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前払いで代金を受け取ったときの請求書の書き方とは?記載項目や注意点を解説

商品やサービスなどのやり取りをしていると、取引先から代金の前払いを受けるケースもあるでしょう。代金を商品提供よりも前に受け取った場合、請求書はどのように記載すべきなのでしょうか。本記事では、前払いで代金を受領した際の請求書の書き方を解説します。前払金の特徴や注意点も解説するため、参考にしてください。

前払いで代金を受け取ったときの請求書の書き方とは?記載項目や注意点を解説

前払いで代金を受け取ったときに使う前受金とは

前受金とは、商品やサービスを提供する前に、報酬を受け取った場合に用いられる勘定科目です。代金の一部を受け取ったとき、もしくは代金の全額を商品・サービスの提供よりも先に受け取った場合にも前受金が用いられます。

前受金における特徴を解説

前受金とはどのような勘定科目なのでしょうか。ここでは、前受金の特徴や前受金として処理すべき事例などを解説します。

負債の勘定科目

前受金は負債で、具体的な勘定科目としては「流動負債」に該当します。商品やサービスなどを予定通り提供できない場合には、受け取った前受金を返還する必要があり、商品などの提供後は負債から売上高になります。

消費税の課税対象外

前受金は消費税の課税対象ではありません。なぜなら、前受金は消費とは関係がないと考えられているため、消費税は不要です。ただし、商品などの提供後に売上高として計上する際には、課税対象となるため注意しましょう。

前受金で処理すべき事例

ビジネスにおいては、前払いで代金を受け取るケースは少なくありません。たとえば、正式に契約と締結する前の着手金として前払いで代金の一部を受け取る、商品予約を受けた際に代金を受け取るなどが挙げられます。

代金の前払いを受けた際の請求書の書き方

代金の前払いを受けた場合、どのように請求書を書けばよいのでしょうか。ここでは、前払いを受けたときの請求書の書き方を解説します。

前払いで代金を受け取った場合の記載項目

前受金を受け取った場合には、請求書に以下の項目を記載しましょう。

  • 宛名
  • 発行者情報
  • 発行日
  • 請求金額
  • 請求内容
  • 支払先の情報
  • 支払期日

請求書には正確な内容を記載することが大切です。

前受金を受け取った後に、商品・サービスを提供した場合に必要な項目

前受金を受け取った後に、商品やサービスを提供した場合には以下の項目を記載した請求書を加えます。

  • 請求金額
  • 残金の金額
  • 消費税と税率

以上の項目を記載することで、前受金を受領した際の請求書が完成となります。

前受金のやり取りがあったときの請求書の支払期限・支払方法の書き方

前受金のやり取りがあった場合に悩むポイントとして、請求書の支払期限と支払方法の書き方が挙げられます。ここでは、支払期限・支払方法の書き方を解説します。

支払期限の書き方

支払期限とは、代金の支払を完了させなくてはいけない日付です。前受金を受領した場合には、商品やサービスなどの納品よりも前に請求書を発行して、取引先からの支払に備えましょう。支払期限の書き方としては、納品から〇日以内、月末締め・翌月末日払いなどが挙げられます。

支払方法の書き方

前受金のやり取りがあった場合でも、請求書の支払方法の書き方自体は変わりません。支払方法としては、現金や口座振込などです。前受金を受領する契約の場合、入金確認ができないと商品やサービスの提供ができません。そのため、あらかじめ支払方法を確認して、口座振込なら金融機関や口座番号などの情報も記載しておきましょう。

前受金に関する仕訳方法を解説

前受金を受け取った場合、どのように仕訳すればよいのでしょうか。ここでは、3つのパターンに分けて前受金に関する仕訳方法を解説します。

全額を前受金で受け取っているときの仕訳方法

商品やサービスの代金を全額、前受金で受領した場合の仕訳方法は以下のとおりです。
借方 金額 貸方 金額
普通預金 200,000円 前受金 200,000円
前述したように前受金は負債として扱うため、借方に記載しましょう。商品やサービスの提供した後の仕訳方法は以下のようになります。
借方 金額 貸方 金額
前受金 200,000円 売上 200,000円

代金の一部を前受金で受け取っているときの仕訳方法

商品やサービスの代金の一部を前受金で受領した場合の仕訳方法は、以下のとおりです。
借方 金額 貸方 金額
普通預金 200,000円 前受金 200,000円
たとえば、商品代金500,000円のうち100,000円を前受金として受領し、商品を提供して残りの代金を受け取った場合には以下のように仕訳しましょう。
借方 金額 貸方 金額
売掛金 300,000円 売上 500,000円
前受金 200,000円

取引が途中でキャンセルになったときの仕訳方法

始めに一般的な前受金の受領時と同様の仕訳を行います。
借方 金額 貸方 金額
普通預金 200,000円 前受金 200,000円
途中でキャンセルされた場合は、以下のように仕訳をしましょう。
借方 金額 貸方 金額
前受金 200,000円 普通預金 200,000円
この際、理由もあわせて記載しておくとわかりやすくなります。

前受金と間違えやすい勘定科目を確認

勘定科目にはさまざまな項目があり、前受金と間違えやすい勘定科目もあります。ここでは、前受金と混同しやすい勘定科目を解説します。

仮受金と前受金の違いとは

仮受金とは、目的は決まっていないがお金を受け取った際に用いられる勘定科目です。一方、前受金はどの商品やサービスに対するお金かがはっきりしています。商品などの提供前に受け取る点は同じですが、目的が明確かどうかという違いがあります。

前受収益と前受金の違いとは

前受収益とは、未経過の期間における収益を計上する際に用いる勘定科目です。継続的にサービスを提供し時間の経過によって収益が得られるもの、たとえば家賃や受取利息、提供が完了していない商品の受取手数料などが挙げられます。

預り金と前受金の違いとは

預り金とは、会社が一時的に従業員や取引先からお金を預かった際に使われる勘定科目です。給料から差し引いて、税務署に納付する源泉徴収や住民税などが預り金にあたります。前受金は最終的に売上になりますが、預り金は会社には残りません。

前払金と前受金の違いとは

前払金とは、期限よりも先にお金を支払った場合に用いられる勘定科目です。前受金は商品やサービス提供の前に受け取るお金であるのに対して、前払金は先に代金を支払った場合に使われるため、前受金とは逆の意味を持っています。

前受金の取引に関する注意点とは

前受金の取引では、注意したいポイントがあります。ここでは、前受金の取引に関する注意点を7つ解説します。

前払いの契約であるか確認する

担当者や関係者に、当該の契約が前払いだということを確認しましょう。前払いの契約だと関係者間で共有されていないと、入金タイミングのミスだと思われて取引先に連絡したり、前受金として扱われなかったりする可能性があります。

1年以内に処理できるものは前受金として計上できる

前受金は1年以内に処理ができる流動負債です。そのため、1年以内に処理できるものは前受金として扱いますが、1年以上処理にかかる場合は固定負債になります。計上の仕方が変わるため注意しましょう。

建設業の工事は「未成工事受入金」を使う

建設業の工事で取引先から前払いで代金を受け取った場合には、勘定科目が変わります。建設業の工事では、「未成工事受入金」という勘定科目を用いましょう。前受金は使わないため、建設業の場合には注意してください。

前受金の作業内容を明確に記載する

前受金を扱う際には、作業内容を明確に記載しましょう。何に対する前受金なのかが明確になっていないと、トラブルが発生する可能性があります。どの取引のどういったお金なのかを明確に記載しましょう。

前受金を受け取ると、請求書を複数回発行する場合もある

前受金を受け取る場合、業界によっては請求書を複数回に分けて発行しなければいけない、というケースもあります。たとえば、着手金だけでなく中間金や最終金、というように複数回に分けて代金が支払われるようなケースです。

前受金の取引が多い場合はテンプレートがあると便利

前受金の取引が多い場合は、テンプレートを用意しておきましょう。前払い契約用のテンプレートがあれば、契約書などの作成時のミスを防止できます。前払いでの契約が増えると予想される場合は、対応を検討するとよいでしょう。

請求書は適切に管理する

前受金を受け取る際には請求書を発行しますが、請求書は発行から一定期間保存しなければいけません。書類の管理方法やルールが整備されていなかったり煩雑だったりすると、担当者の手間が増えてしまいます。

まとめ

前受金とは、商品やサービスを提供する前に代金の一部、もしくは全額を受け取った場合に用いる勘定科目です。前受金は負債として扱われるもので、商品やサービスの提供後に売上として振り替えられます。前受金の取引が多くなる場合には、テンプレートを用意しておくとよいでしょう。

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