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経費精算における経理の仕事は？業務の流れやよくある課題を解説
- 記事公開日：
- 最終更新日：2024-12-27
- この記事の3つのポイント
- 「経費精算」とは、従業員が一時的に立て替えた金銭を後日精算して払い戻す業務のこと
- 経費精算での経理の仕事は承認業務と支払業務で、ミスがないよう慎重に進めることが重要
- 申請内容の不備や経理の金額・仕訳ミス、書類保管などの課題は経費精算システムの導入で解消可能
経費精算の役割は重要で、会社で日々発生する経費の正確な精算が経理担当者に求められます。効率良く経費精算を行うためには、事前に具体的な流れやポイントを把握することが肝要です。
本記事では経費精算の基本知識や仕事の流れ、経理担当者が抱える課題について詳しく解説します。経費精算について理解を深め、今後の業務にぜひお役立てください。
経費精算における経理の仕事は？業務の流れやよくある課題を解説
経費精算は大きく3つに分けられる
「経費精算」とは従業員が一時的に立て替えた金銭を後日精算して払い戻す業務のことで、以下の3つに大きく分けられます。
- 小口精算
- 交通費精算
- 旅費精算
「小口精算」は、従業員が立て替えた経費を小口現金から精算する方法です。キャッシュレス化で減少傾向の会社もあり、給与と合算して支払うことで現金管理の負担軽減や精算業務の効率化が期待できます。
「交通費精算」とは、日々の通勤や取引先への訪問で発生した交通費の精算を行うことです。従業員が申請した交通手段や移動ルートを確認し、承認されると交通費が支払われます。
「旅費精算」は出張時にかかった費用が対象で、交通費や宿泊費、日当代などが該当します。精算金額が比較的大きいため、振り込みで精算するのが一般的です。
経費精算についてさらに理解を深めたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
経費精算での経理の仕事の流れ
経費精算での経理担当者の主な仕事は「承認業務」と「支払業務」の2点です。
経費を立て替えた従業員が経費精算書と領収書を上長へ提出し、承認を得て経理担当者のもとへ渡ると以下の流れで業務を行います。
<承認業務>
上長から受け取った精算書に誤りや漏れがないか、添付の領収書と照らし合わせつつ再度確認します。入力ミスの有無はもちろんのこと、社内規定に従い、申請内容が経費として認められるか否かを金額の上限とともに確認してください。
申請内容にミスが発覚した際は、差し戻しをして再申請を促しましょう。
<支払業務>
勘定科目や税区分を確認し、会計ソフトに必要事項を入力して支払を行います。
支払方法は原則として、小口現金・銀行振込・給与と合算のいずれかです。小口現金で支払う場合は、現金出納帳に日付・金額・勘定科目などを忘れず記入しましょう。
経費精算に用いた領収書は一定期間保管が必要なため、精算書とともにファイリングしてください。
経費精算書の書き方や注意点、経理初心者に役立つ経費精算の勉強法などを知りたい方は以下の記事をぜひ参考にしてください。
経費精算できる費用とできない費用
経費として認められる主な費用は以下のとおりです。
- 旅費交通費
- 消耗品費
- 事務用品費
- 通信費
- 図書費
- 広告宣伝費
- 交際費
- 接待飲食費
- 福利厚生費
- 水道光熱費
- 地代家賃
- 保険料
- 支払手数料
以下のような、会社の売上や業績に直結しない費用は経費として認められないため注意してください。
- 法人税・法人住民税・法人事業税
- スーツなどの衣類（制服を除く）
- 個人的な会食・旅行費用
経費精算で経理が抱える課題
経費精算は会社のお金を扱う業務のため、慎重かつ正確な処理が求められます。そのような業務で経理担当者が抱える、3つの課題をお伝えします。
差し戻しや他部署とのコミュニケーションの手間がかかる
課題として、精算書の差し戻しや提出遅れによる経理担当者への負担増大が挙げられます。
経費精算は申請から承認までに他部署や担当者間のやり取りが必要で、不備が発覚した場合は差し戻さなければなりません。経理担当者は従業員に差し戻しの理由を説明し、再申請を促す手間が生じます。
また、従業員が担当部署の業務に追われていると申請遅延が発生することもあります。締め日間際に精算処理が立て込み、経理業務全体が滞って負担を感じやすくなるでしょう。
金額や仕訳でミスが発生してしまう
経理業務を手作業で行う場合、細心の注意を払っていても金額や仕訳のミスが発生することがあります。
特に経費申請が立て込みやすい締め日間際は、入力や計算に誤りが生じやすいため注意が必要です。
精算後の管理にも負担がかかる
経費精算後の書類管理の煩雑さも、経理担当者が抱える課題の一つです。
領収書や精算書は一定期間原本を保管しなければならず、ファイリング作業に手間を要するほか、膨大な保管スペースも必要です。過去の書類を探す作業や、保管スペースの整理に時間もかかるでしょう。
「バクラク経費精算」なら経理の負担を最小限に抑えられる
「経費精算」とは、従業員が一時的に立て替えた金銭を後日精算して払い戻す業務のことで「小口精算」「交通費精算」「旅費精算」に大きく分けられます。
経理担当者が行うのは「承認業務」と「支払業務」で、金額や仕訳の確認漏れや入力ミスは許されません。精算書の差し戻しや提出遅れ、精算後の書類保管などに手間を要し、ほかの経理業務に支障をきたす可能性もあるでしょう。
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