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仕切書は、納品書や請求書などとしても使える便利な書類です。デジタル化が進み、使用頻度が減っているため、請求書や納品書などと違いが分からない人もいるかもしれません。本記事では、仕切書の概要や請求書、納品書などとの違いを解説します。基本的な書き方も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
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仕切書とは、発注先が発注元に向けて発行する書類の1つです。双方の売買契約が成立し、商品やサービスを受け渡しする際に、商品や代金などを記載した仕切書を発注先が発行します。その仕切書を、発注元が商品やサービスとともに受け取る仕組みです。「しきりしょ」と読むのが一般的ですが、「しきがき」と読むケースもあります。基本的な記載内容は、次のとおりです。
基本的に複写式となっているため、請求書や受領書、納品書としても利用できます。
デジタル化が進み、受発注業務の多くは、Web経由となりました。一部でFAXでのやり取りが残っていますが、仕切書を使っての受発注は特定の職種のみです。昭和の時代、主に電話で受発注業務をしていた頃は、多くの業種が電話の内容を仕切書に記載していました。
その仕切書を、物流や仕分けなどの部署に回す仕組みでした。仕切書を受け取った部署が、納品書や請求書などを作成したり、複写になっている納品書部分や請求書部分を使ったりしていたようです。競売(競りやオークション)による商取引では、今でも仕切書が重要な役割を果たしています。
仕切書の役割は、取引内容の明確化とトラブルの防止です。仕切書は、複写になっていて、明細書や請求書などが一体化しています。エクセルなどで仕切書を作る際は、タイトルを変えるだけで、納品書や請求書、受領書などとして作成することも可能です。仕切書の主な目的は次のようになります。
仕切書には、売買契約に従って取引に関するさまざまな情報を記載しているため、上記のような目的を果たします。
仕切書と似た書類に、請求書や納品書などがあります。仕切書そのものが、それらの書類の代わりにもなりますが、ここでは違いを解説します。
請求書とは、商品やサービスの提供後に、販売者から購入者に向けて対価を請求するために発行する書類です。販売者が発注先であり、購入者が発注元となります。仕切書との違いは、請求以外に使えないことであり、発注元は請求書をもとに決められた決済時期に支払う仕組みです。仕切書のように、多様な用途はありません。
受注請書は、注文請書ともいいます。発注元からの依頼を受け、それを承諾する際に発注先が発行する書類です。発行することを義務付けられていませんが、問題があったときに役立つ書類でもあります。
仕切書との違いは、商品やサービスを納品するかどうかであり、仕切書は納品時に発注元へ渡す書類です。
納品書は、商品の納品を示す書類であり、発注された商品の納品状況を示す証明として用いられるものです。仕切書との違いは、多様な使用方法が認められないことであり、納品状況が分かるかどうかです。
また、発注元が商品やサービスを、契約通りに納品されたことを確認できることも、仕切書との相違点です。
受領書とは、商品あるいはサービスの受け取りを証明するものです。仕切書は、受領書の代わりになりますが、受領書が仕切書の代わりにはなりません。また、受領書は発注元が発行するものであり、仕切書は発注先が発行します。
この2点が、仕切書と受領書の大きな違いです。発注先企業によっては、受領書がなければ、請求書を発行しないケースもあります。
検収書とは、商品などが依頼通りに納品されているか確認した後、不備がなかったことを示す書類です。仕切書との大きな違いは、発注元が発行する書類であり、仕切書は発注先が発行します。検収書は、受領書と似た書類ですが、納品書にはない商品やサービスの確認があります。
代金の受け渡しが行われ、完了したことを示す証拠書類が領収書です。仕切書との違いは、書類の発行が支払いの前か後かとなります。仕切書は、支払いの前である売買契約の成立後に発行し、領収書は納品や請求が済んで支払いが確認された後に発行する書類です。支払者の求めに応じて、必ず発行しなければならない書類でもあります。
仕切書には、決まった書式やフォーマットはありません。しかし、一般的に仕切書に必要とされている項目はあり、次のとおりです。
この他にも、売買契約で定めた項目は、記載しなければなりません。例をあげると、販売方法や値引きなどです。販売方法には掛売りや現金売りなどがあります。売買契約により、値引きすることが決まっている場合は、値引き額を記載しなければなりません。
仕切書の会計処理には注意が必要です。ここでは、作成時の会計処理と受取時の会計処理について解説します。
競売を想定すると、あらかじめ受取手数料の取り決めが必要です。仮に、漁業組合での競りとすれば、漁業組合が受託者側(発注先)であり、漁師が委託者(発注元)となります。このケースでは、漁業組合が仕切書を発行しなければなりません。また、その場合の会計処理は次のようになります。例として、競りの金額を1万円、手数料を1,000円、保管料を800円としました。
競りは委託販売の1つであり、勘定科目は売上ではなく受託販売を使います。また、委託者に販売代金を渡す場合の仕訳は下記のとおりです。
委託者側も、販売代金を受け取った場合には会計処理が必要です。受託者が受け取る受取手数料などは売上と区別しなくてはなりません。作成時の会計処理の例を使えば、会計処理は次のようになります。(この例では漁師側の会計処理)
仕切書と代金を受け取った場合の仕訳は下記のとおりです。
売上発生時に、仕切書が届いていない場合は、到着時点での収益計上も可能です。
仕切書は、デジタル化などの影響で、あまり使われなくなった書類ですが、競りやオークションなどでは、現在も活用されています。仕切書は、基本的に複写式になっているため、請求書や納品書としても使えるのが大きなメリットです。エクセルなどで作成しても、タイトルを変えれば同じように請求書や納品書として使えます。
ただし、仕切書や請求書などの書類を大量に作成するのであれば、エクセルでは追いつかないかもしれません。バクラク請求書発行であれば、書類を発行する前後の業務が、本サービスだけで全て解決します。書類の作成から、送付先に届くまでの効率もアップするでしょう。
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