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電子帳簿保存法に対応するシステムの選び方 メリット＆比較時の選定ポイントを解説
2022年度の改正電子帳簿保存法に対応しなければならないものの、「どのシステムが自社に合っているのか分からない」と悩んでいる人は多いのではないでしょうか。
自社に適したシステムを導入するためには、電子帳簿保存システムのメリットや、選び方を理解しておく必要があります。特徴や選定方法を把握せずに導入してしまうと、うまく機能せず後悔する可能性があります。
この記事では最初に電子帳簿保存法の概要を紹介しています。基本知識を理解した上で、電子帳簿保存システムのメリットや比較時の適切なシステムの選び方について、わかりやすく解説しています。
本記事を読んだ後は、電子帳簿保存システムの特徴と選定方法を把握し、悩むことなく自社に相応しいシステムを選択できているでしょう。
電子帳簿保存法に対応するシステムの選び方 メリット＆比較時の選定ポイントを解説
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法とは原則紙で保存が義務づけられている帳簿書類を、一定の条件を満たせば電子データで保存できる法律のことです。紙媒体に伴う経理処理の削減と生産性向上のため、1998年に定められました。これまで何度も改正があり、最新では2022年1月より改正案が施行されています。
電子帳簿保存法の対象は、国税関係帳簿・書類（税法上、保存が義務付けられている書類）と、電子取引で授受した電子取引書類の2つに大きく分けられます。国税関係帳簿は仕訳帳、総勘定元帳など。そして国税関係書類は貸借対照表・損益計算書などの計算関係書類や、見積書・契約書・請求書・領収書などの取引関係書類になります。
これらの帳簿・書類が一定要件を満たす会計ソフトなどで電子的に作成されたものであれば、電子データで保存できます。会計ソフトの一定要件とは、記録事項の訂正・削除の確認、取引年月日・取引金額・取引先での検索、日付と金額の範囲指定による検索などができるシステムを使用することです。
電子帳簿保存法に対応するためには、会計ソフトが要件に適用しているか注意が必要になります。また、電子取引書類は電子メール・EDI取引・インターネット取引などで発生した電子上の取引書類データが対象です。これらは無条件で電子データ保存しなければなりません。
電子帳簿保存システムのメリット
電子帳簿保存法に対応するシステムを導入すれば、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは主に4つのメリットを紹介します。
・管理業務の効率化
・原本の保管コストが低減する
・内部統制が強化される
・災害等のデータ紛失リスクが低減する
管理業務の効率化
各拠点や部門からの書類収集や過去の資料を探すのに手間がかかります。大規模展開している企業ほど、これらの作業に多くの時間を費やしているのではないでしょうか。書類を電子化すれば、ファイリング・保管・管理作業がなくなり、紙媒体に比べて圧倒的に作業量が削減できます。
電子化によってクラウドや共有できるフォルダを格納すれば、いつでもどこでも書類が保管できます。また、日付や取引先からの検索によって、必要な時にすぐ確認できるでしょう。管理業務の大幅な時間短縮が実現でき、業務効率化につながります。
原本の保管コストが低減する
紙媒体は原則7年間保存しなければなりませんが、スキャナ保存制度の要件に対応すれば原本は破棄できます。スキャナ保存の対象書類は相手から受領した請求書・領収書などの取引関係書類であり、日常で多発するものです。
保管するためにかかっていた費用やスペースを減らせ、さらに書類紛失リスクも軽減できるでしょう。
内部統制が強化される
電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、書類の証拠性が担保されています。システムに備わっているタイムスタンプの付与や閲覧権限の設定など、不正を抑制する機能を活用すれば、改ざんや差し替えなどを防げるでしょう。
人目の届かないところでも不正を制御できます。内部統制の強化のためには、電子帳簿保存法システムの導入が欠かせません。
災害等のデータ紛失リスクが低減する
電子データとして保存すれば、災害時における損失リスクを減らせるでしょう。紙そのものが破損したり、紛失したりする恐れがなくなります。またデータのバックアップをきちんと保存していれば、復旧もできます。紙媒体で管理している場合は、紙が紛失すると普及はできません。
以上、電子帳簿保存システムのメリットについて解説しました。システムを導入すれば、業務の効率化だけでなく、費用コスト削減・内部統制の強化・リスク低減が実現できます。
ぜひ電子帳簿保存システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。
電子帳簿保存法に対応するシステムの選定ポイント
ここからは電子帳簿保存法システムの選定ポイントについて解説します。主に市場に出ているシステムは、特定業務に特化しているものが多いです。よって自社の目的・用途に合ったシステムを選定することが重要になります。今回は代表的なシステムを3種類紹介します。
1.クラウド請求システム
2.経費精算システム
3.タイムスタンプ
１．【クラウド請求システム】請求書の発行と送付
請求システムとは請求書の発行・送付業務を効率化できるシステムです。請求書の作成、送付先の入力、入金の確認と消込までシステムで管理してくれるため、エクセルに1件1件情報を手入力を行い管理している方には、効果が期待できるでしょう。
また入力間違いや、請求漏れなどの人為的なミスを防げるのも魅力です。請求書以外にも見積書や納品書の作成に対応しているものもあります。クラウド請求システムの選定について、利用業務範囲・自動化の範囲・郵送代行の有無・データ連携対応が主なポイントでしょう。
提供企業によって対象業務やサービス内容が異なるため、自社の目的に適したものを選んでください。
２．【経費精算システム】領収書などの精算
経費精算システムは、交通費や出張費などの立て替えるべき経費を、申請から精算まで一元管理できるシステムです。ワークフローによる承認手続きにより、業務効率化・ペーパーレス化・内部統制の強化が図れます。
システムの選定については、IT技術が使用され業務効率化できるものか（一般的な表計算ソフトではないか）・自社の規模や業務形態に合っているか・カスタマイズできるか・会計ソフトなど既存システムとの連携が可能かが主なポイントです。
また、電子帳簿保存法に対応しているかどうかも考慮すると良いでしょう。たとえば国税庁が公認するJIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているかが、一つの指標になります。
３【タイムスタンプ】請求書の受領
タイムスタンプとは、タイムスタンプ刻印時刻に電子文書が存在していたことと、刻印時刻以降に、当該電子文書が改ざんされていないことを証明する技術です。電子取引やスキャナ保存に関わる書類にはタイムスタンプが必須となるため、導入しておきたい機能でしょう。
単独で導入する方法もありますが、業務効率化を実現しながらもタイムスタンプが付与できるソフトがありますので、それらを利用することをおすすめします。たとえばクラウド請求書の受領ソフトの「バクラク請求書」であれば、AI-OCRにより請求書を5秒でデータ化し、仕訳も自動作成できるため、手入力が不要になります。
スキャナ保存と電子取引データの保管ができ、認定タイムスタンプの付与も可能です。検索要件も満たしており、電子帳簿保存法に対応しています。業務効率化も見据えて導入すると良いでしょう。
まとめ
電子帳簿保存システムのメリットや選定ポイントについて、ご理解いただけたのではないでしょうか。導入メリットは4つありました。
・管理業務の効率化
・原本の保管コストが低減する
・内部統制が強化される
・災害等のデータ紛失リスクが低減する
また、選定については自社の目的や業務範囲から、最適なシステムを選定することが重要です。システムを導入する際は業務改善と要件を満たしているかを見据え、電子帳簿保存法に対応していきましょう。
監修 畠山謙人
2010年に公認会計士試験合格後、約10年間大手監査法人や事業会社で主に上場企業での財務経理業務に従事。現在は畠山謙人公認会計士事務所の代表及び税理士法人赤坂共同事務所のパートナーとして、税務顧問、スタートアップ支援、財務アドバイザリー等を行う。