Suica®やPASMO®を利用した経費精算の流れ！注意点や効率化の方法も解説

Suica®やPASMO®で経費精算する際に経費精算システムを連携すれば、申請内容が自動で仕訳されるため、経理部門の負担軽減にも有効です。さらに、以下のようなメリットが得られます。

手書きや手入力が不要

経費精算システムのなかには、Suica®やPASMO®をカードリーダーや専用アプリにかざしたり、モバイルSuica®やモバイルPASMO®と連携したりするだけで、利用履歴を自動で読み込める機能がついているものがあります。

データはそのまま交通費申請に使えるため、印字した利用履歴を申請書に転記するよりも楽に経費精算ができます。自動で正しい情報が入力されるため、計算ミスや入力ミスもありません。

いつでもどこでも精算可能

クラウド型の経費精算システムなら、スマートフォンやパソコンからいつでもアクセス可能です。手書きや手入力による申請では、外出先や出張中からは経費精算が行えず、帰社してから作業する必要がありました。しかし、クラウド型の経費精算システムなら、社外からでもアクセス可能です。場所や時間を問わずにいつでもどこからでも交通費申請が行えます。

定期区間は自動控除

多くの経費精算システムは、定期区間控除にも対応しています。自動控除される機能を搭載していれば、金額計算をやり直しする必要がありません。申請者本人のみならず、経理担当者の確認の手間も省け、経費精算の過払いや二重請求の防止にもなります。

経理業務の効率化

経費精算システムと連携すると、必要なデータは自動で読み込まれ、承認・仕訳されます。計算ミスや記載漏れを防げるため、申請内容の正確性が高まります。金額や駅名などを確認する手間や修正業務も軽減するでしょう。申請内容にミスがあっても、申請者へ自動で差し戻しが行われるため、経理担当者は最終確認だけで済み、ほかの業務に注力できるようになります。

データの一元管理が可能

経費精算システムは、複数拠点の精算業務を一括管理できます。支店から本店など、今まで経費精算書類や領収書などを郵送でやり取りしていた企業であれば、郵便費用の削減や申請から承認までの時間短縮が可能です。従業員も外出先や出張先から経費精算ができるため、利便性が向上します。

不正の防止

交通費は、不正が発生しやすい項目です。交通系ICやモバイルSuica®やモバイルPASMO®対応の経費精算システムを活用すれば、履歴が残るだけではなく自動でデータが読み込まれるため、不正申告の防止にもなります。定期区間の自動控除機能がついた経費精算システムなら、過払いや二重請求の対策も可能です。