領収書の代わりに請求書で経費精算できる？注意点や経費精算書の書き方も解説

経費精算において、領収書の代わりに請求書を使用することが想定される、おもなケースを紹介します。

経費を銀行振込で支払った場合

経費となる費用の支払いに銀行振込を使用した場合、その場で金銭授受が発生しないため、領収書は発行されません。振込後、先方に領収書の発行を依頼すれば発行可能です。しかし、契約時に振込明細書を領収書に代えると取り決めているケースでは発行してもらえません。その場合は、請求書や振込受領書、通帳の記録などを代用書類として利用します。

経費をクレジットカードで支払った場合

店舗などで経費をクレジットカードで支払う場合、店舗は取引時点で代金を受け取っているわけではありません。そのため、クレジットカード払いであることが記載されたレシートや領収書が発行される場合もあれば、クレジット利用明細のみで領収書が発行されないケースもあります。領収書が発行されない場合には、利用明細や請求書で領収書の代用が可能です。

領収書を紛失した場合

領収書は、金銭を支払った側が求める場合には、受け取り側に発行義務があります。しかし、再発行については、その義務はありません。そのため、領収書を紛失した場合に再発行を依頼しても、対応してもらえないケースが多くなっています。再発行した領収書が、不正に利用されるリスクがあるからです。

領収書を紛失した場合には、経費を支払った事実確認ができる書類を添えて経費申請を行うのが一般的です。請求書は、支払いが発生した根拠となる書類になります。

なお、請求書以外にも出金伝票を起票する方法もあります。領収書紛失の場合の経費精算については、会社によっても取り扱いが異なるため、経費精算規定を確認しましょう。

▼領収書がない場合の経費精算については、以下の記事で詳しく解説しています。

領収書なしでも経費精算は可能？紛失や発行されない場合の対処法

請求書兼領収書も経費精算に利用可能

請求書兼領収書とは、請求書と領収書のどちらの役割もある書類です。基本的に請求書は支払い前、領収書は支払い後に発行されるものですが、請求書兼領収書の場合は請求と同時に支払いが行われる取引に用いられます。そのため、支払い時に発行されることが一般的です。

請求書兼領収書は、個人でのやりとりに用いられることがある書類です。企業間取引ではあまり見られませんが、受け取った場合は経費精算に利用できます。「了」「代済」「相済」などが記載された請求書兼領収書は、支払い済みであるため、そのまま領収書としての効力があります。また、表題が請求書であっても、支払い済みであることが記載されていれば、領収書としての扱いが可能です。受け取る際は記載を確認しましょう。