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インボイス制度で納品書も適格請求書にできる!消費税などの記載方法を解説

2023年10月からインボイス(適格請求書)制度が始まりました。社内でインボイス制度への対応を進めている経理担当者にとって、納品書の取り扱い方法について知ることが重要です。納税額を増やさない目的で仕入税額控除を行うには、インボイスを保存する必要があります。

この記事では、インボイス制度における納品書について、さまざまなポイントについて解説します。ぜひ参考にしてください。

インボイス制度で納品書も適格請求書にできる!消費税などの記載方法を解説

インボイス制度前の納品書の取り扱い

インボイス制度が始まる2023年10月1日まで経過措置として使われていたのが、区分記載請求書等保存方式です。

区分記載請求書等保存方式により「書類作成者の氏名」や「取引年月日・内容・金額」などの特定の事項を記載した書類を保存することで、仕入税額控除が可能になりました。

そして、インボイス制度が開始されてから導入された適格請求書では、これらの事項に加え、さらなる追加事項の記載が必要とされています。

インボイス制度で納品書を適格請求書として扱うポイント

インボイス制度において納品書を適格請求書として扱う上で、押さえておくべき5つのポイントを見ていきましょう。

1万円未満の取引は適格請求書が不要

インボイス制度においては、適格請求書がなければ仕入税額控除を受けることができません。しかし、1万円未満の取引の場合は適格請求書が不要です。これは、インボイス制度の負担軽減として設けられている少額特例によるものです。

少額特例では、一定事項を記載した帳簿を保存することで仕入税額控除を受けることができます。この特例の対象となるのは、2年前の課税売上が1億円以下、または1年前の上半期の課税売上が5,000万円以下の事業者であり、6年間にわたり適用されます。

複数書類で交付ができる

インボイス制度では、扱っている書類のうち、いずれかが必要な記載事項を満たしていれば、複数の書類を組み合わせてインボイスとして認められます。

請求書と納品書の両方を発行している業者の場合、両方とも必要な記載条件を満たしている必要はありません。いずれか一方が対応していれば十分です。例えば、納品書が記載条件を満たしていれば、請求書が条件を満たしていなくても問題ありません。

ただし、請求書と納品書のセットを1つのインボイスとして、相互の関連性を明確に示す必要があります。

消費税の端数処理が必要

インボイス制度で必要になるのが、消費税の端数処理です。標準税率(10%)と軽減税率(8%)それぞれの合計金額で1円未満の端数が生じた場合、端数処理を行った上で、適格請求書に記載します。

1つの適格請求書で、異なる税率ごとに1回の端数処理を行います。

端数処理については、切上げ、切捨て、四捨五入のいずれかで統一するよう、事業者側で任意に設定することが可能です。ただし、いったん決めた端数処理のルールは、以後すべての取引に適用する必要があります。

電子化した納品書もインボイス対象になる

紙の請求書や納品書だけでなく、電子化した請求書や納品書も、インボイスの対象です。これらは電子インボイスと呼ばれ、電子帳簿保存法に対応した保存が必要です。それにより、仕入税額控除が可能になります。

インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を理由に請求書や納品書が電子化されれば、紙の書類の保管など書類を扱う手間が省け、業務効率化を図ることも可能です。

請求書と納品書の両方が要件を満たす必要はない

請求書と納品書がある場合、両方が適格請求書として同じ記載条件を満たす必要はありません。どちらか一方で適格請求書の要件がすべて記載されていれば、仕入税額控除が適用されます。あるいは、請求書が必要とされる事項の一部が記載され、さらに納品書に残りの事項が記載されていれば、適格請求書としての条件は満たされます。

複数の書類で適格請求書の記載事項を満たす場合、請求書に納品書番号を記載するなど、書類同士の関連性を明確にし、該当するすべての書類を保存する必要があります。

インボイス制度における納品書の記載項目

インボイス制度では、納品書が条件を満たす上で必須となる記載項目が6つあります。各項目を見ていきましょう。

適格請求書発行事業者名および登録番号

納品書を発行する事業者の名称と登録番号を記載します。この登録番号は、インボイス制度に対応するために税務署長へ適格請求書発行事業者登録申請をした際に交付される番号を指します。法人の場合は「T+法人番号」、個人事業主は「T+13桁の固有番号」です。

なお、登録番号と紐づけて管理されている取引先コード表などを取引先と共有しており、買い手側から取引先コードを通じて登録番号が確認されている場合、適格請求書の発行を満たしているとみなされます。

取引年月日

納品書には、取引を行った年月日を明確に記載する必要があります。

なお、適格請求書発行事業者の登録前に行われた取引にかかわる納品書の場合、適格請求書交付義務はありません。

取引内容

取引の内容について、何を販売したのかを簡単に記載します。飲食料品を販売した場合など、取引内容が軽減税率対象品目である場合は、その旨を記載する必要があります。

数量については、具体的な数量の記載が困難な場合、「一式」などといった記載でもかまいません。単価の記載が困難な場合、空欄でも問題ありません。金額欄には、数量と単価を掛け合わせて算出された金額を記載します。

各税率に区分して合計した対価および適用税率

標準税率と軽減税率に分け、それぞれで合計した取引金額および税率を記載します。現在の標準税率は10%、軽減税率は8%です。

取引金額は税抜金額または税込金額のいずれかで記載し、税抜または税込どちらで記載されているのかを明確にする必要があります。

税率ごとに区分した消費税額など

標準税率と軽減税率に分けた合計消費税額および適用される税率(標準税率は10%、軽減税率は8%)を記載します。合計消費税額は、税率ごとに1回の端数処理が必要です。

なお、簡易課税事業者が発行する簡易インボイスの場合は、消費税額と適用税率の両方あるいは、いずれかのみを記載することが定められています。

書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

納品書を受け取る側の事業者の氏名または名称を記載します。発注者となる企業名だけでなく、担当者名の記載も必要となる場合は、問題ないかどうか、あらかじめ先方に最初の取引の段階で確認しておくのがおすすめです。

納品書を適格請求書とする場合の注意点

納品書を適格請求書とする場合の注意点として、繰り返しにはなりますが、標準税率と軽減税率の税率事に合計した消費税額を記載し、1つの請求書につき、税率ごとに端数処理を1回ずつ行うルールがあります。

インボイス制度導入以前の区分記載請求書等保存方式では、商品ごとに端数処理が可能でしたが、インボイス制度導入後はこのルールに変更されました。

端数処理は前述のとおり、切り上げ・切り捨て・四捨五入のいずれの処理にするかを決めたら、以後は同じルールで統一することが肝心です。必ず忘れずに行いましょう。

まとめ

納品書を適格請求書にする場合、適格請求書発行事業者名や登録番号、取引年月日、取引内容など定められた事項を記載していれば、要件が満たされているとされ、仕入税額控除が適用されます。また、請求書と納品書の両方で要件を満たす必要はなく、片方が対応していれば十分です。消費税額は税率ごとに合計額を算出し、必ず1回、端数処理を行うようにしましょう。

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