経費精算で領収書の原本はどう保管する？メリットの多い電子保存の方法や注意点を解説

経費精算に使用する領収書原本を電子化すると、紛失・劣化リスクの防止を含めさまざまなメリットがあります。

紛失・劣化リスクを防げる

領収書を電子化すると、紛失・劣化のリスクを防げます。領収書を紙の原本で保存した場合、紛失や劣化のリスクが高まります。火事などの災害や人為的ミスによる紛失、経年劣化による文字の消失など、紙の原本に影響を及ぼす要因はさまざまです。紛失・劣化していると、税務調査の際に指摘される恐れもあります。電子化により、領収書の保存状態を安定させましょう。電子データを保存する際、定期的なバックアップやクラウドサービスを利用すれば、領収書の紛失リスクをさらに下げることができます。

特定の領収書を検索しやすくなる

検索しやすくなることも、領収書を電子化するメリットの1つです。紙の状態で領収書を保存すると、量が多くなり、特定の領収書を見つけにくくなります。一方、電子データであれば、日付や内容から目的のものを簡単に検索可能です。税務調査の際には、関連資料をそろえる必要があります。特定の資料を検索しやすい点は、電子化の大きなメリットといえるでしょう。

保管コストを抑えられる

領収書を電子化すると、保管コストを抑えられます。紙で領収書を保管すると、書類の量が増えるにつれ保管スペースも増えていきます。また、円滑に書類を管理するには、管理者も選定しなくてはなりません。保管スペースの確保にも管理者の雇用にもコストがかかるため、電子化してコンパクトに保管した方がコスト削減につながります。

リモートワークにも対応しやすくなる

経費精算に領収書の原本が必要であれば、リモートワークでも経費精算だけのために出社しなくてはなりません。

領収書の電子化に対応できるようになると、領収書を従業員のスマートフォンなどで撮影してもらい、システム上で管理できるようになります。紙の領収書の提出や受け取りが不要となり、従業員・経理担当者ともに出社の手間が省けるため、リモートワークを取り入れている企業では、領収書の電子化に対応した方がより業務効率化を図ることができます。