見積書の書き方って？必要なものや記入項目、作成する理由を解説！

見積書を作成する際には注意点もあります。ここでは、見積書作成に関する8つの注意点を解説します。

1.前提条件を明確にする

見積書に記載されている金額と、実際に契約する際の金額が変わる可能性がある場合は、前提条件を明確に記しておくことが大切です。前提条件を明示しておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。

2.有効期限を設定する

見積書には、有効期限を記載しましょう。たとえば、見積書の発行から1か月以内などです。有効期限を設定することで、顧客の意思決定を促しやすくなります。また、情勢の変化で材料の原価が変動することもあるため、赤字受注を防ぐうえでも有効期限の記載は必要です。

3.納期を記載する

納期の記載も必要です。発注後どの程度で納品されるのか、ひと目でわかるようにしましょう。納期までの期間は顧客にとって重要な判断材料となるため、明確に提示しておくことが大切です。

4.相見積もりの結果を反映させる

顧客の多くは、何社かに相見積もりをとって比較・検討します。そのため、相見積もりの結果を見積書に反映させるとよいでしょう。顧客が何を目的として商品やサービス購入するのか、希望納期などをヒアリングして、ニーズに沿った内容の見積書を作成します。

5.支払い条件を記載する

支払いに関する情報も記載しましょう。たとえば、支払金額や支払方法などです。受注時に一部を前払いしてもらうケースもありますが、その場合には別途見積書が必要となるため注意しましょう。

6.確認用の連絡先を記載する

見積書には自社の担当者の連絡先を記載しましょう。見積書に関して疑問や相談、確認事項がある場合にスムーズに連絡できます。また、「お気軽にお問い合わせください」などのメッセージがあると連絡しやすくなります。

7.見積書のデータは保存しておく

見積書の発行は義務ではありません。しかし、作成した見積書は税法上の国税関係書類に分類されます。国税関係書類は一定の保管義務が発生するため、見積書を作成した場合はデータを保存しておきましょう。法人の場合には提出期限の翌日から7年、個人事業主は原則として5年の保管義務があります。

8.ヒューマンエラーに注意する

取引において発行する書類は見積書だけではありません。発注書や請求書などの似たような書類を発行することも多いため、間違えないようにしましょう。記載する項目や金額などが異なっていないかチェックします。作成ソフトを活用すれば、必要項目があらかじめ設定されているため漏れや抜けのリスクが少なく、ヒューマンエラーを防ぎやすくなります。