経費処理は何のための業務？処理の流れとよくある課題・解決方法を徹底解説

経費処理は、5つの流れに分かれています。以下では、基本的な経費処理の流れを解説します。

1.従業員が経費を立て替える

まず、従業員が営業や出張などで経費の立て替えをします。たとえば、営業先に出向くための交通費や出張での宿泊費などです。また、取引先との会食や必要な備品の購入にかかった経費なども該当します。

2.立て替えた経費の領収書をもらう

経費を立て替えた場合、経費処理をするには領収書が必要です。領収書ではなくレシートでも構いませんが、領収書と同様の項目が記載されていなければなりません。日付、宛名、金額、支払先、内容がすべて明記されているか確認しましょう。なお、宛名は個人名ではなく、会社名とします。

3.従業員が経費精算書を作成・提出する

経費を立て替えた従業員が経費精算書を作成します。経費精算書には領収書またはレシートを添付し、従業員の直属の上司の承認を受ける必要があります。部門やチームごとに経費精算書を取りまとめたうえで、社内で定められている期日までに経理部へ提出するパターンが一般的です。

4.経理部で経費精算書と領収書を確認・処理する

経理部では、提出された経費精算書と領収書またはレシートを照らし合わせ、未払いとなっている経費について確認します。万が一、経費精算書の内容に漏れやミスなどがあれば、従業員へ差し戻します。その場合、従業員は修正し、経理部へ再提出しなければなりません。

5.従業員に立て替えた費用が振り込まれる

経費精算書が経理部で承認されたら、経費を立て替えた従業員に振り込まれます。会社の規定によっては、給与の支給日にまとめて振り込まれる場合もあります。また、経費の精算後は、未払い金の会計処理も必要です。