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請求書と納品書の役割の違いを解説!納品書兼請求書とは?

商品やサービスを購入・販売する場合に必要な書類として、請求書や納品書があります。取引するうえでは、請求書と納品書について詳しく理解しておくことが大切です。この記事では、請求書や納品書の特徴や違いについて解説します。納品書兼請求書を利用するメリットや注意点についても解説するため、ぜひ参考にしてください。

請求書と納品書の役割の違いを解説!納品書兼請求書とは?

請求書と納品書の役割の違いは?

請求書と納品書は、いずれも商品やサービスを販売した側から受け取る側に対して、発行する書類です。商取引の慣習として、どちらも押印が行われています。

請求書は、商品やサービスの納品を終えた後、代金を請求するために発行する書類です。請求書は納品時に発行する場合と、納品に際して行われる検品後に発行する場合があります。それに対して納品書は、納品する商品やサービスの内容を証明する目的で発行する書類です。基本的には、納品する商品やサービスとともに相手へ届けます。

請求書の概要

請求書は、代金の請求を目的として発行します。ここでは、請求書の主な役割について解説します。

なお、請求書については以下の記事でも解説しているため、あわせて参考にしてください。

経費精算に請求書は使える?領収書との違いや記載する項目も解説

請求書の主な役割

請求書は、自社が販売した商品やサービスの代金の支払いを求める役割をもつ書類です。支払内容を明確にし、確定させる役割もあります。請求書の発行は義務ではないものの、請求書をもとにした取引が一般的になっています。よって、請求書を発行しないとその後の取引の流れが滞る可能性もあるため、注意が必要です。

納品書の概要

納品書は、納品の内容を示すための書類です。ここでは、納品書の主な役割について解説します。

なお、納品書については以下の記事でも解説しているため、あわせて参考にしてください。

納品書とは?必須項目や書き方、請求書との違いなどわかりやすく解説 – バクラク

納品書の主な役割

納品書は、商品やサービスを販売した側が納品の事実を証明するための書類です。また、商品やサービスを受け取った側は、発注したとおりに納品されているか確認するために納品書を活用します。納品書の役割は、取引先の不安解消、円滑な取引の履行、納品物や契約内容の確認など多岐にわたります。

請求書と同様、納品書の発行は法的に義務づけられているわけではありません。しかし、スムーズな取引の実現のために発行するケースがほとんどです。

納品書兼請求書とは

納品書兼請求書とは、納品所と請求書を1つにまとめた書類です。納品書と請求書をそれぞれ別に発行する手間がなくなり、一度で必要な書類の手続きを済ませられます。

通常、請求書は月1回まとめて発行しますが、単発取引なら納品書兼請求書として発行しても特に問題は生じません。また、商品がデータの場合やインターネット上でサービスを提供する場合など、物理的な納品を伴わないケースでも納品書兼請求書の発行が可能です。

納品書兼請求書を活用するメリット

納品書兼請求書を活用すれば、スピーディな取引を実現可能です。納品と請求を同時に行えるため、タイムラグがなくなります。その結果、商品やサービスを受け取った側の確認も早く進み、代金を回収するまでのサイクルを短縮できる可能性があります。

また、納品書と請求書が1枚にまとまっている分、取引に関わる双方にとって管理しやすくなるでしょう。商品やサービスを受け取った側からの印象がよくなる場合もあります。

納品書兼請求書におけるポイントと注意点

納品書兼請求書を活用するうえでは、押さえておきたいポイントや注意点もあります。以下で解説します。

取引年月日を確認する

納品書兼請求書には、取引年月日を記載しましょう。一般的に、取引年月日については、納品した日を記載するケース、出荷した日を記載するケース、到着予定日を記載するケースなどがあります。納品書兼請求書に記載する取引年月日は、納品物の到着予定日が適しています。理由は、納品日に合わせて代金の支払日も決まるためです。

送付先は依頼人に確認する

納品書兼請求書を発行する際は、納品先と請求先のどちらに書類を送付すべきか事前に確認しましょう。もともと担当者から指示がある場合は、それに従って送付すれば問題ありません。特に指示がない場合、依頼人に改めて確認をとる必要があります。書類の送付先を誤ると混乱を招く恐れがあるため、注意しましょう。

送付のタイミングを確認する

納品書兼請求書の送付は、納品物と同時に行うパターンが一般的です。納品物が届く前に納品書兼請求書が届くとマナー違反となり、失礼にあたります。タイミングがズレないよう、細心の注意を払いましょう。なお、納品書兼請求書の送付が遅くなる場合も、それが分かった時点で連絡を入れる必要があります。

不必要な内容を記載しない

納品書兼請求書は取引に関する重要な書類であるため、必要な内容のみを記載してください。お礼の一文を添える程度なら問題ありませんが、たとえば自社の宣伝やイラストなどが含まれていると、不信感を与える恐れがあります。納品や請求に関する連絡事項がある場合も、納品書兼請求書とは別に改めて伝達すべきです。

担当者の不在時は勝手に納品しない

一般的に、納品書兼請求書は、納品する際に担当者へ直接手渡します。担当者が不在の場合、必ず連絡して対応を相談する必要があります。勝手な判断で担当者以外に渡すとトラブルになる恐れがあるからです。納品物に添えて届けるよう指示を受けた場合も、担当者以外に納品書兼請求書を見られないよう配慮しましょう。

まとめ

請求書と納品書は、商品やサービスの取引において発行されている書類です。発行に法的な義務はないものの、一般的には請求書と納品書をもとに取引を進めている企業が多いです。状況に応じて納品書兼請求書も活用すれば、よりスムーズな取引を実現できるでしょう。

バクラク請求書発行は、インボイス制度や電子帳簿保存法などにも対応している、書類の発行システムです。請求書をはじめとし、納品書、見積書、領収書など、さまざまな書類の発行に対応しています。書類の発行に関する一連の業務の効率化を実現可能です。手間のかかる書類の発行をスムーズに行うために、ぜひ活用してください。

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