支払通知書を電子化するメリットや方法、電子帳簿保存法への対応方法を解説

支払通知書とは、発注者や支払側が、取引先に対して支払金額や支払予定日、対象となる取引内容を知らせるための書類です。

紙で作成・送付する方法もありますが、近年は業務効率化やコスト削減などを目的に電子化する企業も増えています。

本記事では、支払通知書を電子化するメリットや電子化する方法を解説します。電子化および電子取引をするにあたって対応が必須となる「電子帳簿保存法」についても触れていますので、ぜひお役立てください。

支払通知書の役割や書き方については、以下の記事で詳しく解説していますので併せてお読みください。

関連記事：支払通知書とは？書き方やメリットをわかりやすく解説

支払通知書を電子化するメリット

これまでは、印刷した支払通知書を郵送して取引先へ渡す方法が一般的でしたが、近年は電子データとして相手先へ送付する「電子化」へ移行する企業が増えてきました。

その理由として、以下のメリットが挙げられます。

郵送費や印刷費を削減できる

支払通知書を電子化すると、紙代や印刷代、封筒代、切手代など、紙で送付する際に発生していた費用を抑えられます。圧着はがきを利用している場合は、専用機器や加工にかかる費用の削減も見込めるでしょう。

また、書類の保管場所やファイル・キャビネットなどの備品も不要になり、管理負担の軽減にもつながります。物理的な印刷・送付作業も不要となることで、作業に充てていた人件費の削減も期待できます。

発行・送付業務を効率化できる

紙で発行する場合は、印刷、押印、封入、郵送準備など複数の作業が発生します。

しかし、電子発行ならPCなどのデバイス上で通知書の作成・確認・送付まで完結させられます。支払金額のデータを取り込んで発行できる機能を持ったシステムを採用した場合は、大量の通知書発行が必要でも、大幅に時間を短縮して作業を進められるでしょう。

さらに、目視確認や手入力の負担も減らせるため、人的ミスの抑制にもつながります。

保管や検索がしやすくなる

電子化は、保管や検索の手間を大きく減らしたい場合にも効果的です。

紙の通知書では、取引先名や発行日ごとに分類し、ファイルやキャビネットへ適切に保管する作業が求められます。後から確認する際には、大量の書類から目的の1枚を探すのに時間がかかることも少なくありません。

一方で電子化しておけば、人の手による仕分けやファイリング作業も不要です。パソコン上でファイル名や取引先名、日付などから検索でき、必要な通知書だけを素早く見つけて確認することもできます。

明細データをダウンロードできる仕組みがあれば、照合作業もしやすくなり、確認漏れや転記ミスの防止にも役立ちます。

支払通知書を電子化する方法

支払通知書を電子化したい場合には、以下2つの方法がおすすめです。

PDFをメール送付する

支払通知書を電子化する手軽な方法として、ExcelやWordで作成した書類をPDF形式で保存し、メールなどで送付する方法があります。

既存のフォーマットを活用できるため、専用システムを導入しなくても始めやすい点がメリットです。ExcelやWordのまま送ると、受け取った側で内容を編集できる可能性があります。PDF化してから発行すれば、改ざん防止の観点でも安心です。

送信済みメールを保管しておけば、送付履歴の確認にも役立ちます。

支払通知書をメール送付する際の注意点については、以下で解説していますのでご確認ください。

関連記事：支払通知書をメール送付する際の文例・注意点やメリットを解説

帳票発行システムを導入する

クラウド会計ソフトや帳票発行システムを使う方法もあります。請求書データや発注・支払データをもとに支払通知書を自動で作成し、取引先へメール送信できる機能を備えたものが一般的です。

送信履歴や閲覧履歴、ダウンロード履歴を確認できるサービスもあり、書類管理の透明性を高められる点も魅力です。電子帳簿保存法など、最新の法令に対応しているタイプもあります。

さまざまな種類があるため、導入コストも考慮しながら自社に適した機能を備えたものを選定しましょう。

帳票管理の基本的なルールについては、以下の記事をお読みください。

関連記事：帳票とは？種類や保存・管理のルールと電子化のメリットをわかりやすく解説

支払通知書は電子帳簿保存法の対象

電子帳簿保存法は、帳簿や取引書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。支払通知書も、取引金額や相手先などを示す国税関係書類の一種とみなされるため、対象になります。

ただし、これまでどおり紙で発行・受領した支払通知書は、原則として紙のまま保管しても問題ありません。電子帳簿保存法のスキャナ保存に関する要件を満たせば、電子データとして保存することも可能です。

一方、メール添付したPDFデータや、クラウド上で直接受け取ったデータは、電子取引に該当するため、原則として印刷保存ではなく、電子データのまま保存しなければなりません。

保存時の主な要件としては、改ざん防止措置、日付・金額・取引先で検索できる状態にすること、必要に応じて画面表示や出力ができる環境を整えておくことが挙げられます。

なお、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者などは、税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、検索要件は不要です。

参考：国税庁「はじめませんか、帳簿・書類のデータ保存（令和5年7月）」

電子帳簿保存法の保存要件については、以下の記事で詳しく解説していますので、併せてお読みください。

関連記事：電子帳簿保存法とは？対象書類・保存要件・改正内容・対応策を一挙に紹介

支払通知書の電子化には「バクラク請求書発行」もおすすめ

支払通知書を電子化すると、作成・送付・保管にかかる手間やコストを抑えられます。ただし、電子データでやり取りした場合は電子帳簿保存法に沿った保存が必要です。

電子化の導入時は、法的要件を満たしつつ、効率化できる管理体制を整えましょう。

バクラク請求書発行なら、既存の業務を大きく変えずに支払通知書を始めとしたさまざまな帳票をクラウド上で発行・送付できます。取引先に応じてPDF・リンク送付、郵送に対応します。

電子帳簿保存法・インボイス制度などにも対応していますので、各種法令対応のサポートとしても活用できます。

支払通知書の電子化を検討中であれば、ぜひバクラク請求書発行をご利用ください。