求書を用いる場合、内訳の詳細が記載されていないと経費精算書類として認められません。そのため、経理担当者は申請者に明細書作成を求めるのが一般的です。

明細があると費用の使用目的が明確になり、経費使用が適切か判断しやすくなります。また、適切な勘定科目で経費を計上する際にも役立ちます。

納品書と請求書など複数の書類を組み合わせるのも有効です。インボイス（適格請求書）制度下では、必要な事項が記載されていれば、請求書や納品書などの書類も適格請求書として扱うことが認められています。

3-3.5万円以上の取引に関しては収入印紙の貼付が必要

領収書や請求書を経費処理に使用する際は「収入印紙」の取り扱いに注意が必要です。

国税庁の規定では、金銭や有価証券の受領を証明する書類で、取引金額が5万円以上に達する場合、収入印紙を貼付して印紙税を納める必要があります。領収書に限らず「代済」や「了」と記載された請求書など、実質的に証拠書類として扱われる書類も含まれます。

一方、電子データとして発行された請求書や領収書は、紙に出力しない限り印紙税が課税されません。ただし、電子文書を印刷して使用する場合には、収入印紙の貼付が求められる点に注意が必要です。

5万円以上の取引は、紙か電子かによって印紙税の扱いが変わることを理解しておきましょう。

収入印紙の金額や貼り方については、以下の記事をご確認ください。

関連記事：収入印紙とは？必要性や金額、購入方法、貼り方などを徹底解説

3-4.7年間の保管義務がある

請求書には、法律で定められた保存義務があります。

法人の場合、事業年度の確定申告期限の翌日から起算して7年間保管しなければいけません。青色申告で欠損金が発生した場合は、特例的に10年間の保存義務が課されることもあるため、余裕をもって管理することが望ましいでしょう。

個人事業主の保管期間は、青色申告であれば7年間、白色申告であれば5年間です。ただし、青色申告者で支払い総額が300万円以下の領収書は、5年間の保管でも可とされています。

請求書は税務調査や経理処理の根拠となる大切な証憑書類であるため、定められた期間を守って確実に保管することが求められます。

インボイス制度における請求書の保管期間についての詳細は、以下の記事で解説していますので併せてお読みください。

関連記事：請求書の保管期間は？法人・個人事業主ごとの年数やインボイスの影響を解説

4.請求書を使った経費精算書の書き方

従業員が経費精算を申請する場合、領収書とともに経費精算書を提出し、上長や経理の確認後、支払われるのが一般的な流れです。

請求書で経費精算を行う場合は、領収書に記載されている一般的な項目を請求書から読み替えて経費精算書に記載します。以下は、経費精算書で記載が必要とされる基本項目です。

• 社名（事業者名を記載）
• 氏名・所属部署名（申請者のものを記入）
• 申請日
• 支払日（実際に経費を使用した日付）
• 支払先（請求書の発行者を記載）
• 内容（目的・用途）
• 金額（項目別に請求金額を記載）
• 課税区分（10％、8％、非課税、不課税の区分を転記）
• 適格請求書発行事業者登録番号（任意）

内容は支払った経費の内容を記載し、請求書に詳細がない場合は、別途明細書を作成します。また、請求書発行事業者が適格請求書発行事業者に該当し、経費精算者が登録番号の記載を必要とする場合は、登録番号も転記しましょう。

上記の記載内容は、基本的に領収書と変わりません。自社のフォーマットに沿って、間違いがないように転記しましょう。

経費精算書作成時の注意点は、以下の記事でご確認ください。

関連記事：経費精算書とは？種類や書き方、作成時の注意点を解説

5.請求書や領収書を適切に管理するなら「バクラク経費精算」

経費精算の際に領収書がない場合、特定の場合に限り請求書を代わりとすることが可能です。ただし、請求書単独では支払いの証明にならないため、支払いの根拠となる納品書などの書類や内訳がわかる明細書の作成が求められます。

請求書を添付する経費精算書の書き方は、領収書と大きく変わりません。差し戻しを防ぎ、スムーズな経費精算を行うためには、必要な資料を用意し、漏れやミスがないように作成しましょう。

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