検収とは？納品との違いや流れ、検収書の必要性・書き方を解説

検収とは、納品された商品やサービスを確認し、発注内容どおりに納められているかを判断するための手続きです。 本記事では、検収の意味と目的から納品との違い、検収書の役割や書き方、効率的に発行する方法まで詳しく解説します。

1.検収とは？意味と目的

検収とは、納品された商品やサービスが発注内容どおりかを確認し、正式に受け取るための手続きです。検収の目的は、契約内容との整合性や品質を保証し、支払いを適正に行うことにあります。

たとえば数量や仕様、動作に不備があれば修正や再納品を求め、問題がなければ取引完了となります。検収は不良品の早期発見やトラブル防止、さらには費用計上の基準日にも関わる重要な工程です。

2.検収と納品の違い

検収と納品は混同されがちですが、役割が異なります。納品とは、受注者が契約に基づいて成果物を発注者へ引き渡す行為を指し、取引の「提供側」の手続きです。

一方で検収は、発注者が納品物を確認し、発注内容どおりかを判断する「受け取り側」の手続きです。納品が完了しても、検収が済むまでは取引は完了しておらず、支払い義務もありません。

納品書は引き渡しの証明書類、検収書は品質や仕様の確認を証明する書類であり、この違いを理解することが、正確な取引管理につながります。

3.一般的な検収の手続きの流れ

一般的に検収は、検収・検収書の作成・送付という流れで行われます。ここからは、それぞれの手続きについて詳しく見ていきましょう。

3-1.発注側が商品を検収する

発注側は、注文書の内容と実際の納品物を慎重に照合し、詳細を確認します。

不一致や問題が見つかった場合、次のステップである検収書の発行は保留されます。また、発注側は受注側と直接コミュニケーションを取り、問題の内容や程度を説明し、解決策や今後の対応についての協議が必要です。

3-2.発注側が検収書を作成する

検収作業で問題が見つからなければ、検収書が作成されます。検収書に法的に定められた書式はありませんが、自社専用のテンプレートを準備しておくと作成過程の効率化が可能です。

通常は発注側が検収書を作成しますが、業界や取引慣行によっては、受注側が検収書を用意し、発注側がそれに検収印を押して完了とする場合もあります。

3-3.受注側に検収書を送付する

検収書の作成が終われば、受注側に送付します。検収書の送付方法は郵送や電子メール、専用システムなどさまざまです。下請法の適用対象となる取引では、下請け先への入金が受領日から60日以内に行われるように定められています。

そのため下請法に該当する場合、この期限に間に合うように速やかに検収書を送付する配慮が重要です。

4.検収する際のチェックポイント

納品時の検収は慎重に行うべき重要なプロセスです。型番や数量の微細な相違も見逃さないよう、細心の注意を払って確認しなければいけません。

特に完成品の品質や仕様に関しては、業種や商品によって予想外の相違が生じる場合があります。そのため、取引の初期段階で受注側と発注側が十分に協議し、検収合格の具体的な基準を明確に定めておきましょう。

5.検収書は正常な取引がなされたと証明する書類

検収書は、発注側が納品された商品やサービスに問題がないことを確認し、報告するための書類です。取引の完了を証明する重要な書類ですが、法的には検収書を作成する義務はありません。

ただしスムーズな取引のために、多くの取引では検収書が発行されます。

5-1.検収書に記載する6つの項目

検収書に記載する6つの項目は、以下のとおりです。

• タイトル（検収書）
• 管理番号
• 受注側の会社名や個人名・住所・連絡先などの情報
• 発注側の会社名や個人名
• 商品またはサービスの内容に関する検収内容
• 検収担当者の氏名や、会社印、検収担当者の個人印

上記情報を記載しておけば検収結果が明確になり、双方の確認と記録に役立ちます。

6.検収書を発行する目的

前述のように、法的には検収書を作成する必要性は規定されていません。しかし、発注側・受注側の双方にとって、検収書は発行した方が良い書類といえます。

検収書を発行する目的を解説します。

6-1.発注側からのクレームを防ぐため

検収書の発行は取引の正当性を証明する重要なプロセスです。検収書により、発注側は納品物を確認し受け入れた旨を示します。

通常、検収書発行後、発注側からのクレームは望ましくありません。検収書を取得すると、受注側は後のクレーム発生リスクを軽減できます。

取引の安全性が高まると、受注側の安心につながるでしょう。

6-2.受注側が検収完了時に売上を計上するため

企業の会計方針により、売上計上のタイミングはさまざまです。なかには、検収書の受領をもって売上として計上する企業もあります。

このような企業にとって、検収書の発行は単なる形式的な手続きではなく、収益計上の重要な基準点となります。

6-3.受注側が請求書発行を省略するため

検収書と同様に、請求書の発行にも法的義務はありません。取引をする双方で合意があれば、検収書の発行に代えて請求書発行を省略可能です。

柔軟な対応は、事務作業の簡素化につながり、業務効率の向上やコスト削減に寄与します。

7.検収書との違いを把握しておきたい書類

取引には複数の書類が関与し、各段階で双方の合意や行為を記録します。取引に関係する書類について、書類の発行者や目的、検収書との違いを解説します。

以下に、各書類と発行者との関係を示しました。

書類	書類の発行者
見積書	受注側
注文書	発注側
納品書	受注側
受領書	発注側
請求書	受注側

7-1.【受注側が発行】見積書

見積書は、自社が提供する商品やサービスの価格や納期、数量などを記載した書類です。検収書と見積書の違いは、発行者や発行する目的にあります。

見積書を発行する目的は、発注側に取引の内容や金額を検討してもらうためです。なお、見積書を発行しても注文してもらえるとは限りません。

見積書の書き方については、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

関連記事：見積書の書き方って？必要なものや記入項目、作成する理由を解説！

7-2.【発注側が発行】注文書

注文書は、発注書とも呼ばれる書類です。検収書と注文書は、発行の目的に違いがあります。注文書は商品の購入を伝える旨を知らせる書類で、記載内容は取引に関する詳細です。

注文書の発行タイミングや書き方については以下の記事で詳しく解説しているので、併せてご参照ください。

関連記事：注文書（発注書）とは？発行タイミングやテンプレート・書き方を紹介

7-3.【受注側が発行】納品書

納品書は、商品やサービスを取引先に納品する際に使用される書類です。検収書と納品書の違いは、発行者と発行時期です。納品書は納品時に発行され、納品物の詳細が記載されています。

なお、納品書で記される取引に関する詳細は、基本的に注文書と一致します。

納品書の必須項目や書き方、請求書の違いなどは以下の記事で詳しく解説しているので、こちらもご確認ください。

関連記事：納品書とは？必須項目や書き方、請求書との違いなどわかりやすく解説

7-4.【発注側が発行】受領書

受領書とは、商品あるいはサービスの受け取りを証明するものです。検収書と受領書は発行する目的に違いがあります。受領書は納品された事実を証明するもので、一般的には、受注側が納品時に渡した書類に、発注側が押印する形です。

検収書と同じく、受領書も発注側が納品後に発行します。ただし、納品物の詳細をチェックせずに発行する点が、検収書とは異なるため注意しましょう。

受領書の書き方や保存方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：受領書とは？書き方や保存方法・保存期間を解説

7-5.【受注側が発行】請求書

請求書は納品後に検収が完了した段階で、受注側が発注者へ代金を請求するために発行する書類です。記載内容には、納品した商品名や数量、単価、合計金額のほか、発注番号や支払い条件、支払先口座、発行日などが含まれます。

請求書は取引の最終段階で金銭の授受を行うための重要な書類で、検収書の発行によって取引が確定したことを前提に作成されます。

以下の記事では請求書の書き方を詳しく記載しています。ぜひご覧ください。

関連記事：請求書の書き方を重点的に解説！記載すべき項目や注意点とは

8.検収書を作成する際の注意点

検収書作成時の重要な注意点を紹介します。検収期間の設定や印紙の要否など、実務上の要点を解説するので参考にしてください。

8-1.検収期間の決め方

検収期間とは、納品から検収完了までに要する時間のことです。検収期間は商品やサービスの性質、取引の規模などを考慮して設定されます。円滑な取引を実現するためには、検収期間について事前に受注側と発注側で十分に協議しておくことが重要です。

また、予期せぬ事態で検収が遅れる可能性もあるため、トラブル時の対応策についても決めておくとよいでしょう。

8-2.印紙を貼る必要性

検収書は金銭の受け取りを直接証明するものではなく、納品物の確認を示す文書です。法律上の課税文書には該当しないため、検収書には印紙を貼付する必要はありません。

収入印紙について、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひご活用ください。

関連記事：収入印紙とは？必要性や金額、購入方法、貼り方などを徹底解説

8-3.押印のルール

検収書へ押印する際は、会社印や検収担当者の個人印を用いることが一般的です。検収担当者の印鑑を押すルールを設けると、誰が検収を担当したかが明確に記録されます。

結果として、責任の所在が明確になり、後々の確認や問題解決時に役立つでしょう。

8-4.電子化の判断

検収書の電子化は可能であり、業務効率化などのメリットが期待できます。しかし、導入コストや取引先との調整など、考慮すべき点も存在します。

検収書の電子化を検討する際は、メリットとデメリットを十分に理解し、自社の状況に応じて判断しましょう。

8-5.保存期間の確認

検収書を含む、取引に関する証憑書類の保存は法律で定められています。法人税法施行規則によると、法人の場合、帳簿書類は原則として7年間の保存が義務付けられています。

長期にわたって検収書を保存するにあたり、効率的な文書管理システムの導入や、最新の法令に対応した電子化による保管などを検討するとよいでしょう。

9.検収書を電子化するメリットと注意点

検収書を電子化するメリットと注意点について解説します。納得のうえ、検収書の電子化を検討しましょう。

9-1.電子化のメリット

検収書を電子化する主なメリットは、以下のとおりです。

• 自動入力などの機能により、素早く発行できる
• 手入力の減少により、人為的ミスのリスクを減らせる
• 紙や印刷、郵送費用などのコストを削減できる
• データ化することで保存が容易になる
• 業務効率が向上する
• ペーパーレス化により環境負荷を軽減できる

9-2.電子化の注意点

検収書を電子化する主な注意点は以下のとおりです。

• システム導入の際にコストがかかる
• 先方の事情により電子データを受領できない場合がある
• データの暗号化や適切なアクセス管理など、セキュリティ対策が不可欠となる
• 社内の運用ルールやマニュアルの整備が求められる
• システム障害時の対応策を準備する必要がある

10.検収書を手間なくスムーズに発行したいなら「バクラク請求書発行」

検収書は、発注側が納品された商品やサービスに問題がないことを確認し、報告するための書類です。検収書の発行義務はありませんが、発注側・受注側双方にとって、スムーズな取引のためには検収書の作成が欠かせません。

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