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請求書をラクに読み取りできる仕組みは？AI-OCRやスキャンのデータ化を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-11-07
請求書に関連する業務は多岐にわたり、対応には長い時間を要します。しかし、AI-OCRで請求書をデータ化すると作業効率を上げられます。また、受取請求書データ化サービスの利用により、さまざまな作業の自動化も可能です。ペーパーレス化や人的ミスの防止なども実現できます。
この記事では、請求書をデータ化する方法について解説します。受取請求書データ化サービスの選び方についても解説するため、ぜひ参考にしてください。
請求書をラクに読み取りできる仕組みは？AI-OCRやスキャンのデータ化を解説
請求書を自動読み取りでデータ化したほうがいい理由
請求書を自動読み取りによりデータ化すべき理由は、さまざまあります。まず、人が手動で対応する作業を減らせるため、業務効率化を実現可能です。いつでもどこでも請求書を確認できるようになり、テレワークの推進にも役立ちます。
また、データ化により紙の書類を削減し、ペーパーレス化につながります。その結果、環境に対する負荷も減らすことが可能です。さらに、データとして請求書を扱えば、人的ミスやそれに伴うトラブルも少なくなります。さまざまな面でコスト削減にもなるでしょう。
請求書を読み取りデータ化する方法
請求書を読み取ってデータ化する方法は複数あります。以下で詳しく解説します。
AI-OCRによるデータ化
請求書を読み取ってデータ化する方法としては、AI-OCRの活用があげられます。AI-OCRとは、従来のデータ化の方法であるOCR（光学文字認識）にAI（人工知能）によるディープラーニング（深層学習）を組み合わせた技術です。
OCRではフォーマット以外の書類は読み取れません。しかし、AI-OCRにはAIのディープラーニングが組み合わされており、どのようなフォーマットでも認識できます。請求書は企業によってそれぞれフォーマットが異なるものの、AI-OCRなら請求書のデータ化にも問題なく対応可能です。
自社でスキャンしてデータ化
AI-OCRの導入にはまとまったコストがかかるため、請求書をスキャンしてデータ化する方法を採用している企業もあります。具体的なやり方は、スキャンしたデータを自社で運用する方法やスキャンしたデータを送信する方法などさまざまです。AI-OCRと比較すると手間がかかるため、コストと手間のバランスを考慮して検討しましょう。
取引先と同じシステムを使ってデータ化
システムを指定して取引先に直接入力してもらえば、請求書をデータ化できます。また、自社と取引先で同じシステムを使用し、両社の環境をそろえて請求書のデータ化に対応する方法もあります。
いずれも同じシステムや仕様で請求書をやり取りするため、それほど大きなコストをかけずデータ化を実現可能です。なお、システムや仕様をそろえると、請求業務以外のさまざまな業務もまとめて効率化できる可能性があります。
請求書データ化（自動読み取り）サービスのメリット
請求書データ化（自動読み取り）サービスとは、請求書自動読み取り機能を利用することで、請求書の情報をデータ化しオンラインで一元管理できるサービスです。ここでは、サービスのメリットについて具体的に解説します。
請求書の確認業務を削減できる
サービスを利用すれば、請求書を開封したり振り分けたりする作業に自社で対応する必要がありません。データ化された請求書の内容をスムーズに確認でき、即時振込手続きを完了できます。手間なく請求書の内容を把握できるため、請求書に関連する多くの業務を削減可能です。対応すべき業務が減れば、他の業務により多くの時間を割けるようになります。
人的ミスを防止できる
請求書に関連する業務は、人的ミスが発生しがちです。たとえば、金額の見間違いや打ち間違いなどがあげられます。そのようなミスが起きると、大きな問題につながる恐れがあります。しかし、サービスを利用することで請求書の情報を自動入力できるため、人的ミスを大幅に減らすことが可能です。
また、サービスによっては、支払忘れを防止するためのアラート機能もあります。
テレワークを推進できる
請求書データ化（自動読み取り）サービスはクラウド型が中心です。クラウド型の場合、インターネットに接続できる環境ならいつでもどこでもアクセスできます。そのため、バックオフィス業務をテレワークに移行するうえでも役立ちます。郵送代行に対応しているサービスもあり、担当者の負担を増やさず取引先の個別のニーズに対応可能です。
請求書データ化（自動読み取り）サービスのデメリット
請求書データ化（自動読み取り）サービスにはデメリットもあります。以下で具体的なデメリットについて解説します。
目視による確認が必要となる
自動入力できるサービスでも、入力された内容が常に正しいとは限りません。一部に誤植がある可能性もあるため、自動入力されたデータは目視による確認も必要です。
ただし、オペレーターによる二重チェック機能もあり、利用すれば時間や手間の短縮も可能です。
データ化に要する時間が異なる
サービスによって、請求書のデータ化にかかる時間は大きく異なります。数分でデータ化が完了するサービスもありますが、1～3営業日かかるサービスも存在します。無料トライアルを利用できる場合は事前に試し、データ化にかかる実際の時間をチェックしたほうが安心です。
コストがかかる
請求書データ化（自動読み取り）サービスを導入するには、初期費用が発生する可能性もあります。また、サービスを利用するうえでは月額料金もかかります。サービスによって具体的な費用は異なるため、確認が必要です。
なお、なかには無料で利用できるサービスもありますが、利用できる機能は限られています。
まとめ
請求書を読み取ってデータ化すれば、業務効率化やテレワークの推進などにつながります。データ化するには、AI-OCRを利用したり、自社でスキャンしたりする方法があります。請求書のデータ化にはメリットとデメリットの両方があるため、それぞれを把握したうえで導入を進めましょう。
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