インボイス制度対策から始める業務改善のススメ。バクラクは「本質的な課題解決」につながるサービス

「ITの力で日本の中小企業に貢献したい、日本の中小企業が世界で思いっきり戦えるような仕組みづくりをご提供したい」という思いを掲げる株式会社IT World。

お客様への課題解決につながるソリューションとしてバクラクシリーズを採用いただきました。

取締役・営業本部長の石橋さん、販売促進・PRを担当する石谷さんに2回にわたってお話を伺います。

今回は10月から制度が開始されるインボイス制度に焦点を当て、同社の業務改善に関する考え方とバクラクの位置付けについて石橋さんに聞きました。

 インボイス制度をきっかけとして業務改善につなげることが重要

--御社のお客様はインボイス制度にどの程度対応されていますか？

お客様の中でも対応状況・理解度にバラツキがある状態です。自社に必要な行動や対策を理解されている方もいれば、まだこれからという方もいらっしゃいます。

例えば、請求書発行をする際に相手方の適格請求書発行事業者番号の回収をしている方もいれば、必要ないと思っている方もいるのが実情です。

システムの活用・理解度についても同様で、システムで対応できる業務であっても、他社にならって、とりあえず郵送で番号回収を行なっているケースもあります。

このほか、1年以上前から存在していた論点ですが、免税事業者・個人事業主と継続的に取引をするかの是非をまだ決断していない方も見られます。

--対応が遅れている企業の方も一定数いるのですね。

はい。対応が遅れている企業は制度開始後に税金の負担が過大になってしまう可能性もあります。税理士の方に指摘されて初めて気づくようなケースです。

--御社ではそのような課題に対応するためにシステムのご提案をされているのでしょうか？

インボイス制度に対応するため「だけ」にシステムをご案内することは推奨していません。

インボイス制度に対応するには申告時点で正しい税区分選択と税金の値が入力されていればよく、システムに頼らなくても解決する方法はあります。

あくまで、インボイス制度をきっかけとして、業務改善の観点でシステムを活用することが重要と捉えています。

購買稟議プロセスを整えることが本質的な課題解決につながる

--業務改善のために、どのようにシステムを活用するべきでしょうか？

増収増益を目指す企業であれば、規模や業種に関わらず、発注・購買稟議のプロセスをシステム化するべきです。

発注・購買稟議がシステム化されている企業は多くありません。特に中小企業であればなおさらです。「なぜこの取引先と取引をするのか」という問いに対してエビデンス・根拠の提示ができていない状態です。

--発注・購買稟議のプロセス整備とインボイス制度はどのように関わるのでしょうか？

インボイス制度開始に伴い、取引先が適格請求書発行事業者か免税事業者か確認するプロセスが加わります。

この取引先と取引をする意義、例えば免税事業者であっても取引をしたい、と説明するプロセスは本質的な業務改善につながります。

また、仕入れが正当に必要か稟議のプロセスを挟むことで不正の防止にもつながります。

--そのほか、インボイス制度をきっかけとして改善できる業務はありますか？

経費精算はインボイス制度をきっかけとして改善ができる業務です。経費使用に関する規程が整備されていなかったり、昔からある規程がそのまま残っていたりする企業が多く、特に50〜300名規模の企業に多く見られます。

経費精算の場合、インボイス制度に対応するには申請者である従業員が金額や税区分を入力します。現実的には全員が法制度を理解して正しく入力することは困難で、システム補助が必要になると考えています。

このようなシステムによる補助と社内規程・運用フローの整備を考えることで改善につながります。

システムを導入すると社内のオペレーションが激変します。例えば経理で領収書を受け取り、従業員に現金を渡しているようなフローから、システムで承認を得て個人の口座に振込を行うという業務フローへの変更するのはかなり大きな変化です。

当社では社内規程の作成からあるべきフローの構築まで伴走したいと考えています。

バクラクは稟議申請からインボイス制度対応ができる

--御社ではバクラクをお客様にご紹介いただいています。バクラクに対する感想をお聞かせください。

システム開発のスピード感と発想力がいいですね。請求書の受取状況レポート機能*など、ユーザーの業務フローを深く理解していると感じました。UIも魅力的です。

また、バクラクはシリーズを通じて稟議申請からインボイス制度対応ができます。

稟議申請が通った後の税区分の選択や支払処理はシステムに任せればよく、私どもが考える本質的な課題解決につながるサービスと受け止めています。

*編集部注：バクラクの「受取状況レポート」では、設定を行なっていただいた取引先について、請求書の処理状況を月毎のレポート形式で確認することができます。この機能を利用することにより、請求書の受取や未処理の抜け漏れを防ぐことが可能です。