請求書を送ったのに未入金のまま！再発行すべき？正しい対処方法を解説

請求書を送っても未入金が続く場合、請求書を再発行すべきかどうか悩む人も多いでしょう。ここでは、未入金時の対応について解説します。

社内確認する

まずは、取引先のミスや故意による未入金を疑う前に、社内確認を行いましょう。よくあるミスとしては以下のような内容が挙げられます。

• 請求書の宛先をミスしている
• 日付の記載を間違えている
• 請求書の送付をしていない

取引先が複数ある場合、請求書の宛先を間違えてしまったり、部署を間違えてしまったりといったミスが起こりがちです。また、日付の記載ミスもありがちです。たとえば、月末締めの翌月払いの場合、発行日が異なると入金日も変わってくるため日付はよく確認しましょう。そもそも、請求書を送り忘れているケースもあります。

請求書の作成担当者と送付担当者が別々というケースもあるでしょう。その場合には、ダブルチェックを徹底して、ヒューマンエラーがないように徹底する必要があります。

取引先にメールや電話で連絡する

社内確認をして社内でのミスがなかった場合には、取引先に連絡します。連絡する際にメールを用いると、催促の証拠が残るためおすすめです。電話の場合は、言った・言わないの水掛け論になる可能性もあるため、まずはメールで連絡したほうが無難です。

催促をするときには、丁寧な対応を心がけましょう。単なるミスによる未入金という可能性もあるため、高圧的な印象を与えないようにすることが大切です。メールでの催促に応じてくれない場合には、電話で連絡しましょう。

催促状を送る

メールや電話での催促を行っても入金されない、音沙汰がないという場合には、催促状を作成して送付しましょう。催促状とは、支払期日までに代金の入金がなかったことを伝えて、再度入金してくれるように求めるための書面です。

催促状には法的な拘束力はありません。また、未入金の初期段階に送る書面のため強い表現を控えた内容で、作成するケースが多いようです。メールや電話での連絡よりは強めのリマインダーのような役割です。

督促状を送る

催促状を送付しても入金されないという場合には、督促状を送付しましょう。督促状とは支払期日までに代金が支払われなかったことを伝えて、入金するように求める書面です。入金を求める書面であることは催促状と同様ですが、催促状と比較すると強制力があります。

督促状は、内容証明郵便で送りましょう。内容証明郵便とは、郵便局が書面の内容や送り主・宛先、受け取った日付などを証明してくれるものです。督促状を受け取っていないという言い逃れができなくなるため、内容証明郵便を使いましょう。

状況に応じて法的措置をとる

督促状を送付しても未入金が続くという場合には、状況に応じて法的措置をとりましょう。法的措置の例としては以下が挙げられます。

• 裁判所から支払督促を出してもらう
• 民事調停を申し立てる
• 少額訴訟を行うなど

法的措置をとると、取引先と取引ができなくなる恐れがあります。また、弁護士に依頼するなど費用がかかるケースもあるため、どうしても未入金が解消されないという場合の最終手段として考えましょう。