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見積書を送付するメールの書き方は?注意点や具体例を解説

見積書は書面で発行するだけではなく、メールに添付して発注者に送ることも可能です。メールで見積書を送る際は、書面でのやり取りとはマナーが異なる部分がいくつかあります。注意点を押さえて、スムーズに取引しましょう。本記事では、見積書をメールで送付する際の書き方や文例、ビジネスマナーなどを解説します。

見積書を送付するメールの書き方は?注意点や具体例を解説

見積書メールと法律の関係性

見積書をメールで送付する前に、取引先の書類に関するルールを押さえておきましょう。見積書を添付したメールと法律の関係性を解説します。

見積書発行はビジネス上の慣習

見積書をメールに添付して送付すること自体は、法的な観点から見て問題ありません。見積書の発行は法律で義務づけられていないため、極端な表現をすれば「発行しなくてもよい書類」に該当します。ただし、ビジネス上の慣習として、契約前の条件確認の際は一般的に見積書が提示されます。

押印の必要性

法的に必須でないとはいえ、押印により見積書の有効性が高まるのは事実です。また「取引先が印鑑のある書類しか認めない」という場合は、書類を作成・送付する側も相手のルールに従わなくてはなりません。スムーズに取引するために、事前に印鑑の必要性を取引先に確認しておきましょう。

見積書メールのメリット・デメリット

紙の見積書を電子化すると、コスト削減と業務効率化につながります。ただし、情報漏洩対策や法律への対応に向け適切な体制を整えましょう。

見積書メールのメリット

見積書をメールで送付すると、コスト削減と業務効率化につながります。紙ベースの場合と比較して、メールを使うと印刷費や郵送費などのコストを削減できるためです。

また、見積書を電子データとして保存すると、数年分の書類を保管するためのスペースも削減できます。従来、保管場所として使っていたスペースをほかの用途に活用したり、コンパクトなオフィスに移転したりといった選択が可能になります。

見積書メールのデメリット

見積書を電子データとして取り扱う際は、セキュリティ面に注意してください。紙ベースのデータは、物理的なリスクに対処すれば情報漏洩のリスクを抑えられます。

しかし、電子データの場合は、セキュリティ対策が不十分だと情報漏洩の恐れがあります。電子データを管理するために、適切なセキュリティ対策を講じましょう。また、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すると、一定のコストがかかります。

見積書メールに記載すべき内容

見積書を添付したメールに記載すべき内容を解説します。取引先がスムーズに内容を確認できると、トラブルを防げます。

見積書メールの件名

企業には日々多くのメールが届くため、見積書のメールに気がついてもらえるように件名は明確に記載してください。たとえば「見積書送付の件」や「◯◯の案件に関する見積書」のように、開封前から内容が認識できる件名にすることが望まれます。

見積書メールの本文

ビジネスマナーとして「いつもお世話になっております」のような挨拶や日頃のお礼を記載しましょう。次に、メールの目的や要件を記載してください。金額は添付ファイルに記載されていますが、本文にも金額を明記しましょう。本文と見積書に金額の記載があれば、取引先は二重に確認できます。

送信者の連絡先も本文に明記しましょう。トラブルが発生した際にメールで連絡先が分かると、取引先は迅速に問い合わせできます。

見積書メールのポイント

見積書をメールで送付するポイントを解説します。取引先の信頼を損ねないように気をつけながらも、商品やサービスをアピールしましょう。

発注側の同意を得る

見積書をメールで送付する場合は、事前に発注側(取引先)の同意を得ておく必要があります。「必ず原本を保管」とする企業も少なくありません。また、稟議の際に紙ベースの見積書を必要とする企業も見られるためです。同意なく見積書をメールで送ると、取引の進行に影響が出る恐れがあります。

継続取引をしている場合でも、担当者や担当部署が変更になる際は、双方で取り決めた内容を文書に残しておきましょう。

改ざんできない工夫をする

改ざん防止策を講じていないと、単に改ざんの危険性があるだけではなく、取引先からセキュリティ意識が低いとみなされる場合があります。見積書のファイル形式は、PDFを選びましょう。適切な設定をしたPDFファイルを利用すると、追記や変更を防げます。

一方、エクセルやワードの形式では、人的ミスや改ざんが懸念されます。バージョンの違いによりレイアウト崩れが起きると、内容を閲覧できない場合もあります。

商品・サービスをアピールする

見積書を発行した段階では、すでに自社商品・サービスのアピールを行っていると考えられます。ただし、まだ契約が決まったわけではありません。見積書のメールで再度アピールして、より効果的に商品・サービスの特徴や魅力を伝えましょう。長々と説明せず、ポイントを絞って簡潔に伝えてください。

返信がなければ確認する

見積書のメールを送信してから数日経っても取引先から返信がない場合は、確認の連絡をしましょう。返信がないときは、送信先を間違えている恐れがあります。

取引先からの返信が迷惑メールに振り分けられている場合もあるため、迷惑メールフォルダ内も調べてみてください。

見積書メールの文例

上記の「見積書メールに記載すべき内容」に合わせてその例文をご紹介します。

 

(件名) ◯◯案件に関する見積書送付

(宛先) 株式会社〇〇
     担当〇〇様

(挨拶) いつもお世話になっております。株式会社△△の✕✕です。日ごろより弊社のサービスをご利用いただき、心より感謝申し上げます。

(メールの要件) 「◇◇◇」の件につきまして、見積書を送付させていただきます。ご確認のうえ、ご返信くださいますようお願い申し上げます。

(添付内容) 添付ファイル【◇◇◇ _2024.01.01.pdf】

(見積金額) お見積金額:¥〇〇〇

(送信者の連絡先) ご不明な点がございましたら、お手数ですが〇〇までお問い合わせください。
Tel:〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
mail:〇〇〇@〇〇.com

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

まとめ

見積書をメールで送付する際は、事前に取引先のルールを確認しましょう。押印が必要な企業もあれば、稟議や契約において原本が必要な企業も見られます。また、メールを送る際は改ざんできない工夫をし、数日間返信がなければ状況を確認しましょう。

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