見積書を送付するメールの書き方は？注意点や具体例を解説

見積書をメールで送付するポイントを解説します。取引先の信頼を損ねないように気をつけながらも、商品やサービスをアピールしましょう。

発注側の同意を得る

見積書をメールで送付する場合は、事前に発注側（取引先）の同意を得ておく必要があります。「必ず原本を保管」とする企業も少なくありません。また、稟議の際に紙ベースの見積書を必要とする企業も見られるためです。同意なく見積書をメールで送ると、取引の進行に影響が出る恐れがあります。

継続取引をしている場合でも、担当者や担当部署が変更になる際は、双方で取り決めた内容を文書に残しておきましょう。

改ざんできない工夫をする

改ざん防止策を講じていないと、単に改ざんの危険性があるだけではなく、取引先からセキュリティ意識が低いとみなされる場合があります。見積書のファイル形式は、PDFを選びましょう。適切な設定をしたPDFファイルを利用すると、追記や変更を防げます。

一方、エクセルやワードの形式では、人的ミスや改ざんが懸念されます。バージョンの違いによりレイアウト崩れが起きると、内容を閲覧できない場合もあります。

商品・サービスをアピールする

見積書を発行した段階では、すでに自社商品・サービスのアピールを行っていると考えられます。ただし、まだ契約が決まったわけではありません。見積書のメールで再度アピールして、より効果的に商品・サービスの特徴や魅力を伝えましょう。長々と説明せず、ポイントを絞って簡潔に伝えてください。

返信がなければ確認する

見積書のメールを送信してから数日経っても取引先から返信がない場合は、確認の連絡をしましょう。返信がないときは、送信先を間違えている恐れがあります。

取引先からの返信が迷惑メールに振り分けられている場合もあるため、迷惑メールフォルダ内も調べてみてください。