未入金をやんわりと伝える催促メールの例文と書き方のコツを紹介

未入金催促の基本的なステップ

支払期日を過ぎても取引先からの入金を確認できない場合、まずは請求書や宛先のミスなど、自社に原因がないかをチェックします。自社の請求業務に問題がないことを確認したら、電話やメールで取引先に直接連絡をしましょう。

最初の連絡では、期日の把握ミスや単なる入金忘れといった過失の可能性を踏まえた言い回し・表現で、状況の確認を行います。未入金の事実をやんわりと伝えて、支払いを丁寧に促しましょう。

連絡後も取引先の反応がない場合は、督促状を送付し、文書による催促を行うのが一般的な流れです。督促状を送っても入金が確認できない場合は、法的手段を検討することもあります。

未入金を放置すると、資金繰りの悪化や滞留債権の発生につながる可能性があります。自社の信用を低下させないために、売掛金の早期回収に努めましょう。

滞留債権については、以下の記事で解説していますのでご覧ください。

関連記事：滞留債権とは？不良債権との違いやリスク・回収方法を解説

未入金催促の際にやんわりと伝えた方がよい理由

取引先が支払期日を守らないからといって、高圧的な言い回しや文面で支払いを求めることは望ましくありません。相手方の事情を考慮せずに対応すると、トラブルや関係悪化につながり、今後の取引に影響する恐れがあります。

本章では、未入金を催促するときに、やんわりと伝えた方がよい3つの理由を紹介します。

入金がない理由を考慮するため

未入金のすべてが、取引先の事情によるものとは限りません。請求書の送付漏れや記載ミスなど、自社の問題で未入金が発生するケースもあります。

取引先の入金忘れのほか、行き違いやトラブルで入金が遅延している可能性も考慮し、慎重かつ冷静に対応しましょう。

信頼関係を保つため

取引先との信頼関係を保つためにも、未入金時の催促メールにはやんわりとした表現を用いることが重要です。未入金の事実をはっきりと伝えることも大切ですが、高圧的な対応は、企業間の関係悪化につながる恐れがあるため注意しましょう。

取引先に配慮したコミュニケーションをとることで、信頼関係を維持しやすくなり、売掛金の早期回収によって今後も取引を継続できる可能性が高まります。

取引先に悪気はない可能性が高いため

未入金の理由はさまざまですが、取引先に悪気はなく、業務の漏れや承認プロセスの遅れが原因で入金が遅れるケースも少なくありません。

未入金の連絡をする際は、取引先の状況をイメージしながら、やんわりとした伝え方を心がけましょう。

未入金時の催促メールに記載する項目

未入金時の催促メールを、どのような件名・本文にすべきかお悩みの方もいるでしょう。

本章では、催促メールの一般的な記載項目について解説します。

件名

ビジネスメールでは、本文の内容を一目で把握できる件名にするのが基本のマナーです。しかし、催促の初期段階では柔和な表現を用いるのが一般的なことから「催促状」「代金督促の件」といった直接的な表現は避けるのが望ましいでしょう。

「【ご確認】×月分のご請求と入金状況につきまして」など、用件をやんわりと伝えられる件名にすることがポイントです。

本文

メールの本文には、以下の点を文章で簡潔に記載します。

• 該当の取引内容
• 請求書の送付時期
• 支払期日を過ぎても入金が確認できていない旨

本文でも「催促」や「督促」などの言い回しは避けて「入金が確認できておりませんが、ご状況はいかがでしょうか」といった柔和な表現を使用しましょう。

文末には、結びの言葉を記載します。「ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます」のほか「行き違いでご対応済みでしたら申し訳ございません」などの相手方を配慮する一文も添えるとよいでしょう。

未入金催促メールの例文を段階別で紹介

続いて、未入金時に送る催促メールの例文を紹介します。

初回・2回目・3回目と段階別に用意したので、催促メールの文面にお悩みの方は、今後の実務にお役立てください。

初回の入金催促メール

支払期日を過ぎても取引先からの入金が確認できない場合、まずは以下のような文面のメールを送るとよいでしょう。

件名：×月分ご請求書（No.×××）ご確認のお願い

初回のメールには、支払い状況を確認してほしい旨をメインに記載することがポイントです。また、相手への配慮も忘れないようにしましょう。

請求書を再発行する場合の対処法については、以下の記事で解説していますので参考にしてください。

関連記事：請求書を送ったのに未入金のまま！再発行すべき？正しい対処方法を解説

2回目の入金催促メール

初回のメールを送っても取引先が対応しない場合は、2回目の入金催促メールを送ります。例文は以下のとおりです。

件名：【再送】×月分ご請求書（No.×××）ご確認のお願い

相手に寄り添い、柔軟な対応や相談が可能な旨をさりげなく記載している点がポイントです。

なお、売掛金回収の見通しを立てたい場合は、入金予定日を尋ねる一文を記載しても問題ありません。状況の確認を依頼する文章の後に「また、ご入金の予定日も、併せてご連絡いただけますと幸いです」などと、丁寧な表現で記載するとよいでしょう。

3回目の入金催促メール

2回目のメールを送信した後も取引先が対応しない場合は、故意に支払っていない可能性も視野に入れ、具体的な支払期日や今後の対応方針を明記したメールを作成しましょう。3回目の催促メールの例文は、以下のとおりです。

件名：【最終通知】×月分ご請求書（No.×××）ご確認のお願い

督促状の送付に移行するタイミングは企業ごとに異なりますが、3回目のメールは、一般的に最終の催促と位置付けられるケースが多いです。3回目の催促メールにも未対応の場合は、督促状の送付や法的措置を検討中の旨を伝えることがあります。

ただし、3回目のメールでも、高圧的な表現や過激な言葉を使用することは避けることが重要です。最終的な支払期日を明示しつつも「ご相談があればご一報ください」などの文言を添えるなど、相手方に寄り添う姿勢は忘れないようにしましょう。

以下の記事では、催促メールで相手方にやんわりと伝えるコツなどを解説しています。取引先に催促メールを送る際は、併せてご確認ください。

関連記事：入金確認できないときの催促メール例文・やんわり伝えるコツを解説

未入金催促メールを作成・送信するときの注意点

入金を促すメールを作成・送信するとき、注意すべきポイントがいくつかあります。

ここでは、取引先と円満かつスムーズなやり取りを行うために知っておくべきことを3つ紹介します。

丁寧な文章を心がける

入金の催促メールを作成する際は、極力丁寧な文章を心がけることが大切です。未入金の原因が相手方にあったとしても、責め立てる言葉や威圧的な印象を与える表現は使用を避けましょう。

丁寧な印象を与えるメール文面を作成するには、クッション言葉の使用が効果的です。クッション言葉とは、強い印象や角が立つ表現を和らげるために、本題の前に添える言葉です。

「お手数をおかけしますが」「誠に恐縮ですが」といった文言を添えることが、企業間のスムーズなやり取りにつながるでしょう。

請求情報をリマインドする

催促メールでは、請求情報をリマインドすると親切です。本文に以下の内容を記載することで、相手は受信ボックスから過去のメールを探さなくても入金対応ができます。

• 請求書番号
• 請求書発行日
• 請求金額
• 支払期日
• 振込先情報　など

請求情報のリマインドには、取引先との「請求情報を再送してください」といったやり取りを省略できる利点もあります。

なお、リマインドは、請求書のファイルを添付した過去のメールを転送したり、請求書を再度添付したりする方法でも問題ありません。

行き違いに配慮する

催促メールを送る際は、行き違いに配慮することも重要です。取引先が入金手続きを終えたタイミングで催促の連絡をすると「支払いが完了したのに催促された」などと、不快感を与える恐れがあります。

自社が入金を確認した直後に振り込まれるケースも考慮し、メールの本文には「行き違いでご入金いただいた場合は何卒ご容赦くださいませ」といった文言を添えましょう。

未入金催促メールをしても支払われない場合の対処法

入金を複数回催促しても取引先が対応しない場合は、督促状を送付します。督促状には、入金を確認できない場合は法的措置を講じる可能性がある旨を記載することがあります。

それでも取引先が請求に応じないときは、法的措置を見据えて催告書を送付するのが一般的な流れです。催告書の送付には、証拠化の観点から内容証明郵便を利用するケースが多く、取引先と裁判になった際は、通知を発送した事実を証明する資料として活用されます。

なお、法的措置には以下のような手段があります。

• 支払督促：簡易裁判所に申し立てを行い、文書で支払いを促す
• 民事調停：裁判所で調停委員を介して相手方と対話をし、解決を目指す
• 即決和解：当事者間の合意に基づき、簡易裁判所への申し立てで訴訟前に和解する
• 少額訴訟：60万円以下の金銭請求を対象とした簡易的な訴訟手続き
• 通常訴訟：裁判所に訴えを提起して解決を図る

督促状と催促状・催告書の違いや、債権者が支払いを請求する際の法的措置については、以下の記事で詳しく解説していますのでご参照ください。

関連記事：督促状とは？催促状や催告書との違いや書き方を例文とともに解説

関連記事：債権者が支払いを請求するには？具体的な流れや法的措置など詳しく解説！

未入金催促の負担を軽減するなら「バクラク債権管理」

取引先からの未入金が発覚した際は、支払いを促す催促メールを送る必要があります。未入金が発生する原因は売り手側・買い手側の双方に可能性がありますが、どのような場合も、相手方への配慮は忘れないようにしましょう。

相手方の事情を考慮せず、高圧的な対応をすると、トラブルや関係悪化を招く恐れがあります。クッション言葉や婉曲表現を活用して、未入金の事実をやんわりと伝えることが大切です。

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また、請求情報の照合や消込作業も自動化できるため、債権管理プロセスの大幅な削減が可能です。

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