前払いで代金を受け取ったときの請求書の書き方とは？記載項目や注意点を解説

前受金の取引では、注意したいポイントがあります。ここでは、前受金の取引に関する注意点を7つ解説します。

前払いの契約であるか確認する

担当者や関係者に、当該の契約が前払いだということを確認しましょう。前払いの契約だと関係者間で共有されていないと、入金タイミングのミスだと思われて取引先に連絡したり、前受金として扱われなかったりする可能性があります。

1年以内に処理できるものは前受金として計上できる

前受金は1年以内に処理ができる流動負債です。そのため、1年以内に処理できるものは前受金として扱いますが、1年以上処理にかかる場合は固定負債になります。計上の仕方が変わるため注意しましょう。

建設業の工事は「未成工事受入金」を使う

建設業の工事で取引先から前払いで代金を受け取った場合には、勘定科目が変わります。建設業の工事では、「未成工事受入金」という勘定科目を用いましょう。前受金は使わないため、建設業の場合には注意してください。

前受金の作業内容を明確に記載する

前受金を扱う際には、作業内容を明確に記載しましょう。何に対する前受金なのかが明確になっていないと、トラブルが発生する可能性があります。どの取引のどういったお金なのかを明確に記載しましょう。

前受金を受け取ると、請求書を複数回発行する場合もある

前受金を受け取る場合、業界によっては請求書を複数回に分けて発行しなければいけない、というケースもあります。たとえば、着手金だけでなく中間金や最終金、というように複数回に分けて代金が支払われるようなケースです。

前受金の取引が多い場合はテンプレートがあると便利

前受金の取引が多い場合は、テンプレートを用意しておきましょう。前払い契約用のテンプレートがあれば、契約書などの作成時のミスを防止できます。前払いでの契約が増えると予想される場合は、対応を検討するとよいでしょう。

請求書は適切に管理する

前受金を受け取る際には請求書を発行しますが、請求書は発行から一定期間保存しなければいけません。書類の管理方法やルールが整備されていなかったり煩雑だったりすると、担当者の手間が増えてしまいます。