請求書と納品書の役割の違いを解説！納品書兼請求書とは？

納品書兼請求書を活用するうえでは、押さえておきたいポイントや注意点もあります。以下で解説します。

取引年月日を確認する

納品書兼請求書には、取引年月日を記載しましょう。一般的に、取引年月日については、納品した日を記載するケース、出荷した日を記載するケース、到着予定日を記載するケースなどがあります。納品書兼請求書に記載する取引年月日は、納品物の到着予定日が適しています。理由は、納品日に合わせて代金の支払日も決まるためです。

送付先は依頼人に確認する

納品書兼請求書を発行する際は、納品先と請求先のどちらに書類を送付すべきか事前に確認しましょう。もともと担当者から指示がある場合は、それに従って送付すれば問題ありません。特に指示がない場合、依頼人に改めて確認をとる必要があります。書類の送付先を誤ると混乱を招く恐れがあるため、注意しましょう。

送付のタイミングを確認する

納品書兼請求書の送付は、納品物と同時に行うパターンが一般的です。納品物が届く前に納品書兼請求書が届くとマナー違反となり、失礼にあたります。タイミングがズレないよう、細心の注意を払いましょう。なお、納品書兼請求書の送付が遅くなる場合も、それが分かった時点で連絡を入れる必要があります。

不必要な内容を記載しない

納品書兼請求書は取引に関する重要な書類であるため、必要な内容のみを記載してください。お礼の一文を添える程度なら問題ありませんが、たとえば自社の宣伝やイラストなどが含まれていると、不信感を与える恐れがあります。納品や請求に関する連絡事項がある場合も、納品書兼請求書とは別に改めて伝達すべきです。

担当者の不在時は勝手に納品しない

一般的に、納品書兼請求書は、納品する際に担当者へ直接手渡します。担当者が不在の場合、必ず連絡して対応を相談する必要があります。勝手な判断で担当者以外に渡すとトラブルになる恐れがあるからです。納品物に添えて届けるよう指示を受けた場合も、担当者以外に納品書兼請求書を見られないよう配慮しましょう。